HR Tools & Extra's

Terug naar kantoor, overzicht van de mogelijkheden

Werknemers mogen sinds 26 juni 2021 weer een deel van de werkweek naar kantoor. Om alles veilig te laten verlopen, moeten werkgevers en werknemers zich wel aan verschillende regels houden. Hier vindt u een overzicht van de mogelijkheden en beperkingen.

Werkgeversorganisaties VNO-NCW en MKB-Nederland horen ‘positieve geluiden dat mensen voor maximaal 50 procent van de tijd weer naar kantoor mogen. Want mensen missen het sociaal contact en de creativiteit.’

Bedrijven en kantoren zullen aanpassingen moeten doen om aan de 1,5 meter- en andere maatregelen te voldoen. Dat zijn voor een deel fysieke aanpassingen, maar het gaat ook om houding, beleid en gedrag.
In het onderstaande schema ziet u de (on)mogelijkheden voor de terugkeer naar kantoor vanaf 26 juni 2021.

TERUG NAAR KANTOOR: DIT MAG, MOET EN KAN

Van thuis werken naar deels op kantoor

Werknemers die nu nog thuis werken, mogen in overleg met de werkgever maximaal de helft van hun tijd ook op kantoor werken.

Het advies ‘Werk thuis, tenzij het niet anders kan’, verandert dus. Let wel op dat op kantoor altijd de anderhalvemeterregel blijft gelden, ook in de lift of in de kantine. Alleen waar de anderhalve meter echt niet kan worden gehandhaafd, blijft de mondkapjesplicht gelden.

Reizen naar het werk

Het kabinet roept op om zoveel mogelijk buiten de spits naar kantoor te gaan, zodat er minder drukke plekken zijn waar mensen elkaar tegenkomen. Niet alleen buiten, maar bijvoorbeeld ook in de hal op kantoor, bij het begin en eind van het werk.

Werknemers die met het openbaar vervoer naar het werk reizen, moeten er rekening mee houden dat een mondkapje in het OV en op stations verplicht blijft.

Drukke plekken op kantoor vermijden

Met de toestemming om weer voor de helft van de tijd naar het werk te gaan, en niet volledig, probeert de overheid grote drukte op kantoor te vermijden. Het is de bedoeling dat werknemers onderling de anderhalvemeterregel op kantoor kunnen respecteren. Werkgevers moeten er dus op toezien dat kantoren zo zijn ingericht dat werknemers veilig (met voldoende afstand van elkaar) op kantoor kunnen werken.

Hoge kantoorgebouwen met liften zijn nu erg onpraktisch, omdat de capaciteit van liften veel lager wordt vanwege de anderhalvemeterregel. Ook zijn de beschikbare trappenhuizen vaak vooral ingericht om naar beneden te vluchten en dus slecht te benutten voor dagelijks gebruik.

Het is misschien nodig om meer (lagere) kantoorlocaties te organiseren, eventueel verspreid over het land. Ook moeten werkgevers nadenken over hybride werken: bijvoorbeeld deels vergaderen en samenwerken op kantoor en deels via het beeldscherm thuis of vanuit een toegevoegde kantoorlocatie elders.

Werken met coronaprotocollen

Op de website mijncoronaprotocol.nl zijn per branche handreikingen gemaakt voor de werkvloer. De protocollen zijn een vertaling van de RIVM-richtlijnen over afstand houden, hygiëne en bescherming van klanten, bezoekers en personeel. Let wel op dat een protocol natuurlijk niet in de plaats komt van de wet; bij eventuele inspecties wordt de wet daarom als criterium gehanteerd.

De overheid heeft geen formele goed- of afkeuring gegeven over de protocollen, maar is er wel bij betrokken, zodat de protocollen goed aansluiten bij de wetgeving en de gezondheidsadviezen van de RIVM.

 Samen vergaderen, samen eten en ventilatie

Vanaf 26 juni zijn er geen beperkingen meer voor groepen. U mag weer grote vergaderingen beleggen, of samen eten in het bedrijfsrestaurant. Dat mag zonder mondkapje, als u maar anderhalve meter afstand van elkaar houdt.

Maar met 20 man uren in een bedompte vergaderzaal verblijven, is niet de bedoeling. Het RIVM geeft daarom richtlijnen voor het ventileren op het werk.   

Beurzen, congressen, uitjes en verjaardagen

Vanaf 26 juni is alles weer open met reguliere openingstijden. Bij congrescentra met een theateropstelling, kan nog niet elke stoel bezet worden. Bij een restaurantopstelling moeten tafels en stoelen ver genoeg uit elkaar staan. Registratie en een checkgesprek blijven verplicht. In ruimtes waar mensen geen vaste plek hebben, geldt een maximale capaciteit van 1 bezoeker per 5m2.

Met een coronatoegangsbewijs (na negatief testen, een volledige vaccinatie of een herstelbewijs), vervalt de verplichting van de anderhalve meter en geldt de reguliere capaciteit. Deze drie mogelijkheden kunnen getoond worden in de CoronaCheck app. Let er wel op dat u als werkgever geen medische gegevens van werknemers mag verwerken! Dus ook niet of werknemers wel of niet gevaccineerd zijn, of een groen vinkje hebben in de CoronaCheck app.

U kunt ook weer samen iets vieren, bijvoorbeeld de heropening van het kantoor. Maar let er dan wel op dat u de basisregels handhaaft. Dus geen handen schudden en zoenen van collega’s. Dat laatste zou een traditie kunnen zijn, die straks definitief tot het verleden behoort.

Gratis coronatest voor reizen

Reizigers die in juli of augustus vanuit Nederland naar het buitenland reizen kunnen zich gratis laten testen. De gratis testen zijn bedoeld voor reizigers die nog niet (volledig) gevaccineerd zijn en zich deze zomer voorafgaand aan hun reis naar het buitenland moeten laten testen.

Plan maken voor als het weer mis gaat

Ondanks de versoepelingen, is het volgens werkgeversorganisaties wel verstandig alvast een plan te maken voor ná de zomer. Want nieuwe virusvarianten kunnen weer een grote impact hebben. Zo kunnen bedrijven er ook aan bijdragen dat nieuwe lockdowns straks beperkt kunnen blijven.

Vaccinatie stimuleren

De beste manier om uit de crisis te komen blijft snel en breed vaccineren. Want hoe meer mensen zich laten vaccineren, hoe eerder we afscheid kunnen nemen van de 1,5 meter regel die de bedrijfsvoering voor veel ondernemingen zo beknot.

Werkgevers kunnen vaccineren stimuleren, bijvoorbeeld door werknemers vrij te geven als zij onder werktijd een afspraak hebben voor een prik. Ook kunt u denken aan een extraatje, maar let er wel op dat u dit niet mag registreren in verband met de privacywetgeving. U mag dus ook niet bijhouden wie wel een prik heeft gehad en wie niet.

Toezien op gedrag en basisregels

VNO-NCW wijst werkgevers erop dat zij erop moeten toezien dat werknemers zich aan de basismaatregelen (kunnen) blijven houden. Zorg nog steeds voor kuchschermen, extra mondkapjes, zeep, papieren handdoekje en handgel. Geef werknemers letterlijk de ruimte en dwing ze bijvoorbeeld niet om samen te werken in kleine ruimtes.

Het kan ook best zijn dat werknemers nog onwennig zijn en bijvoorbeeld graag een mondkapje willen dragen; geef ook die mensen dan de ruimte. Let er ook goed op dat daarover geen gedoe of pestgedrag ontstaat.

Bij de basisregels blijft ook horen dat mensen thuisblijven en testen als zij symptomen hebben van Corona. Was het voorheen misschien ‘stoer’ om met een hoestje en een snotneus te komen werken, nu moet dat echt vorkomen worden. Niemand zit te wachten op een snotterende kantoorcollega, ook niet op anderhalve meter afstand. Zij moeten thuisblijven tot ze een negatieve testuitslag hebben gekregen.

Verder lezen?

Word abonnee en krijg onbeperkt toegang tot alle artikelen

Dit artikel is afkomstig uit HR Tools & Extra’s van Personeelsnet.nl. Auteursrecht berust bij Personeelsnet Media BV, Rotterdam.