Iedere werkgever van wie medewerkers met AI werken, valt onder de Europese regel voor AI-geletterdheid. Die regel vraagt geen diploma of certificaat, wel een aanpak die je kunt laten zien. Hieronder lees je wat dat betekent voor een mkb-werkgever en waar je begint.

Expertbijdrage van Dennis van de Velde, oprichter van LearnLLM 

Wat vraagt de AI Act van werkgevers?
De AI Act verplicht werkgevers om te werken aan de AI-geletterdheid van hun medewerkers: de kennis en vaardigheden om verantwoord met AI-systemen te werken. Die regel staat in artikel 4 en geldt al sinds 2 februari 2025.

Op 27 juli 2026 is de tekst van artikel 4 aangepast. Een werkgever hoeft sindsdien geen bepaald kennisniveau per medewerker te garanderen, maar is wel verplicht maatregelen te nemen die passen bij de kennis en ervaring van mensen en bij het werk waarvoor ze AI gebruiken. Juristen spreken van een inspanningsverplichting.

In gewone woorden: je bewijst niet dat iedereen alles weet, wel dat je er serieus werk van hebt gemaakt. De Nederlandse wet die het toezicht regelt, is nog niet in werking. Paniek over boetes is daarom niet nodig. Uitstel is evenmin verstandig, want de regel zelf geldt al.

Voor wie geldt de plicht?
De plicht betreft iedere medewerker die in het werk AI gebruikt, ook als dat gewoon ChatGPT is. De Europese Commissie noemt zelf het voorbeeld van medewerkers die met ChatGPT advertentieteksten of vertalingen maken. Zij horen bijvoorbeeld te weten dat zo’n tool soms feiten verzint.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) trekt de kring nog wat breder. Mensen die geen personeel zijn maar namens jouw organisatie met AI werken, zoals ingehuurde zzp’ers of medewerkers van een dienstverlener, vallen er volgens de AP eveneens onder.

Wat moet een medewerker minimaal weten?
Volgens de Europese Commissie besteedt een organisatie minimaal aandacht aan drie punten, steeds afgestemd op de kennis van de medewerker en het werk waarvoor die AI gebruikt:

• wat AI is, hoe de tools werken die de organisatie gebruikt, en waar de kansen en gevaren zitten;
• welke rol de organisatie heeft: alleen gebruiker van AI, zoals bij vrijwel elk mkb-bedrijf, of ook ontwikkelaar van AI;
• welke risico’s bij het gebruik horen, en welke afspraken die risico’s beperken.

Voor een kantoormedewerker die ChatGPT gebruikt, komt dat neer op een paar praktische inzichten: AI-antwoorden klinken overtuigend maar zijn niet altijd juist, wat je invoert verlaat mogelijk de organisatie, en de eindverantwoordelijkheid voor een tekst blijft bij de mens die hem verstuurt.

Welke stappen zijn redelijk voor een mkb-werkgever?
Een redelijke aanpak voor een mkb-werkgever bestaat uit vijf stappen, in deze volgorde:

5 stappen naar AI-geletterdheid

1. Breng in kaart welke AI-tools medewerkers gebruiken, inclusief gratis versies en privéaccounts. Een korte vraag per team geeft meestal een vollediger beeld dan een lijst van IT.

2. Spreek af wat wel en niet mag. Een A4’tje met een handvol heldere afspraken is voor een kleine organisatie een werkbare start, bijvoorbeeld: Zet geen namen, BSN’s of andere persoonsgegevens van klanten of collega’s in een AI-tool. Gebruik voor werk alleen de tools die op de lijst staan, met een zakelijk account. Controleer elke tekst van AI op feiten en cijfers voordat die naar een klant gaat.

3. Geef uitleg die past bij de rol. Een HR-medewerker die vacatureteksten laat schrijven, heeft andere kennis nodig dan een collega die offertes laat samenvatten. De Europese Commissie stelt dat alleen vertrouwen op de gebruiksinstructies niet voldoende is.

4. Leg vast wat er is gedaan: wie welke uitleg kreeg, wanneer, en welke afspraken gelden.

5. Herhaal de ronde. AI-tools veranderen snel, en een nieuwe medewerker of een nieuwe tool vraagt om nieuwe uitleg.

 

De AP raadt in dezelfde lijn aan om AI-geletterdheid te zien als een plan voor meerdere jaren, niet als een eenmalige training.

Hoe toon je AI-geletterdheid aan?
AI-geletterdheid toon je aan met een eenvoudig intern overzicht van wat je hebt gedaan. Een certificaat is volgens de Europese Commissie niet nodig; zij noemt een interne registratie van trainingen en andere initiatieven als passende vorm. De AP noemt het bijhouden van aanpak en voortgang eveneens als manier om de inspanning aan te tonen.

Zo’n overzicht vraagt geen apart systeem. Een gedeeld document met per medewerker de datum, de gevolgde uitleg en de gebruikte tools is genoeg. Noteer daarin ook wanneer de afspraken zijn gedeeld en wanneer ze voor het laatst zijn bijgewerkt.

Welke rol heeft HR?
HR is de logische eigenaar van dit onderwerp, omdat het draait om de kennis en ontwikkeling van mensen. Concreet gaat het om vier vaste momenten:

• de onboarding, waarin een nieuwe medewerker de AI-afspraken direct meekrijgt;
• het functiegesprek, waarin AI-gebruik en opleidingsbehoefte een vast punt worden;
• het opleidingsplan, waarin AI-geletterdheid een eigen regel met budget krijgt;
• de introductie van een nieuwe tool, waarbij uitleg voorafgaat aan gebruik.

Gebruikt de organisatie AI bij werving en selectie, bijvoorbeeld om sollicitaties te filteren of kandidaten te beoordelen, dan gaat het om meer dan geletterdheid. Zulke systemen vallen onder de hoog-risicoregels van de AI Act, die vanaf 2 december 2027 gelden en onder meer menselijk toezicht door opgeleide medewerkers eisen.

Voor HR-adviseurs met mkb-klanten is de inventarisatie uit de eerste stap een logisch begin van het gesprek. Wie weet welke tools er in gebruik zijn, ziet meteen waar afspraken en uitleg ontbreken.

Waar begin je als werkgever?
Een werkgever begint het best met drie acties: vraag per team na welke AI-tools in gebruik zijn, zet de belangrijkste afspraken op één A4, en begin een overzicht waarin staat wie welke uitleg kreeg. Daarmee garandeer je geen kennisniveau, maar dat vraagt de AI Act ook niet. Wat telt, is dat je aanpak voor AI-geletterdheid zichtbaar en aantoonbaar is.

Dennis van de Velde is oprichter van LearnLLM. Hij richt zich op AI implementatie in het mkb en biedt een online training in AI-geletterdheid voor teams.