Werkgevers nemen deze maatregelen om hybride werken te bevorderen

Thuiswerken en vergaderen op afstand, blijven belangrijk voor Nederlandse werknemers, ook als de coronacrisis voorbij is. De helft van de mensen die tijdens de coronacrisis thuiswerkte, zal dat straks ook vaker blijven doen. Werkgevers ondersteunen hybride werken, omdat het past in hun duurzaamheidsambities. Bovendien is het een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde in een krappe arbeidsmarkt. Hier leest u wat u kunt doen om hybride werken goed te laten verlopen.

Werkgevers denken, net als werknemers, dat hybride werken belangrijk blijft, ook wanneer we de coronacrisis achter ons laten. Dit concludeert het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM) in haar onderzoek 'Gaat het reizen voor werk en studie door COVID structureel veranderen?'

Hybride werken aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde
Iets meer dan de helft van de werkende Nederlanders heeft tijdens de coronaperiode thuisgewerkt en op afstand vergaderd. Ongeveer de helft van hen verwacht dit ook na beëindiging van de COVID-maatregelen structureel meer te doen dan vóór de uitbraak van het virus. Dit zijn vooral mensen met een kantoor- of managementfunctie.

Ook werkgevers verwachten een toename van thuiswerken binnen hun organisatie. Zij brengen meer thuiswerken en televergaderen in verband met duurzaamheidsambities en zien het als een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde. Wel zijn er verschillen in de mate waarin werkgevers meer thuiswerken zullen en kunnen faciliteren. Zo heeft ongeveer de helft van de werkenden weinig tot geen thuiswerkmogelijkheden, zoals schilders en horecapersoneel.

Dilemma’s hybride werken voor werkgevers
Ook werkgevers verwachten een toename van hybride werken en televergaderen. Vooral geconcentreerd werk en bureauwerk zullen volgens werkenden en werkgevers na COVID waarschijnlijk vaker vanuit huis gedaan worden dan vóór de coronacrisis. Waarschijnlijk zullen vergaderingen met een langere reisafstand en met een regulier (terugkerend)karakter, vaker digitaal worden gehouden.

Belangrijke drijfveren voor werkgevers om thuiswerken te faciliteren zijn:

  • duurzaamheidsambities
  • proflering met hybride werken als aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde
  • kostenbesparing, omdat er minder kantoorruimte nodig is
  • de positieve ervaring die met thuiswerken is opgedaan tijden de coronacrisis

Argumenten die werkgevers aanvoeren om thuiswerken te beperken zijn:

  • bedrijfscultuur waarin interactie belangrijk is
  • niet geschikt voor de werkzaamheden en functies in de organisatie

Kenmerken van thuiswerkers
De helft van de werkenden in Nederland heeft een baan met thuiswerkmogelijkheden. Werkenden die verwachten vaker dat ze straks structureel vaker gaan thuiswerken, hebben de volgende kenmerken:

  • ze werken in de ICT en automatisering;
  • hebben een kantoor- of managementfunctie;
  • werken in een grotere organisatie;
  • zijn hoger opgeleid;
  • hebben een langere woon-werkreistijd.

Thuiswerkers zien vooral voordelen in de kortere reistijd, betere concentratie en de betere werk-privébalans. Ze hebben ook de verwachtingen dat hun werkgever thuiswerken blijft faciliteren.
Werkenden die liever naar kantoor gaan, geven juist aan dat de werkgever thuiswerken na COVID waarschijnlijk niet blijft ondersteunen. Daarnaast vinden sommigen het thuiswerken juist een risico voor de werk-privébalans. Anderen missen ook de interactie op de werkvloer.

Minder files  door thuiswerken
Als werknemers structureel meer thuiswerken en televergaderen heeft dat een dempend effect op de ontwikkeling van woon-werk- en zakenverkeer. Maar structureel meer digitaal werken en studeren betekent niet dat de we in totaal minder zullen reizen. Wel neemt de afgelegde afstand minder snel toe dan zonder COVID het geval zou zijn geweest. De mobiliteit neemt toe door tal van andere facturen, zoals bevolkingsgroei en economische groei.

Of het gunstige effect op de spits blijvend is, hangt vooral af van het succes van hybride werkvormen. De overheid, werkgevers en scholen kunnen volgens het KiM verschillende maatregelen nemen om thuiswerken, televergaderen en thuisonderwijs na de coronacrisis vast te houden. Zo kan de overheid inzetten op (fiscale) ondersteuning van thuiswerken en het ontlasten van de spits door bijvoorbeeld prijsprikkels.

Werkgevers die hybride werken willen ondersteunen, kunnen de volgende maatregelen nemen:

  • Duidelijkheid en perspectief bieden aan medewerkers over de mate van thuiswerken na COVID en de fexibiliteit die ze daarbij hebben. Denk bijvoorbeeld aan richtlijnen (of de mate van thuiswerken vastleggen in arbeidsvoorwaarden of contracten). Ook valt te denken aan een pilotfase om te testen welke mate van thuiswerken wenselijk is.
  • Zich voorbereiden op hybride situaties wanneer mensen weer (deels) op locatie gaan werken. Het is belangrijk om hybride vergaderen te faciliteren door adequate voorzieningen en tips en om na te denken over de spreiding van medewerkers over de week.
  • Thuiswerkvoorzieningen bieden. Er is een wettelijke verplichting om aandacht te hebben voor een goede werkomgeving voor de medewerker; die geldt ook voor de thuiswerkomgeving. Denk hierbij aan arbo-voorzieningen, adequate ICT-voorzieningen en een mogelijke thuiswerkvergoeding. Wel is het goed (ook) oog te hebben voor een mogelijk gevoel van oneerlijkheid op de werkvloer wanneer thuiswerkende medewerkersvergoedingen krijgen en niet-thuiswerkers niet.
  • Veranderingen aanbrengen in de de werklocatie, bijvoorbeeld meer gericht op ontmoeting en ruimtes voor hybride en televergaderen. Wel is ruimte voor kantoorwerkzaamheden nog steeds wenselijk, bijvoorbeeld wanneer werknemers tussen vergaderingen door wat werk willen doen. Ook is het afstoten van werkruimte, of het bieden van andere (fexibele) werkplekken elders afhankelijk van de situatie op termijn een optie.
  • Bij een wens om het aanwezig zijn van medewerkers op de werklocatie over de week of de dag te spreiden, inzetten op het maken van afspraken met medewerkers over de dagen waarop zij naar kantoor komen, bijvoorbeeld met behulp van een reserveringssysteem of beperking van parkeercapaciteit. Ook het strategisch plannen van vergaderingen (niet ‘s-ochtends vroeg of laat in de middag) en het aanmoedigen van spitsmijden door bijvoorbeeld bewustwording, tips of een app kan helpen. Ook kan gedacht worden aan het stimuleren van actieve vervoerwijzen om daarmee de spits op de weg en in het openbaar vervoer te ontzien.

Om hybride werken aan te moedigen kan de overheid het volgende doen:

  • Een cultuur met meer thuiswerken en televergaderen ondersteunen. Hierbij kan ze ook kijken naar verruiming van het wettelijke kader voor fexibel werken. De overheid kan ook een voorbeeldrol nemen als werkgever en campagnes inzetten als beleidsmaker.
  • Fiscale mogelijkheden rond thuiswerkvoorzieningen verruimen en versimpelen. Uit gesprekken blijkt dat niet alle arbo-gerelateerde faciliteiten momenteel fiscaalvriendelijk kunnen worden aangeschaft. Daarnaast blijkt het vaak complexe materie; versimpelen van regelingen voor hybride werken kan mogelijk helpen.
  • Ondersteuning bieden bij verschillen in thuiswerkmogelijkheden op de werkvloer. Het verschaffen van thuiswerkvoorzieningen aan slechts een deel van de medewerkers (met huiswerkmogelijkheden) binnen een organisatie of verschillen tussen organisaties in de geboden thuiswerkvoorzieningen kunnen voor onrust zorgen op de werkvloer. Ondersteuning of tips voor organisaties hoe hiermee om te gaan kunnen dan mogelijk helpen.


HYBRIDE WERKEN? Gebruik dan deze handige HR-tools

Doorsturen:

Neem een abonnement en download meer dan 300 actuele HR-instrumenten

Wilt u als HR-professional ook niks meer missen op uw vakgebied?