Initiatieven die de personeelsafdeling kan nemen.

Nu alle regio’s na de vakantie weer aan het werk zijn, staan de wegen als vanouds vol. Juist als de economie goed draait, worden de files langer. Dit jaar zal de filedruk weer 10 procent verder toenemen, zo zijn de verwachtingen. Voor veel organisaties zijn de verstopte wegen een flinke verliespost: werknemers komen te laat op het werk of bij afspraken, waardoor omzet en productie achter blijven. Voor werknemers betekenen de files tijdverlies en ergernis.

Wat kan de personeelsafdeling aan initiatieven ontwikkelen om de effecten van het fileleed te verzachten? Personeelsnet stelde een overzicht samen van acht veel geopperde mogelijkheden.

1. Thuiswerken stimuleren
Werkgeversorganisatie VNO-NCW wil werkgevers stimuleren om thuiswerken mogelijk te maken. Werknemers zouden afwisselend één of twee dagen per week thuis moeten werken op een thuiswerkplek die voor rekening komt van de werkgever. Volgens de werkgeversorganisatie zijn de kosten beperkt, terwijl de voordelen groot zijn. De vakbonden ondersteunen het idee, dat ook een oplossing kan zijn om werk en privéleven beter te combineren.

Onderdeel van het plan is om werknemers die thuis werken extra te belonen. Eén van de voorgestelde maatregelen is een anti-file-bonus. Over een deel van het salaris wordt dan minder belasting geheven, zodat het financieel loont om een aantal dagen per week thuis te werken, aldus VNO-NCW.

Uit onderzoek van TNS-NIPO voor Cap Gemini blijkt dat er onder werknemers veel animo bestaat voor moderne werkvormen, zoals thuis- en telewerken. Slechts 8 procent van de forensen werkt nu echter voor een bedrijf dat de mogelijkheid tot thuiswerken biedt.

2. Dichtbij het werk wonen
Medewerkers die dichtbij het werk wonen, kunnen lopend of op de fiets naar het werk. Werkgevers kunnen medewerkers stimuleren om dichterbij te gaan wonen door een verhuiskostenvergoeding te geven. Verder kan bij vacatures eerst in de regio worden geworven, of bij de selectie van personeel rekening worden gehouden met de woonplaats van de sollicitant.

Uit hetzelfde onderzoek van TNS-NIPO blijkt dat gesubsidieerd verhuizen naar plekken dichterbij het werk, op veel belangstelling kan rekenen van medewerkers. Circa de helft van de ondervraagde forensen geeft aan verhuizen te overwegen, als dit financieel aantrekkelijk zou worden gemaakt.

3. Banenruil
Uit (weliswaar beperkt) onderzoek van de website werkdichterbijhuis.nl zou blijken dat een meerderheid van de werkgevers mee wil werken aan banenruil van werknemers als oplossing voor fileverzuim.

4. Openbaar vervoer en fiets gebruiken
In plaats van een lease-auto kan ook een OV-kaart worden verstrekt, of een fiets. Voorwaarde is wel dat het openbaar vervoer een waarlijk alternatief moet zijn. Te veel organisaties zijn niet goed te bereiken met het OV. Om de auto te ontmoedigen, kan de fietsvergoeding worden verhoogd (maar niet altijd belastingvrij!) en de autovergoeding worden verlaagd.

5. Carpoolen en parkeren
Laat medewerkers samen rijden en reserveer goede parkeerplaatsen voor carpoolers op het parkeerterrein. Verstrek alle reisvergoedingen aan de bestuurder (boven de 19 cent per kilometer moet daarover dan wel belasting worden betaald). Meereizende collega’s kunnen in de auto dan alvast wat werken. Als meer bedrijven gaan carpoolen, nemen de files wellicht af.

Parkeerplaatsen zijn vaak een probleem. U kunt het aantal ook actief inperken en zo het gebruik van openbaar vervoer of carpoolen bevorderen. Doe dat alleen als de plek van het kantoor ten opzichte van het openbaar vervoer, en de arbeidsmarkt, het toelaten.

6. Inloggen tijdens de reis
Laat werknemers tijdens hun reis in de trein inloggen met een mobiele dataverbinding, zodat de werktijd al (ten dele) in de trein kan beginnen. Geef laptops aan medewerkers op filetrajecten en laat ze inloggen bij wegrestaurants en andere hotspots als de files te lang zijn. Dan kunnen ze later doorrijden als de files verdwenen zijn.

Ook is het mogelijk om satellietkantoren te huren, waar medewerkers aan het werk kunnen. Inmiddels werkt al 7 procent van de werknemers bij een bedrijf dat beschikt over satellietkantoren.

7. Werktijden spreiden
Van de automobilisten die regelmatig voor hun werk in de spits rijden, zegt de helft (50%) niet op een ander tijdstip te rijden 'omdat dat niet kan met mijn werk' en nog eens negentien procent geeft aan 'dat dat niet mag van de werkgever'. Vooral werknemers die in de drie grote steden wonen zeggen vaak (36%) dat de werkgever het niet goed vindt. Dat blijkt onderzoek van (opnieuw) TNS NIPO in opdracht van RTL Nieuws.

Opmerkelijk, want juist het spreiden van werktijden kan veel fileleed besparen. Er zijn veel medewerkers die vòòr de files uit willen rijden: kunnen ze na het werk de kinderen fijn van school halen, en ook thuis nog wat doen. Ook zijn er genoeg medewerkers die juist later willen beginnen en het geen punt vinden om dan ook later te vertrekken.

De werkgever heeft het voordel van langere bezetting van de werkplekken, waardoor ook over een langere periode service kan worden geboden. De kantoorkosten worden zo per saldo ook lager.

8. Geld besparen
Door moderne technologie te combineren met mogelijkheden als deeltijdwerk, flexibele werktijden en thuiswerken is aanzienlijk minder werkruimte nodig en bespaart het bedrijf ook geld. Zo kan het terugdringen van de gevolgen door files ook financieel heel interessant zijn. De extra investeringen in kantoorinnovatie kunnen zo gepaard gaan met blijvend lagere beheerkosten.

© Ook van dit artikel berust het auteursrecht bij Personeelsnet Media, te Den Haag. U mag dit artikel niet herpubliceren zonder bron- en linkvermelding.