Werknemer tekent vaststellingsovereenkomst niet? Ontslag soms toch mogelijk

Wanneer de werkgever een werknemer wil ontslaan, gebeurt dit vaak met een vaststellingsovereenkomst. Die kunt u alleen sluiten als de werknemer het eens is met het ontslag en u tot overeenstemming kunt komen over de voorwaarden. Meestal spreken beiden af dat de werkgever een vergoeding betaalt vanwege het ontslag. Om de afspraken te bekrachtigen, moeten beiden een handtekening zetten onder de overeenkomst. Maar wat kan u nog, als de werknemer mondeling instemt en dat via de mail en Whatsapp bevestigt, maar zijn handtekening maar niet zet onder de overeenkomst? Uit een rechterlijke uitspraak blijkt, dat die handtekening dan toch niet altijd nodig is.

Een vaststellingsovereenkomst is een contract tussen werkgever en werknemer waarin de partijen afspreken het dienstverband op een bepaalde datum te beëindigen. In plaats van te verwijzen naar ontslaggronden of procedures, wordt er in een vaststellingsovereenkomst (ook wel beëindigingsovereenkomst) een akkoord bereikt om het dienstverband te beëindigen. Als beiden instemmen met de voorwaarden, kan het ontslag soepel verlopen, zonder gang naar de rechter.

Strenge voorwaarden aan vaststellingsovereenkomst
De regels voor een vaststellingsovereenkomst zijn vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek (BW 7:900 e.v.). De overeenkomst moet aan bepaalde voorwaarden voldoen, zodat de werknemer recht houdt op een WW-uitkering van UWV. Deze instantie controleert hier ook op, wanneer de werknemer WW aanvraagt. Hieronder worden de belangrijkste voorwaarden toegelicht.

Belangrijkste voorwaarden vaststellingsovereenkomst

Vrijwilligheid: Beide partijen moeten de vaststellingsovereenkomst vrijwillig en uit eigen beweging hebben ondertekend. Dit betekent dat er geen dwang of druk mag zijn uitgeoefend op de werknemer. Het is een ontslag met wederzijds goedvinden en er is geen dringende reden voor het ontslag (want dat zou ontslag op staande voet betekenen).

Vanuit werkgever: Er moet duidelijk in de vaststellingsovereenkomst staan dat het initiatief om de arbeidsovereenkomst te beëindigen komt van de werkgever, met opgaaf van redenen. Als dit niet het geval is, heeft de werknemer geen recht op een WW-uitkering van het UWV.

Schriftelijke vorm: De vaststellingsovereenkomst moet schriftelijk worden vastgelegd.

Toestemming werknemer: De werknemer moet instemmen met de beëindiging van het dienstverband via de vaststellingsovereenkomst.

Ondertekening: Zowel werkgever als werknemer moeten de vaststellingsovereenkomst ondertekenen, voorzien van plaats en datum.

Tegenprestatie: De werkgever en werknemer spreken (in de meeste gevallen) een waardevolle tegenprestatie af voor de beëindiging van het dienstverband. Dit kan bijvoorbeeld een financiële vergoeding of outplacementbegeleiding zijn.

Beëindigingsdatum: Er moet een beëindigingsdatum worden afgesproken (de opzegtermijn), die op de vaststellingsovereenkomst moet staan vermeld. Ook moet u vermelden wanneer u een eindafrekening maakt.

Bedenktijd: De werknemer heeft het recht om zijn of haar instemming met het ontslag in te trekken. Dit moet gebeuren binnen twee weken na de ondertekening van de vaststellingsovereenkomst. Deze bedenktermijn moet ook duidelijk in de overeenkomst worden vermeld. Als u dit niet doet, wordt de bedenktermijn 3 weken.

 Ondertekening en bedenktermijn cruciaal?
Wanneer aan de voorwaarden hierboven is voldaan, is de vaststellingsovereenkomst geldig en kunnen de partijen het dienstverband op de afgesproken datum beëindigen. UWV zal dan ook een WW-uitkering toekennen, als de werknemer daar recht op heeft. Daarbij let UWV of de vaststellingsovereenkomst voldoet aan de voorwaarden en keurig is ondertekend door beide partijen.

Toch oordeelde de kantonrechter onlangs, dat in een uitzonderlijk geval ook kan worden volstaan met een schriftelijk akkoord per e-mail of whatsapp-bericht. Dit gebeurde nadat een werknemer van een supermarktbedrijf via de mail vertelde dat hij de vaststellingsovereenkomst had getekend, maar dat in de praktijk niet deed. Uiteindelijk probeerde hij alsnog na enkele weken zijn instemming in te trekken. Zijn contract liep later alsnog van rechtswege af, maar de werknemer stapte toch naar de rechter en eiste een vergoeding omdat de vaststellingsovereenkomst niet getekend was en dus niet geldig zou zijn.

Niet getekend, toch ingestemd
De rechter kwam tot de uitspraak dat schriftelijke ondertekening in dit uitzonderlijke geval niet nodig was, omdat de werknemer mondeling akkoord was gegaan in gesprek met de HR Business Partner van het supermarktbedrijf en later ook instemde via de mail. In de periode daarna volgde een stroom van mails en Whatsappberichten over en weer, waarin de werknemer meermaals bevestigde dat hij de vaststellingsovereenkomst had ondertekend en opgestuurd.

Maar de ondertekende overeenkomst is nooit bij het supermarktbedrijf aangekomen, ondanks vele waarschuwingen. In de berichten heeft de werknemer nooit de voorwaarden in de vaststellingsovereenkomst ter discussie gesteld. Hieruit trekt de kantonrechter de conclusie dat werknemer heeft ingestemd met de inhoud van de vaststellingsovereenkomst en dat de intrekking van zijn instemming daarmee ook te laat was.

HR kan proces soepeler laten verlopen met begeleiding
Een rechtszaak is wel het laatste wat je wilt als werkgever, wanneer je een vaststellingsovereenkomst opstelt. En het zou ook niet moeten, omdat de vrijwilligheid en het wederzijds goedvinden de belangrijkste voorwaarden zijn bij het sluiten van een vaststellingsovereenkomst. In de praktijk, gebeurt het natuurlijk wel dat een werknemer ‘koudwatervrees’ krijgt als hij/zij de conceptovereenkomst op papier ziet staan. Dat is natuurlijk begrijpelijk, want bij ontslag horen ook emoties en gevoelens van onzekerheid over de toekomst.

De HR-adviseur kan het proces soepeler laten verlopen door steeds open en eerlijk te zijn over rechten en plichten voor beide partijen. Het is soms beter om het ontslagvoornemen ruim op tijd aan te kondigen, zodat de werknemer even kan wennen aan de situatie en informatie kan inwinnen over zijn/haar rechten. De werknemer zal waarschijnlijk eerder een  handtekening zetten als hij/zij er gerust op is dat er een redelijke vergoeding wordt gegeven en het ontslag echt onvermijdelijk is. Ook de geruststelling dat de werknemer (eventueel) recht houdt op WW, kan de werknemer over de streep trekken. Maar te lang dralen met ondertekenen, hoeft u dus ook weer niet te accepteren. Het aanbod in de vaststellingsovereenkomst geldt tenslotte niet voor altijd en dat mag u best benadrukken.

Rechten werknemer
Bij een vaststellingsovereenkomst heeft de werknemer een aantal rechten waar hij/zij op kan terugvallen:

  • Recht op onafhankelijk advies: De werknemer heeft het recht om onafhankelijk advies in te winnen voordat hij de vaststellingsovereenkomst ondertekent. Dit kan bijvoorbeeld bij een vakbond, een advocaat of een arbeidsrechtspecialist.
  • Recht op bedenktijd: De werknemer mag na ondertekening binnen twee weken zijn/haar toestemming herroepen. De bedenktermijn moet duidelijk in de vaststellingsovereenkomst worden vermeld. Als die termijn er niet instaat, is de bedenktermijn binnen 3 weken na ondertekening.
  • Recht op informatie: De werknemer heeft het recht om volledige en juiste informatie te krijgen over de inhoud en de gevolgen van de vaststellingsovereenkomst.
  •  Recht op vergoeding: De werknemer heeft (meestal) recht op een tegenprestatie van de werkgever bij ontslag, die vastgelegd wordt in de vaststellingsovereenkomst, meestal een ontslagvergoeding. Er zijn echter omstandigheden denkbaar waarin een vergoeding niet aan de orde is.

U mag geen druk op de werknemer uitoefenen om de vaststellingsovereenkomst te tekenen. Als de werknemer niet tevreden is over de inhoud of de voorwaarden van de vaststellingsovereenkomst, of tijdens de bedenktijd zijn/haar instemming terugneemt, zult u op en andere manier het ontslag moeten afhandelen. Maar een stap naar de rechter kost geld en kan lang duren, zodat het soms aantrekkelijker kan zijn om de voorwaarden voor de werknemer iets te verbeteren, bijvoorbeeld door hogere vergoeding in de vaststellingsovereenkomst aan te bieden.

DOE HET ZELF: Vaststellingsovereenkomst ontslag wederzijds goedvinden

Doorsturen:

Neem een abonnement en download meer dan 300 actuele HR-instrumenten

Wilt u als HR-professional ook niks meer missen op uw vakgebied?