Leidraad voor een ziekteverzuimgesprek

Het ziekteverzuim in Nederland stijgt maar door. Dit komt door toenemende werkdruk, personeelstekorten en werknemers die thuis doormodderen met telewerken, terwijl ze eigenlijk ziek zijn. De aanpak van ziekteverzuim is niet eendimensionaal, maar als uit de verzuimgegevens blijkt dat een medewerker vaak verzuimt, is het tijd om een verzuimgesprek te voeren. Door met elkaar in gesprek te blijven, kan het verzuim op een effectieve manier worden aangepakt. Deze leidraad laat zien hoe u een verzuimgesprek kunt aanpakken.

Mkb-ondernemers worden zo langzamerhand moedeloos van medewerkers die uitvallen door ziekteverzuim, meldt verzekeraar Interpolis in het AD. Veel medewerkers raken overwerkt door de toenemende werkdruk en het tekort aan collega's op de afdeling. Velen werken wel door terwijl ze niet fit zijn, vaak ook thuis. Maar dat is geen begaanbare weg, want op een gegeven moment vallen uw medewerkers dan toch uit. Ziekteverzuim lijkt dan soms onoplosbaar, maar met een gerichte aanpak kunt u er wel degelijk iets aan doen.
Dat vraagt wel om beleid op maat en een vasthoudende uitvoering, met oog voor de problemen op de werkvloer.

Als uit de verzuimgegevens blijkt dat een medewerker vaak verzuimt, en er andere signalen zijn dat het met een medewerker niet lekker loopt, is het wellicht tijd om een verzuimgesprek te voeren. De manager bespreekt met de medewerker de oorzaken van het (dreigende) verzuim en de consequenties voor het werk. Het gesprek wordt afgerond met afspraken, die de manager op papier zet.

Aandacht voor achtergronden van verzuim
De bedoeling van het verzuimgesprek is dat de manager informatie krijgt over de achtergronden van het verzuim en belangstelling toont voor de medewerker. Door met elkaar in gesprek te blijven, kan het verzuim op een effectievere manier worden aangepakt.

Een verzuimgesprek is aan de orde als een medewerker vaak en kortdurend verzuimt, bijvoorbeeld na het weekend of opvallend vaak op woensdagmiddag. Als de manager vermoedt dat de medewerker niet ‘echt ziek’ is maar dat er andere oorzaken ten grondslag liggen aan het verzuim, is een gesprek ook op zijn plaats. In dit soort gevallen spreken we van grijs, en soms zelfs van zwart, verzuim.

Praat niet over ziekte, maar over verzuim
Het is niet de bedoeling dat de manager voor bedrijfsarts gaat spelen; medische gegevens mag een manager niet bespreken met de medewerker. Het gesprek is dan ook gericht op de gevolgen van het verzuim voor de medewerker, organisatie en de collega's, en dus niet de gevolgen van de (eventuele) ziekte.

Als blijkt dat er wel degelijk sprake is van een ziektebeeld als oorzaak voor het verzuim, is een ziekteverzuimgesprek minder vanzelfsprekend. De manager mag dan alleen met de medewerker bespreken welke actie er nodig is om de taken van de medewerker op een goede manier voortgang te laten vinden.

Verzuimgesprek preventief voeren
Een verzuimgesprek kan ook preventief worden ingezet, bijvoorbeeld als een werknemer rondloopt met klachten, terwijl deze zich niet ziek meldt (hetgeen bijvoorbeeld in het geval van burnout-situaties nogal eens voorkomt). In dat geval kan de manager met een verzuimgesprek mogelijk ernstige klachten en langdurige uitval voorkomen.

Een kanttekening bij het voeren van verzuimgesprekken is op zijn plaats: de manager moet ervoor waken dat deze niet alle energie richt op de ‘ziektegevallen’ op de afdeling en de overige medewerkers vergeet (die hierdoor extra belast worden). In dat geval kan een domino-effect ontstaan waardoor de ene na de andere medewerker uitvalt omdat de werklast steeds groter wordt en daar te weinig waardering tegenover staat.

Leidraad ziekteverzuimgesprek en andere HR-instrumenten
De volgende leidraad is één van de hulpmiddelen uit het onderdeel ziekteverzuim en re-integratie van HR Tools & Extra's. HR-professionals die abonnee zijn van deze dienst, kunnen gebruikmaken van veel meer instrumenten om het ziekteverzuim in de organisatie goed in kaart te brengen en daarna op een effectieve manier aan te pakken.

Een belangrijk HR-instrument daarvoor is het Ziekteverzuimprotocol, voor de aanpak en werkwijze rond ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie. Verder vindt u in HR Tools & Extra's ook een beknopt Ziekteverzuimbeleidsplan, dat als basis kan dienen voor een eigen invulling van het verzuimbeleid binnen uw organisatie.

 Leidraad voor het verzuimgesprek

1. Voorbereiden

Maak een analyse van de verzuimcijfers en teken aan hoe het verzuim afwijkt van het gemiddelde en van dat van directe collega’s.

2. Betrek andere informatiebronnen

Naast een analyse van de cijfers, kan informatie worden gehaald uit het P-dossier, functioneringsgesprekken, het bedrijfsmaatschappelijk werk en eventueel ook de Arbodienst of andere dienstverlener.

3. Officiële afspraak maken

Plan een afspraak in de agenda van de medewerker, vermeldt het doel van het gesprek en geef aan wie erbij is (manager en medewerker, eventueel ook de HR-adviseur). Hou het gezelschap klein, want het gaat over gevoelige (privé) aangelegenheden. Maak er dus geen rondetafelgesprek van!

4. Maak het verzuim bespreekbaar

Begin het gesprek door de informatie over het verzuim te bespreken. Laat zien hoe het verzuim afwijkt van de norm en hoe het afsteekt bij collega’s. Praat niet op verwijtende toon, maar laat de cijfers spreken.

5. Gevolgen voor het werk aangeven

Geef aan welke (negatieve) gevolgen het verzuim heeft voor het werk van het bedrijf, de afdeling (collega’s) en voor de taken van betrokkene zelf.

6. Achtergronden van verzuim nagaan

Ga samen na wat de achtergronden van het verzuim zijn (denk aan omstandigheden op het werk, maar ook aan privé-omstandigheden). Laat de medewerker zo veel mogelijk aan het woord (laat stiltes vallen, vraag door, vat samen en luister goed). Geef aan dat u wilt helpen, maar dat alleen kunt doen als u alle omstandigheden kent.

7. Zoek naar oplossingen

Laat de medewerker zo veel mogelijk zelf oplossingen aangeven. Draag pas eigen oplossingen aan, wanneer u de inbreng van de medewerker niet voldoende vindt.

8. Maak afspraken en leg die vast

Leg alle afspraken vast. U kunt de afspraken eventueel gezamenlijk ondertekenen.

9. Bepaal een datum voor een vervolggesprek.

In het vervolggesprek evalueert u de afspraken aan de hand van de resultaten. Eventueel maakt u nieuwe afspraken.


Handige HR modellen en checklisten: bekijk het overzicht hier

Doorsturen:

Neem een abonnement en download 459 exclusieve vakartikelen en 286 actuele HR-instrumenten!

Wilt u als HR-professional ook niks meer missen op uw vakgebied?