Ziekteverzuim aanpakken begint niet bij de ziekmelding, maar bij preventie. Door verzuimgegevens te analyseren, arbeidsrisico's te beperken en duidelijke afspraken te maken over ziekmelding, begeleiding en re-integratie kan HR gerichter sturen op verzuim.

Arbobeleid | RI&E | Arbobeleidsplan | Verzuim | Sociale veiligheid | Ongevallen | Arborisico's | Taken

Door: Redactie Personeelsnet

Werkgevers moeten ziekteverzuimbeleid voeren en zich voor de begeleiding van zieke werknemers laten bijstaan door een bedrijfsarts. Maar effectief verzuimbeleid gaat verder dan het naleven van procedures.

Verzuim kan verschillende oorzaken hebben. Werk, gezondheid, arbeidsomstandigheden en persoonlijke omstandigheden kunnen allemaal een rol spelen. Daarom is niet iedere vorm van verzuim met dezelfde maatregel te beïnvloeden.

Begin met de cijfers en verbind verzuim met preventie
Kijk eerst naar het verzuim binnen de organisatie. Hoe hoog is het verzuim? Hoe vaak melden medewerkers zich ziek? Hoe lang duurt het verzuim? Zijn er verschillen tussen afdelingen, functies of locaties? Door gegevens over een langere periode te volgen, kunnen patronen zichtbaar worden. Daarna komt de belangrijke vraag: wat kunnen we beïnvloeden?

De RI&E en verzuimgegevens kunnen elkaar versterken. Blijkt bijvoorbeeld dat in een bepaalde afdeling zowel de werkdruk als het verzuim hoog is, dan is dat aanleiding voor nader onderzoek. Hetzelfde geldt wanneer lichamelijke klachten veel voorkomen bij functies met fysieke belasting. Zo verschuift de aanpak van uitsluitend verzuim begeleiden naar zoveel mogelijk uitval voorkomen.

Oorzaken van ziekteverzuim
Iedere HR-manager staat wel eens voor de vraag: 'waar komt het ziekteverzuim toch vandaan'. Wie deze vraag stelt aan deskundigen met verschillende disciplines, krijgt van elk een ander antwoord. Meestal zijn er wel enkele oorzaken aan te wijzen; veel verzuim heeft een psychische achtergrond Een belangrijke factor hierin is dat medewerkers zoeken naar een zekere mate van vrijheid in hun handelen:

• Allereerst kunnen er simpele verklaringen zijn, zoals een griepepidemie. Dan vertoont het verzuim tijdelijk een sterke piek. Medewerkers kunnen fysiek uitvallen met tijdelijke of langer durende, ernstige klachten. Dit verzuim is nauwelijks te beïnvloeden door de werkgever. 
  
  
• Medewerkers moeten steeds meer voldoen aan andere eisen, flexibel zijn. Dat kan niet iedereen opbrengen, vooral niet als de begeleiding onvoldoende is en de werkdruk hoog. Om aan de druk te ontsnappen, melden werknemers zich dan ziek. 
  
  
• Arbo-klachten kunnen leiden tot een hoger verzuim. Zaken als luchtkwaliteit en slecht licht kunnen tot een reeks van vage klachten en verzuim leiden. In een prettige werkomgeving komt minder verzuim voor.
• De werksfeer en de managementstijl kunnen zowel positief als negatief werken op het verzuim. Door de grotere verantwoordelijkheid en kennis van medewerkers, accepteren zij geen 'ouderwets-autoritaire' managementstijl meer. Ook managers die niet voor hun mensen staan, moeten dat soms betalen met een hoog verzuim. 
  
  
• Mensen die niet of nauwelijks hun werktempo en werklast kunnen bepalen, zullen eerder uitvallen dan anderen. Medewerkers in productiebanen zoeken soms persoonlijke vrijheid door af en toe te verzuimen.
   
• Als de persoonlijke ontwikkeling in het werk stilstaat en medewerkers hebben geen mogelijkheden om hun vleugels uit te slaan, verdwijnt de lust om te werken. De balans slaat dan sneller door naar ziekmelden als er iets is.
  
  
• Mensen merken soms niet wat de zingeving is van hun werk. Als hun bijdrage aan het grotere geheel ook niet zichtbaar is, ontstaat op een gegeven moment de gedachte 'wie mist mij nog?' Dan is de grens om eens een dagje te verzuimen laag. 
  
  
• Medewerkers die niet gehoord worden, uiten hun protest nog wel eens door een tijdje te verzuimen.

Zorg voor duidelijke procedures
Werknemers en leidinggevenden moeten weten wat er gebeurt wanneer iemand ziek wordt. Leg daarom afspraken vast over:

• ziekmelding;
• bereikbaarheid en contact;
• begeleiding;
• verantwoordelijkheden van leidinggevende en HR;
• inschakeling van de bedrijfsarts;
• re-integratie;
• herstelmelding.

Een ziekteverzuimprotocol voorkomt onduidelijkheid over de procedure. Een breder ziekteverzuimbeleidsplan beschrijft daarnaast de uitgangspunten, doelen en preventieve aanpak.

Premie betalen voor zieke flexwerkers
De Wet Beperking Ziekteverzuim en Arbeidsongeschiktheid Vangnetters (BeZaVa) regelt dat werkgevers een gedifferentieerde premie afdragen voor ziektekosten van flexwerkers die in de Ziektewet of WIA komen. Dit heeft ook gevolgen voor het eigenrisicodragerschap voor de Ziektewet en de WGA. Flexwerkers die arbeidsongeschikt zijn bij ontslag, zorgen voor een hogere premieafdracht. Werkgevers worden zo gestimuleerd om ook aandacht te geven aan de werkomstandigheden van flexwerkers.

Verzuimaanpak
Naast een doeltreffend Arbobeleid, is het noodzakelijk om een ziekteverzuimbeleid te voeren dat past bij de verzuimproblematiek in de organisatie. Elementen voor een goed verzuimbeleid:

• Maak de manager verantwoordelijk voor het oplossen van het ziekteverzuim 
• Maak het verzuim bespreekbaar tussen managers onderling en tussen managers en medewerkers 
• Controleer de afwezigheid van medewerkers 
• Voer geregeld overleg over het verzuim met de bedrijfsarts, de HR-adviseur en eventueel de bedrijfsmaatschappelijk werker 
• Zorg voor maandelijkse rapportages voor het management over het verloop van het ziekteverzuim en de oorzaken hiervan 
• Stel het ziekteverzuim geregeld in de directievergadering aan de orde 
• Bespreek het verzuim(-beleid) geregeld met de OR 
• Maak voor elke langverzuimer een reïntegratieplan
  

Om het verzuimbeleid uit te voeren zijn de volgende personeelsinstrumenten van belang:

• Eenduidige berekening de verzuimcijfers in alle onderdelen van de organisatie 
• Een goed werkende verzuimregistratie 
• Een duidelijke procedure voor ziek- en herstelmelding 
• Duidelijke verzuimgesprekken met medewerkers 
• Zorg voor medische controle en begeleiding 
• Denk ook aan sociale begeleiding en coaching 

Een mini-cursus ziekteverzuim, checklisten voor het herkennen en aanpakken van verzuim en overige handige hulpmiddelen, vind je in HR Tools en Extra's.

Van verzuim naar inzetbaarheid
Goed verzuimbeleid kijkt niet alleen naar het terugdringen van het verzuimpercentage. Het gaat uiteindelijk om de vraag hoe medewerkers gezond en inzetbaar kunnen blijven. Daarvoor zijn preventie, arbeidsomstandigheden, leidinggeven, ontwikkeling en inzetbaarheid met elkaar verbonden.

Praktische hulpmiddelen
Binnen HR Tools & Extra's vind je onder andere:

• Ziekteverzuimbeleidsplan
• Ziekteverzuimprotocol
• Checklist aanpak ziekteverzuim
• Formulier telefonische ziekmelding
• Leidraad en formulier ziekteverzuimgesprek
• Checklist Wet verbetering Poortwachter
• Minicursus ziekteverzuim
• HR-impactanalyse van verzuim- en verloopkosten

Meer informatie
In het dossier Arbo van HR Tools & Extra's vind je handige hulpmiddelen en checklists voor het opzetten van uw arbobeleid.