Via HR-systeem waarschuwen voor vervallen vakantiedagen, is niet genoeg

Iedere werknemer heeft recht op ten minste vier weken betaalde vakantie per jaar. De werkgever moet de werknemer voldoende gelegenheid geven om die vakantiedagen daadwerkelijk op te nemen. Sinds 2012 vervallen wettelijke vakantiedagen na een half jaar. De bedoeling is dat werknemers met regelmaat vakantie opnemen en kunnen ontspannen. De werkgever moet de werknemer tijdig en uitgebreid waarschuwen dat vakantiedagen vervallen. Een seintje in het HR-systeem is daarvoor niet afdoende. Als de werkgever niet volledig waarschuwt, vervallen de vakantiedagen ook niet. Dan kan de werknemer alsnog uitbetaling eisen aan het eind van het dienstverband. De kosten daarvoor kunnen aanzienlijk oplopen, blijkt uit een juridische procedure.

Samengevat: Wat kan HR hiervan leren?

  • Iedere werknemer heeft ten minste recht op 4 weken betaalde vakantie per jaar.
  • U mag wettelijke vakantiedagen niet omzetten in geld; afkopen mag alleen bij het eind van het dienstverband.
  • U mag schriftelijke afspraken maken met de werknemer over opsparen van vakantiedagen, bijvoorbeeld voor een sabbatical. Deze afspraken mogen nooit nadelig uitpakken voor de werknemer.
  • Wettelijke vakantiedagen vervallen volgens de Nederlandse wet na anderhalf jaar.
  • De werkgever moet de werknemer altijd gelegenheid geven om de opgebouwde wettelijke vakantiedagen binnen die termijn op te nemen.
  • U moet de werknemer uitgebreid en actief waarschuwen over vakantiedagen die gaan vervallen. Dat moet op tijd gebeuren, zodat de werknemer de vakantiedagen die dreigen te vervallen alsnog kan opnemen.
  • Het is niet voldoende om te verwijzen naar een overzicht of waarschuwing in het HR-systeem, of naar een standaard jaaroverzicht met vakantierechten.
  • Als u de werknemer niet actief, uitgebreid, persoonlijk en op tijd informeert, vervallen vakantiedagen níet en kan de werknemer uitbetaling eisen bij het einde van het dienstverband.
  • De bewijslast daarvoor ligt bij de werkgever.

In het verleden was het niet ongebruikelijk dat werknemers enorme stuwmeren met vakantiedagen opbouwden. Ze hadden het te druk voor vakantie, hadden er geen behoefte aan, of de baas deed steeds een beroep op ze om toch vooral aan het werk te blijven. Maar als werknemers niet op tijd ontspannen en herstellen van het werk, vallen ze op termijn vaak uit. Dat past niet bij goed werkgeverschap.

Werknemer in staat stellen om vakantie op te nemen
In 2012 is artikel 7:640a BW gewijzigd, waardoor wettelijke vakantiedagen vervallen na een half jaar en bovenwettelijke na vijf jaar. Belangrijk principe daarbij is, dat de werknemer gelegenheid moet krijgen om de vakantiedagen daadwerkelijk op te nemen. In het wetsartikel staat dan ook dat vakantiedagen niet na zes maanden vervallen als de werknemer door toedoen van de werkgever redelijkerwijs niet in staat is geweest vakantie op te nemen. In dat geval krijgt de werknemer alsnog de mogelijkheid om die vakantiedagen binnen 5 jaar op te nemen.

De wet biedt daarnaast overigens ook een mogelijkheid om afspraken met de werknemer op papier te zetten om vakantiedagen op te sparen. Bijvoorbeeld omdat de werknemer wil sparen voor een sabbatical of voor familiebezoek ver weg. Maar wat u ook afspreekt over de opbouw en het opnemen van vakantie, het mag nooit in het nadeel van de werknemer afwijken van de wet.

Kostbaar arbeidsconflict over vakantiedagen
Onlangs is een advies gepubliceerd van procureur-generaal bij de Hoge Raad, Ruth de Bock. De hoogste rechter had haar advies gevraagd over een situatie waarbij een arbeidsconflict is ontstaan over het uitbetalen van niet-opgenomen vakantiedagen. Dat conflict is zo hoog opgelopen, dat het via de kantonrechter en het gerechtshof bij de Hoge Raad terecht is gekomen. Dat het arbeidsconflict zo hoog opliep, komt waarschijnlijk ook omdat het een zaak betreft tussen een advocaat als werknemer en een advocatenkantoor als werkgever. Maar nu de zaak bij de Hoge Raad terecht is gekomen, komt er wel meer duidelijkheid over de toepassing van de vervaltermijn van vakantiedagen voor de HR-praktijk.

De advocaat (werknemer) had een stuwmeer van 265 (!) vakantiedagen opgebouwd en wilde deze opnemen. Hierover ontstond een dusdanig conflict met het advocatenkantoor (werkgever), dat de werkgever zelfs het arbeidscontract met de werknemer ontbond. De werknemer stapte vervolgens naar de kantonrechter, om de openstaande vakantiedagen alsnog uit te laten betalen (bij elkaar ruim 86 duizend euro). Daarnaast eiste de werknemer ook een transitievergoeding van 37 duizend euro. In grote lijnen, kreeg de werknemer zowel van de kantonrechter als het gerechtshof gelijk, maar het advocatenkantoor ging in cassatie bij de Hoge Raad.

Uitspraak in Duitsland is belangrijk voor Nederland
Voorafgaand aan de uitspraak in cassatie, heeft de Hoge Raad aan de procureur-generaal advies gevraagd. In haar advies, verwijst mevrouw De Bock veelvuldig naar een uitspraak van het Europese Hof van Justitie uit 2018, dat in korte tijd bekend is geworden als Max-Planck-arrest. Daarin eiste een ex-medewerker nabetaling van niet-opgenomen vakantiedagen van het wetenschappelijke instituut in München waar hij werkte. Volgens Duitse wetgeving, vervallen vakantiedagen al aan het eind van het jaar, dus ging de werkgever niet akkoord met uitbetaling. Maar ook deze medewerker startte een juridische tocht, die uiteindelijk eindigde bij het Europese Hof.

De uitspraak van het Hof is ook voor Nederland relevant, omdat de Nederlandse wetgeving (net als de Duitse) is gebaseerd op dezelfde Europese richtlijn (2003/88, artikel 7). Daarin is geregeld dat werknemers in alle EU-landen ten minste 4 weken betaalde vakantie moeten krijgen. En vakantiedagen mogen alleen worden uitbetaald aan het einde van het dienstverband.

Verregaande informatieplicht voor werkgever
Het Europese Hof boog zich over de vraag of een vervaltermijn voor vakantiedagen is toegestaan in nationale wetgeving. Het oordeel daarover was positief, mits de werkgever daadwerkelijk gelegenheid geeft om vakantie op te nemen. Bovendien moet de werkgever de werknemer precies en tijdig informeren als vakantiedagen dreigen te vervallen. De waarschuwing daarvoor moet op een dusdanig moment komen, dat de werknemer nog gelegenheid heeft om vakantiedagen die dreigen te vervallen ook op te nemen.

Dat betekent dus een verregaande informatieplicht, waarbij vakantiedagen alleen vervallen als de werkgever de werknemer tijdig informeert. De bewijslast daarvoor ligt bij de werkgever, omdat de werknemer als zwakkere partij wordt beschouwd bij een conflict.

Waarschuwing in HR-systeem is niet voldoende!
De procureur-generaal stelt dat deze uitleg over de Europese richtlijn ook van toepassing is op het Nederlandse recht. Zij verwijst in haar advies ook naar wetenschappelijke literatuur over de informatieplicht van de werkgever. Daarin wordt onderbouwd, dat de werkgever er niet op mag vertrouwen dat de werknemer in het HR-systeem zelf kan zien wanneer vakantiedagen vervallen. Ook niet als de werknemer daar op de PC of in een app voor wordt gewaarschuwd. Maar ook een jaarlijks standaardoverzicht van op te bouwen en te vervallen vakantiedagen is niet voldoende.

De informatieverplichting is een actieve inspanningsverplichting, waarbij de werkgever zijn werknemers periodiek (minimaal eenmaal per jaar) schriftelijk en individueel informeert over nog openstaande minimumvakantiedagen en over de daarvoor geldende vervaltermijn (en verjaringstermijn). De werkgever moet de werknemer daarbij nadrukkelijk aansporen om de minimumvakantiedagen tijdig op te nemen. Dat is zeker het geval als werknemers nog beschikken over minimumvakantiedagen uit het voorgaande jaar.

MIS NIKS: Abonneer je op de gratis Personeelsnet-nieuwsbrief

Doorsturen:

Neem een abonnement en download meer dan 300 actuele HR-instrumenten

Wilt u als HR-professional ook niks meer missen op uw vakgebied?