Steeds meer kleine werkgevers werken zonder vast arbodienstabonnement. Dat mag, maar een basiscontract is altijd verplicht. Wat moet je minimaal vastleggen, en hoe regel je dat als er al iemand ziek is?

Expertbijdrage van Nadia Fichtinger, Arbo-arts bij Flexbedrijfsarts.nl 

Het gebeurt regelmatig: een medewerker meldt zich ziek en pas dan blijkt dat er geen arbodienst is. Het oude contract is opgezegd, of er is nooit iets afgesloten omdat er bijna nooit iemand ziek was. De eerste zorg is dan begrijpelijk de zieke medewerker: wie beoordeelt wat diegene nog kan? Maar daarna komt een tweede vraag op tafel. Wat moet je eigenlijk geregeld hebben?

Wat is het basiscontract?
Sinds 1 juli 2017 moet iedere werkgever met personeel een basiscontract hebben met een arbodienst of bedrijfsarts. Daarin staan de minimale afspraken over de arbozorg. Ontbreekt het basiscontract, of voldoet het niet aan de eisen, dan kan de Nederlandse Arbeidsinspectie handhavend optreden.

Een misverstand is dat het basiscontract hetzelfde is als een arbodienstabonnement. Dat is niet zo. Het basiscontract legt vast wát er geregeld moet zijn. Hoe je daarvoor betaalt, is een aparte afspraak. Dat kan een vast bedrag per medewerker per jaar zijn, maar ook betaling per consult wanneer er ondersteuning nodig is.

Twee routes in de Arbowet
De Arbowet kent twee manieren om deskundige ondersteuning te organiseren. Bij de vangnetregeling sluit je het basiscontract met een gecertificeerde arbodienst. Bij de maatwerkregeling regel je de ondersteuning anders en kun je rechtstreeks werken met een bedrijfsarts, ook een zelfstandige. Of maatwerk binnen je organisatie mogelijk is, hangt onder meer af van de cao en de medezeggenschap. In beide gevallen is een basiscontract verplicht.

Wat moet er minimaal geregeld zijn?
In het basiscontract worden allereerst afspraken vastgelegd over de wettelijke taken waarvoor een werkgever deskundige ondersteuning nodig heeft. Het gaat onder meer om ziekteverzuimbegeleiding, het toetsen van en adviseren over de RI&E, het periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO), eventuele aanstellingskeuringen en de toegang van werknemers tot de bedrijfsarts.

Daarnaast moet het basiscontract afspraken bevatten over de manier waarop de bedrijfsarts en andere kerndeskundigen hun werk kunnen uitvoeren:

1. Overleg met de preventiemedewerker en de OR. De deskundigen moeten kunnen overleggen en samenwerken met de preventiemedewerker en de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.
2. Vrije toegang tot de werkplek. De bedrijfsarts moet iedere werkplek kunnen bezoeken.
3. Second opinion. Twijfelt een werknemer aan het advies van de bedrijfsarts, dan kan diegene een second opinion vragen bij een andere bedrijfsarts.
4. Klachtenprocedure. Iedere bedrijfsarts of arbodienst heeft een duidelijke procedure voor klachten over de dienstverlening.
5. Beroepsziekten. De bedrijfsarts moet tijd hebben om beroepsziekten op te sporen, te onderkennen, te diagnosticeren en te melden.
6. Advies over preventie. De bedrijfsarts adviseert de werkgever over het voorkomen van gezondheidsklachten.

Daarnaast heeft een werknemer het recht om de bedrijfsarts te raadplegen zonder tussenkomst van de werkgever, bijvoorbeeld via een open spreekuur. Ook dat moet goed geregeld zijn.

Er is al iemand ziek: wat nu?
Een ontbrekend basiscontract is geen reden om de zieke medewerker te laten wachten. Schakel eerst een bedrijfsarts in, zodat er snel duidelijkheid komt over wat de medewerker nog kan. Een zelfstandige bedrijfsarts die per consult werkt, kan dat zonder dat je eerst een jaarcontract afsluit.

Leg daarna het basiscontract vast met diezelfde bedrijfsarts. Dan voldoe je aan de wet, en weet je bij een volgende ziekmelding meteen wie je belt. Houd intussen de termijnen van de Wet verbetering poortwachter in de gaten: bij dreigend langdurig verzuim komt er binnen zes weken na de eerste ziektedag een Probleemanalyse, en uiterlijk twee weken later een Plan van Aanpak.

Wat als het verzuim langer duurt?
Ook bij langdurig verzuim blijft de maatwerkregeling mogelijk. Het basiscontract met de bedrijfsarts blijft bestaan; je sluit dus niet voor ieder consult opnieuw een contract af. Werk je op basis van betalen per gebruik, dan worden de verrichtingen die nodig zijn afzonderlijk afgerekend, bijvoorbeeld een vervolgconsult (na 6-8 weken), een bijstelling van het advies of later het Actueel Oordeel.

Niet iedere stap hoeft door de bedrijfsarts te worden uitgevoerd. Werkgever en werknemer blijven samen verantwoordelijk voor de re-integratie en bespreken minimaal eens per zes weken de voortgang. Een interne of externe casemanager kan helpen om afspraken, termijnen en het dossier te bewaken. De bedrijfsarts wordt opnieuw ingeschakeld wanneer een medische of bedrijfsgeneeskundige beoordeling nodig is; hoe vaak dat nodig is, hangt af van de situatie.

Ook richting UWV blijven werkgever en werknemer verantwoordelijk voor het proces. De bedrijfsarts levert de benodigde bedrijfsgeneeskundige documenten en medische informatie. Dat een dossier lang duurt, maakt een maatwerkregeling dus niet automatisch tot een vangnetregeling.

Waar let je op bij het vastleggen?

•  Is duidelijk wie de ondersteuning levert? Zorg dat duidelijk is via welke arbodienst of bedrijfsarts werknemers toegang hebben tot de bedrijfsarts en waar zij terechtkunnen.
  
  
•  Weten medewerkers hoe ze de bedrijfsarts bereiken? Neem het open spreekuur en de second opinion bijvoorbeeld ook op in je verzuimprotocol of personeelshandboek.
  
  
•  Is aanvullende expertise geregeld? Bij langer verzuim kan een arbeidsdeskundige, mediator of casemanager nodig zijn. Spreek af hoe je die bereikt.
  
  
• Is de afrekening helder? Leg vast wat er per consult of per verrichting wordt gerekend, zodat er achteraf geen verrassingen zijn.

Tot slot
Met het basiscontract zorg je dat een zieke medewerker en de werkgever bij een bedrijfsarts terechtkunnen, en dat de verplichte onderdelen van de arbozorg geregeld zijn. Wie zonder arbodienst werkt, kan dat prima regelen met een zelfstandige bedrijfsarts. Het belangrijkste is dat er snel een arts naar kijkt als er iemand uitvalt, en dat de afspraken daarna op papier staan.

MIS NIKS MEER: Schrijf je hier in voor de Personeelsnet HR-Update