Personeelsnet

Stappenplan bij diefstal door personeel

Personeel weet dat diefstal niet mag. Heldere huisregels maken inzichtelijk hoe de organisatie omgaat met diefstal, en welke sancties er zijn.

Werknemers verdienen het vertrouwen van hun werkgever. Maar dat vertrouwen wordt danig op de proef gesteld, als spullen verdwijnen of als de kas niet klopt. Diefstal door personeel komt helaas geregeld voor. Het zorgt voor een slechte werksfeer en een beroerd imago bij klanten. Daarom lossen de meeste ondernemers het probleem liever in stilte op.

Of het bedrijf kwetsbaar is voor criminaliteit van personeel, hangt af van de omstandigheden:

1. Bedrijfsomvang: Hoe groter de onderneming, hoe meer kans er is op interne criminaliteit.
2. Soort activiteiten: de logistieke sector is kwetsbaarder dan de agrarische sector
3. Soort goederen: keukens verkopen is minder kwetsbaar dan trendy merkkleding
4. Personeelstekorten: als het bedrijf moeite heeft om voldoende personeel te werven, wordt het bedrijf minder kritisch, waardoor de kwetsbaarheid toeneemt.

Wat is de rol van de personeelsafdeling bij de preventie van diefstal en wat moet er gebeuren als de dader uiteindelijk bekend is? Personeelsnet heeft de stappen op een rijtje gezet.

1. Wordt er echt gestolen?
Wie personeel verdenkt van diefstal, moet wel zeker zijn van zijn zaak. Soms blijken de administratie en het voorraadbeheer zo rommelig, dat het moeilijk is om aan te tonen dat spullen niet gewoon ‘zoek’ zijn. Als de kas niet dagelijks wordt opgemaakt, is er nauwelijks bewijs voor een dader te vinden. Maar misschien is het allemaal wel slordigheid, en is het probleem al verholpen met meer discipline en beter beheer.

Wie niet goed weet hoeveel geld en spullen er in en uit het bedrijf gaan, staat machteloos als er gestolen wordt. Goede administratie en geregelde controles zijn noodzakelijk, zodat voor iedereen duidelijk is dat de werkgever goed let op procedures en geld- en goederenstromen. Zodra dit gebeurt, bestaat de kans dat de diefstallen verminderen en uiteindelijk vanzelf ophouden, omdat de dader merkt dat het nu te link is om nog te stelen. En als de dader dat niet begrijpt, is de kans veel groter dat hij/zij tegen de lamp loopt.

2. Duidelijkheid over wat mag
Zodra er spullen gestolen worden, nemen bedrijven vaak de makkelijkste weg. Dat is een oplossing met technische middelen, zoals alarminstallaties, videocamera’s, slagbomen en volgsystemen voor goederen.

Dat kan bijzonder nuttig zijn, maar het is ook duur. Bovendien werkt een technische oplossing niet zonder solide basis: voor managers en personeel moet het klip en klaar zijn wat wèl mag en wat niet. Want diefstal gedijt vooral in een bedrijfscultuur waar niemand zich erg om de regels lijkt te bekommeren, van hoog tot laag. Daarom moeten regels, verantwoordelijkheden en taken duidelijk op papier staan, bijvoorbeeld in de huisregels voor het personeel of in een samenhangend integriteitsbeleid.

In HR Tools & Extra`s van Personeelsnet vindt u uitgewerkte huisregels voor het personeel, die u direct kunt downloaden en aanpassen aan uw eigen wensen.

Regels op papier werken alleen als ze worden nageleefd. Daarom is sturing nodig door het management, aangevuld met controles. Verder is het aanstellen van een ombudsman (bij grotere organisaties) of een vertrouwenspersoon te overwegen. In het integriteitsbeleid moeten ook duidelijke sancties worden vastgelegd. De zwaarste is dat ontslag volgt als diefstal bewezen is.

3. Het goede voorbeeld
Wie van de medewerkers een integere opstelling verwacht, zal zelf ook het goede voorbeeld moeten geven. Het management moet duidelijke beslissingen nemen na een transparant besluitvormingsproces. Vanzelfsprekend worden de eigen regels en procedures door de managers ook nageleefd.


De regels moeten voor iedereen gelijk zijn. Het is wrang als de manager met de mooiste relatiegeschenken de deur uitloopt, terwijl een archiefmedewerker steeds een paraaf moet zetten voor een nieuwe pen of kladblok.

Deze opstelling moet ook doorwerken naar de correcte behandeling van klanten (juiste levering en facturatie) of bijvoorbeeld het gebruik van legale software op computers.

4. De verdenking
Als u een gerede verdenking heeft tegen een werknemer, maar de bewijzen zijn te dun, is het verstandig om de werknemer over te plaatsen naar een minder gevoelige afdeling. Ook kunt u procedures (tijdelijk) zo aanpassen dat de medewerker niet meer goederen kan uitgeven. U zorgt er dan bijvoorbeeld voor dat altijd een handtekening nodig is van de directe chef, voordat goederen het pand verlaten.

De medewerker kan vervolgens intensief worden gevolgd, eventueel ook door een gespecialiseerd recherchebureau, om zo een dossier voor ontslag op te bouwen. Als er een harde verdenking is, mag de werkgever ver gaan. Bijvoorbeeld in het geheim video-opnamen maken. De aantasting van de privacy is dan minder bezwaarlijk. Toon de opnamen bij het ontslag ook aan de dader.

Bedenk wel dat ontslag wegens diefstal niet altijd zo eenvoudig is. Er moeten harde bewijzen zijn en het ontslag moet in verhouding staan tot het vergrijp. Verschillende rechters blijken daar ook nog wel eens verschillend over te oordelen.

Hoe graag u de dief ook wilt pakken, waak ervoor dat niet het hele personeel verdacht wordt gemaakt. Wees discreet, want personeel dat gewoon goed zijn werk doet, verdient alle respect.

5. Ontslag aanzeggen
Wie een stelende medewerker in de organisatie heeft, wil daar het liefst zo snel mogelijk vanaf. Maar niet elke diefstal is even erg en kan dus met ontslag op staande voet worden opgelost. De werkgever moet bij kleinere diefstallen bijvoorbeeld aannemelijk maken dat er sprake is van een duidelijk patroon. Dat kan worden aangetoond door een goede administratie waaruit duidelijk blijkt dat er al langer geld of spullen zijn verdwenen, zodat de medewerker in de gaten werd gehouden.

De rechter rekent een diefstal niet bij iedereen hetzelfde aan. Sommige functionarissen dragen een grotere verantwoordelijkheid, zoals administrateurs, financiële medewerkers, magazijnchefs, managers, kassamedewerkers of bewakers. Als zij het vertrouwen beschadigen, weegt dat voor de rechter zwaarder, zodat er een dringender reden tot ontslag is. Als de werkgever wist van de diefstallen maar er eigenlijk niet echt tegen optrad, zal een rechter nooit akkoord gaan met ontslag.

6. Checklist diefstal en fraude
Personeel moet duidelijk weten wat wel en niet mag. Daarom moet u duidelijk maken welke waarden en normen er binnen uw bedrijf gelden. Deze moeten worden neergelegd in heldere huisregels, die iedereen bekend zijn.

In HR Tools & Extra`s van Personeelsnet staat een uitgebreide checklist met opletpunten bij het bestrijden van fraude en diefstal op het werk. Abonnees kunnen de checklist als Word-document downloaden. Verder kunnen abonnees de Huisregels en het Handboek personeel downloaden met de bepalingen en sancties bij fraude en diefstal.

In de checklist, de huisregels en het handboek personeel wordt onder meer aandacht besteed aan:

  • het voeren van privé-telefoongesprekken, internet, e-mail fax, mobiele telefoons
  • privé gebruik van postzegels en de frankeermachine
  • privé gebruik van het kopieerapparaat en het ‘lenen’ van apparatuur
  • meenemen van relatiegeschenken die een bepaalde waarde te boven gaan
  • kopen met korting, of sparen voor goederen
  • werken in wisselende teams en functiescheiding (vier ogen beleid)
  • kasinventarisatie en organisatie
  • vergelijken voorraadbeheer tegen verkoopgegevens
  • verkopen vergelijken met de financiële gegevens
  • het selecteren van personeel, checken van antecedenten
  • het opleggen van sancties

Neem een abonnement en download meer dan 300 actuele HR-instrumenten

Wilt u als HR-professional ook niks meer missen op uw vakgebied?