Als een werknemer ernstige overtredingen begaat, kan de werkgever een officiële waarschuwing geven. Dit moet de werknemer aansporen om geen verdere overtredingen te begaan. Ook kan het helpen bij een eventuele ontslagprocedure.

De wet schrijft niet voor in welke gevallen een werkgever wel of geen waarschuwing mag geven, op welke wijze de waarschuwing gegeven moet worden of hoe lang een waarschuwing geldig blijft. Tussen werkgever en werknemer geldt een gezagsverhouding en op grond daarvan mag een werkgever waarschuwingen geven. Een officiële waarschuwing dient de werknemer te weerhouden van verdere overtredingen en stand te houden in een eventuele ontslagprocedure.

Overtredingen
Allereerst moet het voor een werknemer duidelijk zijn welk gedrag wel en niet geoorloofd is op de werkvloer. De arbeidsovereenkomst of cao kan hieromtrent een regeling bevatten. Daarnaast kan binnen een organisatie een reglement gelden met regels over geoorloofd en niet-geoorloofd gedrag, bijvoorbeeld een arbeidsvoorwaardenreglement of personeelshandboek. Om deze regels aan de werknemers te kunnen opleggen, moet de werkgever ervoor zorgen dat de werknemers op de hoogte zijn van de inhoud van het reglement. Dit kan door het reglement aan de werknemers te verstrekken of de werknemers (online) toegang te geven tot het reglement.