Wat doen we met medewerkers die steeds meer vrijheid willen en het liefst vanuit huis werken? Waar het ene bedrijf flexibiliteit gebruikt als arbeidsvoorwaarde om schaars personeel te binden, wil het andere bedrijf werknemers weer op kantoor hebben om beter samen te werken. HR kan helpen om de kloof tussen werkgever en werknemers te overbruggen.

Flexibel werken en thuiswerken stelt HR en management voor dilemma’s: want hoe organiseer je het werk zodanig, dat de productie er niet onder leidt? En is er nou minder management nodig, of juist meer? Organisaties blijken ronduit verdeeld in hun aanpak van flexibel werken, stelt recruitmentorganisatie Hays dat de impact van flexibel werken op teamwerk onderzocht.

Interactie op kantoor verstrekt cultuur
In 2013 besloot internetbedrijf Yahoo, dat het afgelopen moest zijn met thuiswerken. Werknemers werden weer op kantoor verwacht, omdat ‘de beste inzichten en beslissingen tot stand komen als je nieuwe mensen ontmoet, tijdens vergaderingen of zelfs bij het koffiezetapparaat. Niet thuis achter je bureau.’

Ook techbedrijf IBM maakte aanwezigheid op kantoor weer de norm. Want voor het werk bij IBM moet je samen naar oplossingen zoeken. Persoonlijke interactie versterkt die cultuur, vindt IBM, en je kunt ‘alleen effectief met elkaar samenwerken en onderling de dialoog aangaan, als iedereen zich op dezelfde plek bevindt.’

Maar medewerkers willen juist vrijheid
Probleem voor deze bedrijven is, dat werknemers grotere vrijheid willen, zeker nu daar geen technische belemmeringen meer voor zijn. Uit eerder onderzoek van Hays blijkt, dat veel professionals bereid zijn om tot 10 procent van hun salaris in te leveren voor meer flexibiliteit.

Ook het internationale adviesbureau Cirrus herkent deze ontwikkeling. Volgens CEO dr. Simon Hayward, zorgt de kloof tussen werkgever en werknemers voor spanningen. ‘Terwijl medewerkers meer vrijheid willen over wanneer en waar ze werken, remmen bedrijven dit liever af.’ Dat is lastig voor HR en het management, die daar een werkbare oplossing voor moeten vinden. ‘Samenwerken om dezelfde doelen te bereiken is het belangrijkste. Het is uiteraard makkelijker om een gemeenschappelijke cultuur te creëren met een gedeelde dialoog als iedereen op dezelfde plek is.’

Tussenoplossing zoeken
Melanie Kool, Marketing Director bij Hays Nederland ziet steeds meer werkgevers kiezen voor een middenweg. Daarmee kunnen ze enerzijds het werken in teams bevorderen en aan de andere kant ook de vrijheid van medewerkers waarborgen.

“Ieder individu heeft andere wensen ten aanzien van de ideale werklocatie, werkuren en zelfs de manier van werken. Dat is altijd zo geweest maar wordt de laatste jaren een steeds belangrijkere factor voor werkgeluk. Dat er zoveel aandacht voor is, komt mede omdat er nu meer ruimte is om er daadwerkelijk met werkgevers over in gesprek te gaan. Wij denken dat dit alleen maar een positieve ontwikkeling is.” 

Tips voor HR
In de tweestrijd tussen werknemers en werkgever, staat de HR-professional voor de uitdaging om flexibiliteit te faciliteren, met behoud van samenwerking en productiviteit. Er zijn verschillende benaderingen mogelijk, waarbij de HR-afdeling een rol kan spelen:

• Is meer flexibiliteit gewenst, voer dat dan niet in één keer in, maar werk daar stap voor stap naar toe. Zo kan iedereen wennen en zijn er voldoende evaluatiemomenten om bij te sturen.
• Laat managers niet ad hoc naar oplossingen zoeken, maar maak beleid voor flexibel werken. Als het goed wordt toegepast, kan flexibiliteit de organisatie zelfs sterker maken. Want teamleden moeten zich dan voortdurend richten op samenwerken en daarmee kan samenwerkingsgerichtheid een vaste waarde worden. Als de cultuur op die manier verandert, maakt het niet uit waar mensen werken.
• Maak face-to-face communicatie wel de norm, omdat persoonlijke interactie beter is om expertise en ideeën te delen die ter plekke ontstaan.
• Zorg voor ingrepen op de werkplek die het aantrekkelijk maken om op kantoor te komen en daar samen te werken.
• Denk ook aan de oprichting van satellietwerkplekken waar mensen buiten kantoor kunnen samenkomen om (samen) te werken. Dat is tegenwoordig een stuk eenvoudiger en voordeliger, doordat overal flexibele kantoorruimte te huur is, ook voor kortere periodes.
• Maak thuiswerken in bepaalde fasen van een project mogelijk, bijvoorbeeld om voorbereidend werk te doen. Spreek af dat mensen naar kantoor komen op cruciale momenten waarbij persoonlijke aanwezigheid beter is voor het project of de opdracht.
• Thuiswerken vraagt om meer organisatie en verantwoordelijkheidsgevoel van medewerkers. Werkgever en werknemer moeten daarom afspraken maken over wat zij samen proberen te bereiken, hoe ze dingen willen doen, hoe de mensen verbonden blijven met kantoor en collega’s. Dit vraagt méér van managers, niet minder.
• Ook als mensen langere tijd buiten kantoor werken, moeten er vaste momenten zijn waarbij ze naar het werk komen voor overleg, evaluatie en het uitwisselen van informatie. Leg verder vast dat mensen altijd lijfelijk aanwezig zijn bij belangrijke (project-)vergaderingen of andere cruciale ontmoetingen.
• Overweeg om kantooruren af te spreken waarbij iedereen op kantoor wordt verwacht. Daarbuiten kunnen werknemers dan zelf kiezen waar en wanneer ze werken.
• Onderzoek arrangementen, waarbij medewerkers bijvoorbeeld extra vrije dagen krijgen als zij een bepaald aantal uren op kantoor werken. Deze dagen kunnen zij later inzetten als dit noodzakelijk is voor de werk-privébalans.
• Betrek de mogelijkheid voor flexibel werken bij de werving van personeel. Het kan voor talenten de doorslag geven om voor uw organisatie te kiezen.

MIS NIKS: Abonneer je op de gratis Personeelsnet-nieuwsbrief

Doorsturen: