Onbetaald verlof en sabbatical: opletpunten om het goed te regelen

Wanneer een werknemer onbetaald verlof op wil nemen, zijn er verschillende opties. De wet kent verschillende vormen van onbetaald verlof waar de werkgever aan mee moet werken, maar het kan ook zijn dat de werknemer er gewoon langer ‘tussenuit wil’, met een sabbatical. In het laatste geval is er geen recht op onbetaald verlof, maar misschien is het toch goed om het toe te staan. Regel het dan wel goed.

Bij onbetaald verlof, is de werknemer langere tijd niet (of minder) op het werk en krijgt dan ook minder (of helemaal geen) loon. Werknemers vragen om onbetaald verlof omdat zij bijvoorbeeld moeten mantelzorgen voor een familielid of meer tijd willen besteden aan hun gezin. Maar ook studie, een lange reis, of bezinning zijn redenen om onbetaald verlof te vragen. In dat geval spreken we ook wel over een sabbatical (leave).

De werknemer hoeft geen volledig onbetaald verlof aan te vragen, maar kan ook om enkele dagen per week of maand onbetaald verlof vragen, bijvoorbeeld voor een studie of mantelzorgafspraken. Het salaris gaat dan evenredig omlaag.

Soms moet het, soms is het verstandig
In sommige gevallen kunnen werknemers volgens de wet aanspraak maken op onbetaald verlof en moet de werkgever instemmen. Maar ook in gevallen waarin er geen wettelijk recht betstaat, kan het verstandig zijn om in te stemmen met de verlofaanvraag, hoe onhandig dat ook uitkomt. Want het is immers positief als mensen onbetaald verlof opnemen voor zorgtaken of bezinning. Ze komen vaak opgeladen weer terug met nieuwe inzichten en werken zo aan hun eigen duurzame inzet.

Verder kan het onbetaald verlof net die ruimte geven om werk en studie of mantelzorgtaken goed te combineren, waardoor de medewerker niet uitvalt met een burn-out. Het is daarom belangrijk om in gesprek te gaan met de werknemer. Mantelzorg is natuurlijk moeilijk uit te stellen. Maar als de werknemer een wereldreis wil maken, is de verlofperiode mogelijk in overleg vast te stellen zodat beide partijen tevreden kunnen zijn.

Wat zegt de wet en wat staat in de cao
De wet kent onbetaald verlof waarop werknemers aanspraak kunnen maken, namelijk ouderschapsverlof en langdurend zorgverlof. Let op wat er in de cao is geregeld, want daarin kan staan dat u bij deze verlofvormen toch (gedeeltelijk) loon moet doorbetalen.

Verder kan de werknemer aanvullend geboorteverlof aanvragen of adoptie/pleegzorgverlof; deze laatste twee verlofvormen zijn onbetaald, maar de werknemer heeft wel recht op een uitkering van het UWV.

De gevolgen van onbetaald verlof
Het is verstandig om de werknemer te wijzen op de mogelijke gevolgen van het onbetaalde verlof. Want niet alleen het inkomen daalt (of valt weg), maar het kan ook gevolgen hebben voor toeslagen, uitkeringen, pensioen en vakantiedagen.

  • Terugkeer mogelijk in huidige functie?
    Als de werknemer zeer lange tijd met onbetaald verlof gaat, bestaat de kans dat er bij terugkeer veel is veranderd in de organisatie. De werknemer blijft in de tussentijd natuurlijk wel in dienst, maar het kan gebeuren dat terugkeer op de oude functie dan niet zomaar mogelijk is.

    De werknemer met onbetaald verlof, heeft dezelfde rechtsbescherming als andere werknemers en kan dus bijvoorbeeld niet eenvoudiger worden ontslagen. Maar verandering van functie, overplaatsing en eventueel ontslag zijn tijdens het onbetaald verlof dus wel mogelijk, als dat nodig is. Spreek daarom af hoe en wanneer u contact houdt met de werknemer.
  • Vervanging regelen
    Zorg op tijd voor vervanging, eventueel nog voordat de werknemer met onbetaald verlof gaat. Dan kan deze de vervanger nog een tijdje inwerken.
  • Opbouw vakantiedagen
    Tijdens het onbetaald verlof bouwt de werknemer géén vakantiedagen meer op. De uitzonderingen hierop  zijn langdurend zorgverlof en aanvullend geboorteverlof (sinds 1 juli 2020), waarbij de opbouw van vakantiedagen wel doorgaat.
  • Overige arbeidsvoorwaarden
    Maak afspraken over secundaire arbeidsvoorwaarden als het gebruik van de bedrijfslaptop, de leaseauto/-fiets en de smartphone. Denk ook aan collectieve verzekeringen die via de werkgever lopen, zoals de ziektekostenverzekering. Verder kunt u bijvoorbeeld afspraken maken over de periodieke salarisverhoging, de eindejaarsuitkering, bonussen en het meetellen van het verlof voor de jubileumregeling.
  • Ziekte tijdens onbetaald verlof
    De werknemer heeft tijdens het verlof, geen recht op loondoorbetaling. Als het verlof afloopt en de werknemer is nog ziek, dan is de eerste werkdag meteen de eerste ziektedag en moet de werkgever weer loon doorbetalen.
    Tijdens het onbetaald verlof is de werknemer niet verzekerd voor de Ziektewet en de WIA. Eventueel kan de werknemer zich vrijwillig verzekeren bij het UWV, maar de premies hiervoor kunnen flink oplopen.

    Als de werknemer helemaal geen salaris meer krijgt, vervalt de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet voor de werkgever.
  • Eventuele uitkering na onbetaald verlof
    Er zijn gevallen denkbaar dat de werknemer na afloop van het onbetaald verlof een werkloosheids- of arbeidsongeschiktheidsuitkering bij het UWV moet aanvragen. In dat geval heeft het lagere inkomen tijdens de verlofperiode geen invloed op de uitkering, omdat daarbij wordt gerekend met het inkomen voorafgaand aan het verlof.
    Maar een periode van méér dan 18 maanden onbetaald voltijdverlof kan wel gevolgen hebben voor het recht op de uitkering en de duur ervan.
  • Hogere toeslagen en studiefinanciering door daling inkomen
    Omdat het inkomen daalt, kan de werknemer recht hebben op hogere kinderopvangtoeslag, zorgtoeslag of huurtoeslag. Daarvoor moet de werknemer het gewijzigde inkomen doorgeven aan de Belastingdienst.
    Verder kan de inkomensdaling een hogere tegemoetkoming in schoolkosten opleveren voor kinderen van de werknemer, of tot een hogere studiefinanciering. Hiervoor moet de inkomenswijziging door de werknemer worden opgegeven bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO).
  • Opbouw pensioen
    Het hangt van het pensioencontract af of de werknemer tijdens het onbetaald verlof (deels) pensioen blijft opbouwen. Het kan zijn dat de werkgever verplicht premies moet blijven afdragen, maar dat verschilt per sector en bedrijfspensioenvoorziening. Soms is het mogelijk voor werknemers om het werkgevers- en werknemersdeel van de pensioenpremie door te betalen zodat de opbouw intact blijft. Dat is laatste is natuurlijk wel kostbaar, als het inkomen helemaal wegvalt.
  • Gemeentelijke belastingen
    Omdat het inkomen wegvalt, kan betaling van gemeentelijke belastingen lastig worden. Sommige gemeenten zijn bereid om de onroerendezaakbelasting (OZB), afvalstoffenheffing of het rioolrecht kwijt te schelden of te verlagen. Daarvoor moet de werknemer contact opnemen met de gemeente.


DOE HET ZELF: Formulier Onbetaald verlof en Sabbatical

Doorsturen:

Neem een abonnement en download 280 actuele HR-instrumenten

Wilt u als HR-professional ook niks meer missen op uw vakgebied?