Een grondgedachte van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is dat u alleen gegevens verwerkt (en bewaart) die strikt noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor u ze verzamelt. Voor personeelsgegevens geldt dat ook, maar heeft u ook te maken met andere wettelijke bepalingen en bewaartermijnen.

Voor het registreren van personeelsgegevens is er een vrijstellingsbesluit, waarmee een organisatie kan bepalen hoelang gegevens bewaard moeten worden.

U heeft daarbij onder andere te maken met vereisten uit de Archiefwet, het Burgerlijk Wetboek, de onderwijs- en belastingwetgeving en sollicitatiecodes. Daarin zijn vaak concrete bewaartermijnen voor documenten, dossiers en bestanden vastgelegd.