Een inzetbaarheidsgesprek focust zich op mogelijkheden, uitdagingen, werkvereisten en de wensen van werknemers. Dit soort gesprekken zijn breed en veelomvattend en vinden in het ideale geval meerdere keren per jaar plaats.

Het inzetbaarheidsgesprek draait om het uitwisselen van ideeën en perspectieven, waarbij zowel de leidinggevende als de werknemer een gelijkwaardige inbreng hebben. Belangrijk om te benadrukken is dat dit geen beoordelingsgesprekken zijn.

Deze gesprekken kunnen een waardevolle HR-tool zijn, gericht op het stimuleren van medewerkersbetrokkenheid en -tevredenheid en het ondersteunen van hun professionele groei en welzijn.

Let op de privacy
U moet bijzondere aandacht geven aan de privacy-aspecten van het inzetbaarheidsgesprek, want u gaat dan (zeer) persoonlijke informatie verwerken, die in principe niet thuishoort in een personeelsadministratie. Dat is zeker het geval wanneer u gespreksverslagen bewaart of bespreekt, bijvoorbeeld met collega’s of managers.
U moet daarvoor in principe toestemming hebben van de medewerker, maar daar zitten juridische haken en ogen aan.

Wees daarom ook bijzonder waakzaam dat u geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt die in de privacywet AVG staan, zoals gegevens over ziekte, seksuele gerichtheid, religie en zelfs vakbondslidmaatschap. Deze gegevens mag u nooit zomaar opschrijven en opbergen, daarvoor gelden extra zware eisen. Bovendien is alleen de bedrijfsarts bevoegd om eventuele medische problemen met de werknemer te bespreken.
Zie voor meer informatie het onderdeel Privacy/AVG in HR Tools & Extra’s

Gespreksverslag door medewerker
Al met al, heeft het de voorkeur om de medewerker het gespreksverslag op te laten stellen en te laten bewaren. De manager of HR-adviseur kan dan volstaan met aantekeningen in het dossier over concrete afspraken die met de medewerker zijn gemaakt.

Zodra u merkt dat bepaalde aspecten toch formeler moeten worden vastgelegd, heeft u de mogelijkheid om dit te doen in een formeler functioneringsgesprek of (eventueel) door middel van een personeelsbeoordeling.