Het is meestal geen kwade opzet, maar werknemers die vetrekken bij hun baas nemen vaak allerlei vertrouwelijke bedrijfsinformatie mee. HR moet daarom meewerken aan betere vertrekprocedures.
Eén op de drie medewerkers (32%) heeft meer dan eens vertrouwelijke kantoorinformatie meegenomen of doorgestuurd. De medewerkers vinden dat ze daarmee niets verkeerds doen. Dat blijkt uit onderzoek van informatiemanagement-bedrijf Iron Mountain. Een opletmoment voor werkgevers is het –al dan niet gedwongen- vertrek van medewerkers.
Nuttig voor de nieuwe baan
De favoriete informatie die vertrekkende medewerkers meenemen, is meestal waardevol en essentieel voor het concurrentievoordeel van de onderneming, voor de merkreputatie en voor het klantvertrouwen.
Maar van kwade opzet is amper sprake (7%). Belangrijkste drijfveer voor de vertrekkende medewerker is dat de informatie nuttig kan voor zijn of haar nieuwe baan (72%). Daarna is de belangrijkste motivering dat de vertrekkende medewerker zich mede-eigenaar voelt van de informatie, omdat hij of zij daaraan zelf heeft meegewerkt.
Strategische bedrijfsplannen
De informatie die vetrekkende werknemers meenemen, raakt de marketing en sales van de organisatie, maar ook de strategische planning. Het meest wordt meegenomen:
Geen wroeging bij gedwongen ontslag
Gebrekkig informatiebeleid en onbegrip kan een belangrijke oorzaak zijn. Slechts 57% van de ondervraagden gaf aan dat het helder is welke informatie vertrouwelijk is. En 34% gaf aan niet op de hoogte te zijn van enige richtlijn over welke informatie het kantoor niet mag verlaten.
In 7 procent van de gevallen is wel sprake van kwade opzet, waarbij medewerkers dus willens en wetens geheime informatie ontvreemden. En dat percentage verveelvoudigt, wanneer er sprake is van gedwongen ontslag. Dan heeft een derde (31%) helemaal geen wroeging meer wanneer hij of zij vertrouwelijke informatie opzettelijk meeneemt of deelt.
Beleid opzetten met HR-afdeling
Jeroen Strik, directeur van Iron Mountain Nederland en België, stelt dat organisaties informatieveiligheid voornamelijk vormgeven door ‘digitale forten te bouwen, waarbij ze vergeten wat er allemaal aan papier rondzwerft’.
Strik pleit voor een samenhangend informatiebeleid dat in nauwe samenspraak met personeelszaken wordt opgesteld en dat geborgd wordt in een Corporate Information Responsibilty-programma. Dat moet tot uiting komen in ‘een stevige vertrekprocedure, vanuit de gedachte dat menselijke gevoelens het gedrag sterk kunnen beïnvloeden’, zegt Strik.