Afwezigheid van medewerkers, zowel gepland als onverwacht, kost veel geld doordat de productiviteit afneemt. Bovendien leidt het tot meer werk voor collega’s, maar het vergroot ook werkstress en is slecht voor de sfeer op het werk.

Dat zijn bevindingen uit onderzoek door Kronos Incorporated in samenwerking met de Society for Human Resource Management (SHRM). Opvallende conclusie uit het rapport is dat ook geplande afwezigheid, zoals vakanties, leidt tot productiviteitsverlies. Want hierdoor neemt de productiviteit af met wel 15 procent.

Gevolgen afwezigheid in kaart brengen
Afwezigheid heeft effecten op organisaties, medewerkers en de productiviteit van het management. Ook zijn er andere gevolgen, zoals het inzetten van vervangende werknemers, het maken van overuren, directe en indirecte kosten van betaald verlof.

De totale kosten voor verzuim (loonkosten, vervangingskosten en overwerk door collega’s) kunnen oplopen tot 15 procent van alle loonsom. Als daar indirecte kosten bij worden opgeteld, vanwege verlies van productiviteit, kan dat aandeel van de loonsom oplopen tot wel 22 procent. Vooral onverwacht verzuim van werknemers blijkt duur. Want ongeplande afwezigheid, zoals ziekte, geeft een productiviteitsdaling te zien van 32 procent.

Verzuim kost leidinggevenden 3 uur per week
Gemiddeld besteden leidinggevenden ruim drie uur per week aan het opvangen van afwezigheid door het regelen van vervanging, het aanpassen van de werkzaamheden of het geven van instructies aan de vervangers. Dit komt neer op bijna vier werkweken per jaar per leidinggevende.

De productiviteit van zowel medewerkers als leidinggevenden heeft te lijden onder werknemers afwezigheid. Medewerkers in Europa zijn 24 procent minder productief wanneer een collega afwezig is door het opvangen van werkzaamheden. Bij leidinggevenden is dat 17 procent. Omdat zij zich moeten richten op het regelen van vervanging of processen moeten aanpassen gaat de gehele productiviteit achteruit.

Kosten van verzuim beter bijhouden
Ralf Lommel, General Manager Europa bij Kronos stelt dat de meeste kostenposten in een organisatie vaak duidelijk worden bijgehouden, maar dat de kosten van afwezigheid vaak moeilijk zijn te herleiden.

“Soms worden deze kosten niet bijgehouden in een geautomatiseerd of aanwezigheidssysteem of denken managers ten onrechte dat ze verwaarloosbaar zijn. Toch hebben de meeste organisaties beleid als het gaat om absentie. Door de strategie te koppelen aan de juiste tooling is het registreren en beheersen van de kosten door afwezigheid mogelijk. Inzicht is vaak al de eerste stap naar de oplossing.”

Niet alleen kosten, ook stress en lagere betrokkenheid
Naast extra kosten, heeft afwezigheid ook andere gevolgen. Meest voor de hand liggend is dat de werklast voor collega’s toeneemt. Maar uit het onderzoek komt ook naar voren dat (vooral ongepland) verzuim leidt tot meer stress, verstoringen in het werk en lagere betrokkenheid door een verslechterde werkmoraal.

Wat daarbij niet meehelpt, is dat veel afwezigheid werd gezien rondom het weekend en voorafgaand aan vakanties, belangrijke sportwedstrijden en nationale feestdagen. Organisaties die verzuim willen aanpakken, moeten proberen de vicieuze cirkel te doorbreken van toenemende stress door verzuim die weer leidt tot uitval van anderen en dus opnieuw meer verzuim.

MIS NIKS MEER: Schrijf je hier in voor de gratis HR-nieuwsbrief