Personeelsnet

Zowel te veel als te weinig informatie maakt werknemers ongelukkig

Nederlandse werknemers voelen zich gestrest door een overvloed aan informatie op het werk. Ze zien door de bomen het bos niet meer en gaan daardoor meer beslissingen ‘op gevoel’ nemen. Dat pakt vaak verkeerd uit om hun doelen te bereiken. Aan de andere kant worden werknemers wanhopig door de vele documenten die ze juist niet kunnen vinden. Dat kost veel tijd en ze kunnen klanten niet goed helpen, wat onbevredigend is en tot frustratie leidt.

Afgelopen week verschenen de resultaten van twee afzonderlijke onderzoeken door IT-dienstverleners over de manier waarop werknemers met data moeten werken. Daaruit blijkt dat werknemers veel tijd kwijt zijn met het naar boven halen van de juiste data om beslissingen te nemen. Ze worden soms overdonderd door grote bergen informatie, terwijl er aan de andere kant juist hopeloos gezocht moet worden naar elektronische documenten die nodig zijn om een beslissing te nemen. In beide gevallen levert dat werkstress op bij ontevreden medewerkers.

Overweldigd door te veel data
Werknemers in de Benelux die belangrijke beslissingen moeten nemen, ‘voelen zich vaak overweldigd door de hoeveelheid data die daarvoor beschikbaar is.’ Ze vinden het wel belangrijk om over alle gegevens te kunnen beschikken, maar weten niet zeker of alle data wel relevant is. Door de grote hoeveelheid is het ook lastig om alles te doorgronden en vervolgens een afgewogen beslissing te nemen. Dat blijkt uit onderzoek door Oracle NetSuite een softwaresysteem dat informatie bundelt over onder meer planning, financiën, voorraadbeheer en HR.

Bijna driekwart van de werknemers vindt de gegevens die ze beschikbaar hebben niet altijd nuttig. Bijna de helft heeft wel de goed informatie, maar heeft niet genoeg kennis om daarvan een goede analyse te maken. Slechts 7 procent voelt zich nooit overweldigd door de beschikbare hoeveelheid gegevens.

Dan maar besluiten nemen op gevoel
Omdat de besluitvorming door de grote hoeveelheid data lastig is, gaan werknemers steeds vaker af op hun intuïtie. Het aantal organisaties dat voor het nemen van essentiële zakelijke beslissingen vertrouwt op de intuïtie van hun werknemers, is de afgelopen 12 maanden meer dan verdubbeld (van 11 naar 31 procent). Van deze organisaties heeft één op de vijf een minder duidelijk beeld van de richting die het bedrijf op gaat.

Maar een groeiende cultuur van beslissingen nemen 'op het gevoel', heeft een negatief effect op de bedrijfsresultaten. Ook hebben medewerkers daardoor minder het idee dat ze bijdragen aan de strategie en het succes van hun organisatie. Deze organisaties betalen hiervoor echter een prijs: zij haalden gemiddeld in het afgelopen jaar bijna tweemaal zo vaak (41 procent) hun groeidoelen niet, vergeleken met andere organisaties (22 procent). Organisaties die hun beslissingen niet op data baseren, verwachten dit jaar ook minder omzetgroei (43 procent) vergeleken met het gemiddelde (54 procent).

Hulp van technologie?
De grote hoeveelheid informatie levert werknemers veel stress op bij het nemen van beslissingen. Ze zijn ook bang dat een verkeerde beslissing hun persoonlijke reputatie schaadt. De stress is ook groter geworden door het werken op afstand. Zes van de tien werknemers in de Benelux geeft aan dat zij daardoor minder goed kunnen communiceren met hun managers en dat dit ten koste gaat van het besluitvormingsproces.

Organisaties die hun medewerkers naar behoren van relevante en bruikbare inzichten voorzien, hebben de beste kansen om te floreren. Werknemers werken ook graag met de juiste informatie, maar dan moet het ze wel gemakkelijker worden gemaakt. De IT-dienstverleners claimen daarbij te kunnen helpen, bijvoorbeeld door kunstmatige intelligentie (AI) in te zetten bij besluitvormingsprocessen.

Hopeloos op zoek naar documenten
Ander onderzoek van ABBY, een bedrijf dat software maakt waarmee je op een intelligente manier allerlei documenten kunt doorzoeken, laat zien dat werknemers veel tijd en moeite kwijt zijn aan het vinden van de juiste documenten, tot wel 8 uur per week. Hierdoor kunnen ze hun klanten niet altijd optimaal helpen en dat maakt werknemers minder tevreden over hun werk.

Zes van de tien werknemers stelt dat hun werk wordt bemoeilijkt door problemen met de toegang tot documenten. Belangrijke bedrijfskritische informatie zit vaak verborgen in verschillende gedigitaliseerde documenten - zoals pdf's, Excel-sheets, e-mails, afbeeldingen, tekstberichten en chatbotgesprekken. Handmatig doorzoeken kost veel tijd en leidt tot fouten. Daardoor nemen bedrijven soms niet de juiste beslissingen die bovendien te laat komen, waardoor klanten minder tevreden zijn.

Werkervaring van werknemers verbeteren
Werknemers willen hun tijd liever besteden aan zinvol werk, in plaats van handmatig naar informatie zoeken. Ze raken gefrustreerd doordat ze onnodige fouten moeten corrigeren terwijl ze werk met een grotere meerwaarde zouden kunnen doen.

Volgens ABBY kan ook hier weer kunstmatige intelligentie van pas komen. Bijna drie kwart van de werknemers is bereid om AI-vaardigheden te gebruiken om fouten te verminderen en de efficiëntie te verhogen, Een derde wil zich bijscholen om betere beslissingen te nemen waardoor er meer tijd is om in te spelen op de behoeften van de klant. AI-vaardigheden inzetten voor documenten zorgt voor een snellere doorloop van processen en een vermindering van het aantal fouten, maar ook meer betrokken werknemers die tijd hebben taken te doen die bevredigender en winstgevender zijn, stelt ABBY.

MIS NIKS: Abonneer je op de gratis Personeelsnet-nieuwsbrief

Neem een abonnement en download meer dan 300 actuele HR-instrumenten

Wilt u als HR-professional ook niks meer missen op uw vakgebied?