Privacy-AVG

Vanaf 25 mei 2018 moet uw organisatie voldoen aan strengere privacyregels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG bevat regels voor het (automatisch) verwerken van persoonsgegevens. Ook de gegevens die u verwerkt van uw personeel, vallen onder deze wet. Medewerkers krijgen bovendien meer rechten om gegevens op te vragen, te wijzigen en te laten verwijderen.

Alle downloads over ‘privacy-avg’

• Privacy: bedrijfsspionage is strafbaar feit

  De nieuwe spionagewet vraagt om meer alertheid in het bedrijfsleven. Niet alleen IT-afdelingen, maar ook HR en de directie moeten meebewegen met deze realiteit.

• Kunstmatige intelligentie: drie actiepunten voor de AI-act

  Door proactief te handelen, kunnen bedrijven niet alleen voldoen aan de wet, maar ook AI op een eerlijke, transparante en effectieve manier inzetten binnen HR.

• Kunstmatige intelligentie (AI): Model richtlijn voor gebruik op het werk

  Met deze richtlijn reguleert u het gebruik van AI op de werkplek. Uitgangspunt is niet om AI-toepassingen te verbieden, maar om verstandig gebruik van AI op het werk mogelijk te maken, waarbij de mens altijd in laatste instantie beslist.

  

  Model Richtlijn gebruik Kunstmatige intelligentie (AI) op het werk

• Kunstmatige intelligentie (AI): reguleer gebruik op het werk

  De toename van AI-toepassingen brengt nieuwe uitdagingen met zich mee, vooral ook in het omgaan met vertrouwelijke informatie. Zo kan het gebruik van AI, zoals ChatGPT, risico's opleveren voor de bescherming van bedrijfsgeheimen. Dat kan al gebeuren wanneer u bijvoorbeeld de notulen van directievergaderingen laat samenvatten door een AI-toepassing.

  

  Reguleer gebruik van Kunstmatige Intelligentie op het werk

• Diversiteitsbeleid en inclusief HR-beleid, dilemma’s en mogelijkheden

  Organisaties die een inclusief personeelsbeleid willen voeren en diversiteit bevorderen, zouden daarvoor (bijzondere) persoonsgegevens van medewerkers moeten verwerken. Daar is geen harde wettelijke basis voor. Een breed, inclusief HR-beleid is wellicht een betere optie. Hier vindt u een overzicht van dilemma’s en mogelijkheden.

• Dit moet u regelen voor de AVG

  De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bevat regels voor het (automatisch) verwerken van persoonsgegevens. Ook de gegevens die u verwerkt van uw eigen personeel, vallen onder deze wet.

• Selectie: Referenties natrekken, opletpunten

  Om een genuanceerd beeld te krijgen van een kandidaat, kan het helpen om ervaringen van anderen te betrekken over zijn/haar functioneren. Referenties zijn daarvoor nog steeds relevant, maar let wel op het hoe en wat.

  

  Informatie natrekken referenties

• Verwerkersovereenkomst (AVG), model

  Werkt u met een arbodienst, een leasemaatschappij of een salarisverwerkingsbedrijf? Dan deelt u persoonsgegevens met deze externe organisaties en moet u van de AVG een verwerkersovereenkomst afsluiten. De verwerkersovereenkomst regelt de omgang met, en beveiliging van, persoonsgegevens. Dit model geeft u houvast bij het afsluiten van een verwerkersovereenkomst met een opdrachtnemer die persoonsgegevens verwerkt.

  

  Model Verwerkersovereenkomst AVG

• Privacyverklaring voor het personeel, schema

  Werknemers verstrekken de nodige persoonlijke gegevens aan de werkgever. Zij moeten er op kunnen vertrouwen dat u daar zorgvuldig mee omgaat. Met het in werking treden van de AVG, heeft u een informatieplicht over de privacy: u moet werknemers informeren over wat er met hun persoonsgegevens gebeurt, bijvoorbeeld in een privacyverklaring. In dit schema, ziet u wat daar in hoort te staan.

  

  Schema Privacyverklaring personeel

• Werving: CV-selectie door computersoftware

  CV’s van sollicitanten vallen soms op een grote stapel. Maar mensenogen worden minder belangrijk in de CV-selectie, omdat computersoftware vaker de eerste selectieronde overneemt van de recruiter. Moderne technologie met kunstmatige intelligentie (AI) analyseert CV’s en kiest vervolgens zelf welke kandidaten worden uitgenodigd.

• Ziekmelden met videobellen niet verplichten

  De organisatie mag medische gegevens op geen enkele manier verwerken en geen onnodige inbreuk maken op de privacy van de medewerker. Videobellen verplichten voor een ziekmelding, in plaats van een 'gewoon' telefoontje, houdt voor een rechter daarom waarschijnlijk geen stand.

• Privacy: Register verwerkingsactiviteiten persoonsgegevens, model

  Om aan de AVG te voldoen, moet de organisatie van Verwerkingsverantwoordelijke een register onderhouden waarmee de gegevensverwerkingen in kaart worden gebracht. Dit model geeft een overzicht van wie, welke gegevens verwerkt en waarom.

  

  Register verwerkingsactiviteiten persoonsgegevens

• Privacyverklaring sollicitatieproces, schema

  De privacywet AVG stelt scherpe eisen aan het bewaren en verwerken van gegevens van sollicitanten. Zonder toestemming, mag u geen database met cv’s meer opbouwen, laat staan dat u cv’s gaat delen via de mail met anderen. Het is aan te bevelen om een privacyverklaring op te stellen en op uw recruitementsite te plaatsen. Natuurlijk moet u zich daar dan ook aan gaan houden. In dit schema vindt u de elementen die u in een privacyverklaring voor sollicitanten kunt verwerken.

  

  Schema privacyverklaring sollicitatieproces

• Functionaris gegevensbescherming (FG-AVG) met functiebeschrijving

  De privacywet AVG verplicht bepaalde organisaties om een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. De FG heeft de taak om toezicht te houden op de goede toepassing en naleving van de AVG. Hier leest u meer over het hoe en waarom van de FG. Ook kunt u hier een model functiebeschrijving voor de FG downloaden.

  

  Richtlijnen Functionaris Gegevensbescherming +1

• Privacy-AVG: met deze punten moet HR rekening houden

  Bij het inrichten van procedures, moet HR rekening houden met de eisen van de privacywetgeving. De HR-adviseur heeft daardoor volop te maken met de gevolgen van de AVG. Hier ziet u de belangrijkste punten van de wet.

• Documenteren datalekken en beveiligingsincidenten, formulier

  Organisaties moeten een ernstig datalek direct melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In sommige gevallen moet het datalek ook worden gemeld aan de betrokkenen (de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt).

  

  Formulier documenteren datalekken

• Beveiligingsmaatregelen persoonsgegevens

  Organisaties die persoonsgegevens (laten) verwerken, moeten zorgen dat de beveiliging optimaal in orde is. Veel organisaties besteden werkzaamheden uit, bijvoorbeeld aan een Arbodienst of een salariskantoor, waardoor ook persoonsgegevens worden gedeeld. Ze moeten er op letten, dat de opdrachtnemers zorgvuldig omgaan met die persoonsgegevens.

  

  Techische en organisatorische beveiliging persoonsgegevens

• Privacyreglement personeelsgegevens, model

  In de personeelsadministratie en personeelsdossiers houdt u persoonsgegevens bij in het kader van de AVG. Het is daarom aan te bevelen om de verwerking van personeelsgegevens vast te leggen in een privacyreglement. Dit voorbeeld privacyreglement (met bijlagen) helpt u op weg.

  

  Europese verordening AVG +1

• Privacy: regels voor de p-administratie en personeelsdossiers

  Sinds 25 mei 2018 gelden ook voor de personeelsadministratie definitief nieuwe privacyregels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). U moet daarom goed bedenken welke gegevens van de werknemer u allemaal verwerkt. Als deze verder gaan dan wettelijk is verplicht, moet u daar wel een grondslag voor hebben.

• Checklist privacybeleid personeelsgegevens

  Met de komst van de Algemene verordening gegevensbescherming, moet u voldoen aan de ‘accountabilityverplichting’. U moet kunnen aantonen dat u voldoet aan de verplichtingen die in de AVG staan. Met de vragen in deze checklist, kunt u zelf een privacybeleid opstellen voor de verwerking van personeelsgegevens.

  

  Checklist privacygegevens personeelsgegevens

• Wat verstaat de wet onder persoonsgegevens?

  De privacywetgeving gaat uit van het ‘verwerken van persoonsgegevens’. Dat is een ruim begrip en het betreft alle handelingen die een organisatie uitvoert met persoonsgegevens. Dat gaat dus over verzamelen en vastleggen, maar ook over het vernietigen. Maar wat zijn nou eigenlijk persoonsgegevens precies?

• Opletten welke personeelsgegevens u opslaat vanwege de privacywet

  De privacywet AVG legt de werkgever vergaande verplichtingen op. De basis is dat u niet meer gegevens mag verzamelen dan u nodig heeft en deze moet verwijderen, zodra dat kan én mag. Als de opslag van gegevens geen doelt dient, mag u ze niet meer vragen en verwerken.

• AVG: deze personeelsgegevens moet u langer opslaan en bewaren

  Een grondgedachte van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is dat u alleen gegevens verwerkt (en bewaart) die strikt noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor u ze verzamelt. Voor personeelsgegevens geldt dat ook, maar heeft u ook te maken met andere wettelijke bepalingen en bewaartermijnen.

• Ziekmelding via telefoon: formulier

  Na een telefonische ziekmelding, kan de leidinggevende zich met dit formulier een oordeel vormen over de te nemen maatregelen bij ziekte van een werknemer.

  

  Modelformulier registratie telefonische ziekmelding

• Vaccinatie van personeel bevorderen

  Het kanvoor werkgevers aantrekkelijk zijn als hun personeel gevaccineerd wordt. Maar verplichten mag niet, net zomin als bijhouden welke werknemers een prik hebben gehad en welk niet. Wel kunt u het zo aantrekkelijk mogelijk maken.

• Privacy op het werk en ICT

  Organisaties moeten zorgvuldig omgaan met de gegevens van hun werknemers, juist als deze in databanken worden opgeslagen. Met de checklist van het CBP kan de werkgever toetsen of deze aan de regels voldoet.

• Temperatuur werknemers meten tijdens crisis is toegestaan

  Echt zinvol is het niet, maar bij een crisis is het toegestaan om de lichaamstemperatuur op te meten van werknemers. De Autoriteit Persoonsgegevens is er in principe op tegen, maar stelt dat de lichaamtemperatuur meten mag, als u deze gegevens maar niet verwerkt en opslaat. Zo is het niet toegestaan om toegangspoortjes automatisch dicht te houden bij koorts, maar mag u werknemers na meting wel persoonlijk tegenhouden.