Een grondgedachte van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is dat je alleen gegevens verwerkt (en bewaart) die strikt noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor je ze verzamelt. Voor personeelsgegevens geldt dat ook, maar er gelden ook andere wettelijke bepalingen en bewaartermijnen.

Voor het registreren van personeelsgegevens is er een vrijstellingsbesluit, waarmee een organisatie kan bepalen hoelang gegevens bewaard moeten worden.

Je krijgt daarbij onder andere te maken met vereisten uit de Archiefwet, het Burgerlijk Wetboek, de onderwijs- en belastingwetgeving en bijvoorbeeld ook sollicitatiecodes. Daarin zijn vaak concrete bewaartermijnen voor documenten, dossiers en bestanden vastgelegd.