16 maart 2021 10:30 Arbo Personeelsbeleid Hybride werken Hybride werken Arbo Arbo

Lessen na een jaar thuiswerken: zo kunt u werknemers beter ondersteunen

Een jaar geleden, begon door de coronacrisis voor werkgevers en werknemers een groot gedwongen experiment met thuiswerken. Een jaar later, zijn de ervaringen zeker niet alleen maar positief. Onverwachte problemen zijn aan het licht gekomen, die werkgevers moeten oplossen met meer aandacht voor de weerbaarheid en het welzijn van hun personeel. Hierbij een overzicht uit verschillende bronnen met thuiswerkervaringen, probleempunten, wat we ervan geleerd hebben en praktische tips voor werkgevers en HR.

Ondanks de problemen die werknemers ervaren met thuiswerken, is er nog geen duidelijk effect te zien op hun betrokkenheid bij de werkgever, Maar de pandemie dreigt onderliggende pijnpunten wel uit te vergroten, blijkt uit diverse onderzoeken van HR-dienstverlener ADP, waaronder de Global Workplace Study van het ADP Research Institute. De verzamelde inzichten geven een beeld van de huidige situatie en bieden een doorkijkje naar de toekomst van werk en arbeidsrelaties.

Geef werknemers echte aandacht
Nederlandse werknemers waren voor de coronacrisis al niet erg betrokken bij hun werk. Slechts 12% van de Nederlandse werknemers voelt zich volledig betrokken bij de werkgever, tegenover 14% wereldwijd. Met de weerbaarheid, is het nog slechter gesteld. Waar wereldwijd 17% van de werknemers weerbaar is, is dit in ons land bijna de helft lager: 9%. Werkgevers moeten daarom de betrokkenheid en weerbaarheid van hun medewerkers goed in de gaten houden.

Tijdens de coronacrisis hadden sommige werknemers geen werk, terwijl anderen juist extra moesten overwerken en/of niet zeker waren van hun baan. Werkgevers staan daarom voor de opdracht om hun mensen nu en op langere termijn fysiek en mentaal overeind te houden. Daarnaast zouden werkgevers bijvoorbeeld hulp kunnen aanbieden bij financiële problemen bij hun werknemers thuis, want oprechte aandacht kan zorgen voor meer betrokkenheid.

Toekomst van de werkplek
Grote vraag is ook of thuiswerken een blijvertje is, of dat werknemers na de pandemie weer massaal naar kantoor gaan. ADP houdt er rekening mee dat de toekomst van de werkplek hybride is, waarbij werkgevers moeten nadenken over het doel van hun kantoor. Daarbij staat de vraag centraal of kantoor een plek is waar mensen achter hun bureau werken, of evolueert naar een ontmoetingsplaats waar werknemers af en toe een overleg hebben met collega’s of klanten?

De coronacrisis heeft laten zien dat thuiswerken prima kan en dat het niet altijd nodig is om elkaar fysiek op kantoor te ontmoeten. Maar niet alle werkgevers staan te juichen. Het is waarschijnlijk dat thuiswerken na de coronacrisis meer geaccepteerd zal zijn dan ooit tevoren, maar zeker niet de norm is, stelt ADP.

Hoofdpijn, stijve nek en vermoeide ogen
Naast problemen met betrokkenheid en weerbaarheid van werknemers, leidt thuiswerken ook tot fysieke klachten, blijkt uit internationaal onderzoek (waaronder duizend Nederlandse kantoormedewerkers) van leverancier van kantoorartikelen Fellowes.

Meer dan de helft (55%) geeft aan thuis meer klachten te ervaren dan op kantoor. Daarbij wordt het meest geklaagd over een stijve nek (36%), hoofdpijn (31%) en vermoeide ogen (30%). Daarnaast komen stijve schouders (28%) veel voor, net als rugpijn (21%), Slechts 18 procent heeft nergens pijn door hun thuiswerkplek.

Werken op een eetkamerstoel
De klachten worden mede veroorzaakt omdat mensen op onmogelijke plekken werken. Zo werkt één op de vijf nog steeds aan de eettafel, op een eettafelstoel. Eén op de tien werkt ook aan de eettafel, maar dan wel op een andere stoel.

Inmiddels heeft het merendeel wel een aparte werkkamer (30%), of heeft een bureau in een andere kamer neergezet (24%). Minder populaire, maar wel genoemde, opties zijn zelfs werken op bed (4%) of op de vloer (3%).

Fysiek beter thuiswerken
Niet zo gek dus, dat 44 procent van de respondenten aangeeft ergonomischer en comfortabeler te kunnen werken op kantoor. Bijna nog belangrijker is het dat 40 procent zegt meer gemotiveerd te zijn op kantoor, hoewel 20 procent dit juist heeft bij thuiswerken. Qua productiviteit lijkt er niet al te veel verschil te zijn tussen de locaties waar gewerkt wordt, met 37 procent van de respondenten die zich productiever voelt op kantoor en 31 procent thuis.

Tips voor ergonomischer thuiswerken

U kunt thuiswerkende medewerkers ondersteunen met een goede stoel of goed licht.
Verder kunt u hen motiveren om actief te zijn en bijvoorbeeld regelmatig van houding te wisselen.
Ook een ‘pauzeprogramma’ kan werknemers stimuleren om in beweging te komen.
Daarnaast hebben ogen ook regelmatig rust nodig: haal ze geregeld van het scherm af, staar in de verte en voorkom hinderlijke schittering op het scherm.
Thuiswerkers moeten er ook op letten dat het daglicht van de zijkant komt, loodrecht op de kijkrichting naar het beeldscherm.

Geleerde lessen over thuiswerken
Waar thuiswerken eerst nog gezien werd als een manier om het werk eenvoudiger te maken, bijvoorbeeld om files te vermijden of bij ziekte, is het nu voor velen de norm. In een jaar tijd, is genoeg ervaring opgedaan voor HR-dienstverlener SD Worx Nederland om de lessen van een jaar thuiswerken te inventariseren.

Zo kan thuiswerken verbeteren

Emotionele ondersteuning van collega’s
Het vele thuiswerken heeft zo zijn invloed op ons werkgeluk en de sociale verbinding met collega’s, die we missen als nooit tevoren. Recent onderzoek van Moneypenny, Nyenrode Universiteit en de Open Universiteit toont aan dat 41 procent van de respondenten de emotionele ondersteuning van collega’s mist.

Het is daarom verstandig om regelmatig afspraken in te plannen met andere collega’s. Niet alleen om het werk te bespreken, maar ook om even een praatje te maken. Door daarvoor tijd in te plannen, kan de verbondenheid met collega’s groter worden.

Stel een vitaliteitscommissie in
Verder is het een goed idee om geregeld (digitale) evenementen te organiseren. Een praktische manier is om daarvoor een vitaliteitscommissie op te richten – voor en door collega’s. Als daar medewerkers uit allerlei afdelingen aan meedoen, ontstaat diversiteit en betrokkenheid. Vanuit hun dagelijkse werk weten zij zelf namelijk het allerbeste waar behoefte aan is onder de collega’s.

De activiteiten hoeven geen hoogwaardige producties te zijn; het gaat om een ontspannen moment voor alle collega’s, zoals een popquiz. Doel van het evenement is tenslotte vooral saamhorigheid.

Laat waardering blijken
Veel mensen zetten zich nog steeds dagelijks in voor de organisatie, maar online is het lastiger om uw waardering te laten blijken. Er is gewoon veel minder contact met elkaar, hoewel het natuurlijk altijd mogelijk blijft om complimenten te geven tijdens online functioneringsgesprekken of een videogesprek.

Werkgevers zoeken vaker hun heil in het opsturen van een cadeaukaart, een speciaal borrelpakket of handige gadgets. Maar het belangrijkste blijft de persoonlijke boodschap die aansluit bij de ontvanger, want dat motiveert meer dan de grootste cadeaus.

Doe iets anders met schermvergaderen
Veel werknemers zijn het schermvergaderen en videobellen helemaal zat. Het focussen op schermen en dan ook nog actief meedoen, vraagt veel van ieders uithoudingsvermogen. Denk daarom eens na over kleine aanpassingen waarmee lange videovergaderingen plots praktische bijeenkomsten kunnen worden.

Kort ellenlange schermvergaderingen in tot een totale duur van drie kwartier of een half uur, omdat alle deelnemers dan kort en bondig moeten zijn. Stel vooraf een agenda op met duidelijke tijdslimieten. En gebruik soms ook alleen de telefoon of doe ook eens zaken buiten de deur, tijdens een wandeling.