Doordat veel meer mensen vaker thuiswerken, zoeken werkgevers naar middelen om beter met elkaar in contact te blijven. Bijvoorbeeld met softwareprogramma’s waarmee collega’s eenvoudiger kunnen communiceren. Mag je dan eisen dat een medewerker daarin een profielfoto plaatst, of moet je dan rekening houden met het argument dat dit de privacy aantast?

Op de website Ius mentis, bespreekt ICT-jurist Arnoud Engelfriet het dilemma of de werkgever een medewerker kan verplichten om een profielfoto te plaatsen in een softwareprogramma waarmee collega’s samenwerken. Een kwestie die actueel is, nu organisaties investeren in softwareprogramma’s om hybride werken soepel te laten verlopen.

Softwareprogramma om samen te werken
De werkgever wil dat de werknemers gebruik maken van Slack, een samenwerkingsplatform waarmee communicatie onderling eenvoudiger wordt. Met het programma krijgen deelnemers online inzicht in taken en kunnen ze daarover eenvoudig met elkaar in contact komen, met bijvoorbeeld mail, chat of video-vergaderen.

Voordeel van de software is dat het goed beveiligd is en voldoet aan de Europese (en Nederlandse) privacywetgeving. De bedrijfsomgeving is alleen toegankelijk voor personeel en staat dus niet openbaar op internet.

Verplicht profielfoto plaatsen?
De werkgever wil dat de medewerker een profielfoto plaatst op Slack, omdat de collega’s dan een ‘gezicht bij de naam hebben’ en de communicatie onderling dan makkelijker wordt.

Maar de werknemer werkt al langer zonder profielfoto en vindt het een privacyschending als de profielfoto op internet terecht komt. Daarop kondigt de werkgever aan om uit te zoeken of hij dat toch kan verplichten.

Opvattingen verschuiven
In 2019 schreef Engelfriet al over de vraag of een werkgever foto’s van werknemers op internet mag plaatsen, dus zichtbaar voor iedereen die online is. Daarover was het oordeel dat dit niet zomaar mag van de AVG. De werkgever moet dan een onderbouwde belangenafweging maken tussen het bedrijfsbelang en de privacy van de werknemer.

Maar we zijn nu veel meer op afstand zijn gaan werken en daarmee is video-vergaderen bijvoorbeeld heel gewoon geworden. Daarom is het in 2021 ‘dus goed verdedigbaar’ dat het een reëel belang is om elkaar op afstand ook te willen zien. Voorheen kwamen collega’s elkaar fysiek tegen en wist je wel wie achter welke initialen schuilging. Maar nu we elkaar minder tegenkomen op het werk, is het begrijpelijk dat we elkaar op beeld willen zien.

Profielfoto plaatsen mag
Engelfriet wijst er ook op dat de profielfoto op Slack alleen voor collega’s zichtbaar is en dus niet op internet openbaar wordt gemaakt. Verder kan de werknemer de profielfoto zelf kiezen. Daardoor lijkt er geen ‘zwaarwegend privacybelang’ voor de werknemer te zijn.

Samenvattend, kun je als werkgever dus met een gerust hart van een medewerker vragen om een profielfoto te plaatsen. Voorwaarde is wel, dat het dan gaat om een besloten softwareplatform voor het verbeteren van de communicatie op het werk.

MIS NIKS: Abonneer je op de gratis Personeelsnet-nieuwsbrief

Doorsturen: