Vakantie opnemen, hoe zit het ook al weer?

De zomervakantie komt er weer aan. HR krijgt daarom extra vragen te beantwoorden over vakantierechten van medewerkers. Een mooi moment om de belangrijkste regels over het opnemen van vakantieverlof nog eens op een rijtje te zetten.

Vakantie aanvragen
De werknemer vraagt het verlof schriftelijk aan en de werkgever heeft twee weken om over de verlofaanvraag te beslissen. Let op die termijn, want als de werkgever niet binnen twee weken reageert, mag de werknemer aannemen dat de verlofaanvraag is goedgekeurd. Bij veel werkgevers verloopt de verlofaanvraag elektronisch, via het HR-systeem, en zal de manager een seintje krijgen om de termijnen te bewaken.

In theorie is het voor werknemers dus nog mogelijk om nu verlof aan te vragen voor de zomervakantie. In de praktijk is het aan te bevelen om vooraf vakanties op elkaar af te (laten) stemmen, zodat de bedrijfsvoering niet in gevaar komt. Dat geeft u ook voldoende tijd om eventuele onderbezetting te signaleren en op te vullen met tijdelijke (vakantie-)krachten.

Wettelijk, bovenwettelijk en nadere afspraken
Werknemers krijgen wettelijke vakantiedagen, waarover het loon wordt doorbetaald. De werknemer heeft recht op 4 maal de wekelijkse arbeidsduur aan vakantie en moet ieder jaar het wettelijk aantal vakantiedagen kunnen opnemen. U mag daar geen bezwaar tegen maken, ook niet met een beroep op 'zwaarwegende bedrijfsbelangen'. In de cao kunnen bovendien aanwijzingen staan over het aantal dagen dat (minimaal) aaneengesloten opgenomen kan/mag worden.

Bovenop de wettelijke vakantiedagen kunnen ‘bovenwettelijke’ vakantiedagen worden opgebouwd. Deze kunnen per cao worden afgesproken, ze staan in het personeelshandboek, of worden vastgelegd na onderhandelingen over de arbeidsovereenkomst. Voor het opnemen daarvan kunnen andere afspraken gelden. Ook kunnen afspraken worden gemaakt over (langer) sparen van vakantiedagen, door de vervaltermijn te verlengen. Een kortere vervaltermijn is niet toegestaan.

Verlof weigeren
Het recht op vakantie is wettelijk vastgelegd; de werkgever moet in principe instemmen met de verlofaanvraag van de werknemer. U mag alleen bezwaar maken bij ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’, bijvoorbeeld omdat de productie dreigt stil te vallen.

Als u de verlofaanvraag wilt weigeren, moet u schriftelijk bezwaar maken binnen 2 weken na ontvangst van de verlofaanvraag. U moet de werknemer dan wel gelegenheid geven op een ander moment vakantie op te nemen. Het weigeren van vakantieverlof zorgt meestal voor verstoorde verhoudingen met werknemers. U kunt dit probleem beter vòòr blijven met een goede vakantieplanning.

In de cao kunnen nadere regels staan voor het opnemen en weigeren van vakantieverlof. Zo mag de werkgever vakantieverlof weigeren als er in de cao afspraken zijn gemaakt over collectief verlof (bijvoorbeeld in het onderwijs of in de bouw). Ook kan de cao afspraken bevatten over afwijkende regels voor het opnemen van bovenwettelijke vakantiedagen.

Vervallen van vakantiedagen
Om stuwmeren tegen te gaan, zijn de vervaltermijnen waarop verschillende vakantiedagen mogen worden opgenomen in de wet vastgelegd:

  • Wettelijke vakantiedagen die de werknemer niet opneemt, vervallen een half jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Niet opgenomen wettelijke vakantiedagen in 2016, vervallen dus per 1 juli 2017.

Overige vakantiedagen vervallen 5 jaar na het kalenderjaar van de opbouw van de vakantiedagen:

  • Dagen die de werknemer niet op tijd kon opnemen, bijvoorbeeld door ernstige ziekte;
  • Vakantiedagen die vóór 1 januari 2012 zijn opgespaard;
  • Alle bovenwettelijke vakantiedagen.

Kortst geldig het eerst
Bij het opnemen van vakantiedagen, komen eerst de vakantiedagen in aanmerking die nog het kortst geldig zijn.

De volgorde van opnemen is daarom over het algemeen:

  1. Eerst de eventuele overgebleven wettelijke vakantiedagen van 2016, die per 1 juli 2017 vervallen.
  2. Vervolgens eventuele overgebleven wettelijke vakantiedagen van 2012. Deze waren nog 5 jaar geldig en vervallen dus per 1 januari 2018.
  3. Daarna de wettelijke vakantiedagen over 2017 (vervallen 1 juli 2018).
  4. Vervolgens zijn de bovenwettelijke vakantiedagen aan de beurt vanaf 2013 en later. Deze vervallen vanaf 1 januari 2019, respectievelijk steeds een jaar later.

Op individueel niveau, moet de werkgever ook rekening houden met vakantiedagen die overgebleven zijn omdat de werknemer redelijkerwijs niet in staat was om die op nemen. Dat kan door ziekte zijn, of doordat de werkgever eerder vakantieverlof niet heeft toegestaan.

Vakantie bij ziekte
Werknemers bouwen vakantierechten op bij ziekte. Zij mogen ook op vakantie, maar moeten dan wel vakantiedagen opnemen. De werkgever moet wel toestemming geven voor de vakantie.

Vakantie-uren uitbetalen
Bovenwettelijke vakantiedagen kunt u, in overleg met de werknemer, afkopen. U kunt elkaar daar niet toe verplichten. Wettelijke vakantiedagen mag u niet uitbetalen. Dat laatste is alleen toegestaan (en gebruikelijk) als de arbeidsovereenkomst eindigt.

Een werknemer mag wettelijke vakantie-uren ‘meenemen’ naar een nieuwe werkgever, maar deze hoeft de vakantie-uren niet uit te betalen. De vervaltermijnen blijven gelijk. Voor het meenemen van vakantie-uren is een verklaring nodig van de vorige werkgever. Ook moet de nieuwe werkgever instemmen.

Vakantie intrekken
Bij zwaarwegend bedrijfsbelang, kan de werkgever al verleende vakantie intrekken. Deze maatregel moet alleen worden ingezet als het echt niet anders kan, omdat het zeer ingrijpend is voor de werknemer (en zijn/haar sociale omgeving).

Wie dat tòch doet, moet er rekening mee houden dat de werknemer (op zijn zachtst gezegd) niet blij zal zijn. De werkgever moet ook compensatie bieden en ten minste alle gemaakte kosten vergoeden.

MIS NIKS: Abonneer je op de gratis Personeelsnet-nieuwsbrief

Doorsturen:

Neem een abonnement en download meer dan 300 actuele HR-instrumenten

Wilt u als HR-professional ook niks meer missen op uw vakgebied?