Rond de feestdagen krijgen werknemers vaak geschenken van vaste klanten. Natuurlijk is het leuk om iets van de klant te krijgen, maar dit moet wel passend zijn binnen een werkrelatie. Want een duur geschenk kan leiden tot belangenverstrengeling en een negatief imago van uw bedrijf. Hoe gaat u binnen uw onderneming om met relatiegeschenken? Advocaat Linda Jacobs geeft enkele praktische tips.

Mr. Linda Jacobs - Advocaat

Rond de feestdagen krijgen werknemers vaak geschenken van vaste klanten. Dit kan variëren van een balpen, een cadeaubon of een fles wijn tot zelfs een mobiele telefoon. Het ontvangen van een relatiegeschenk is een leuk extraatje voor de werknemer, maar waar het begint met kleine geschenken, kunnen relatiegeschenken steeds duurder en groter worden. Hoe gaat u binnen uw onderneming om met relatiegeschenken? Hieronder vindt u enkele praktische tips.

Waarom van belang?
Regels over relatiegeschenken zijn met name van belang voor de werknemers die veel (persoonlijk) contact hebben met de relaties van de onderneming. Natuurlijk is het leuk om iets van de klant te krijgen, maar dit moet wel passend zijn binnen een werkrelatie.

Een duur geschenk kan leiden tot belangenverstrengeling en een negatief imago van uw bedrijf. Om die reden is het van belang om regels op te stellen over het aannemen en weigeren van relatiegeschenken.

Reglement
Voor werknemers is het vaak lastig om in te schatten of zij een relatiegeschenk wel of niet mogen aannemen. Zoals voor veel afspraken in een werkrelatie geldt, is mijn advies om ook deze afspraken vast te leggen in een arbeidsvoorwaardenreglement of gedragscode. Dit kan variëren van een uitdrukkelijk verbod op het aannemen van relatiegeschenken tot voorwaarden waaronder het is toegestaan om een relatiegeschenk aan te nemen.

Mijn advies is om in een reglement in elk geval vast te leggen:

• wat een werknemer wel en niet mag aannemen;
• tot welke waarde een werknemer een geschenk – zonder toestemming – mag aannemen;
• wanneer toestemming is vereist;
• bij wie toestemming moet worden gevraagd;
• wie toezicht houdt op en hoe de controle plaatsvindt op het aannemen van relatiegeschenken;
• welke sancties volgen bij overtreding van deze voorschriften.

Het handelen in strijd met deze gedragsregels kan een reden vormen om de arbeidsovereenkomst met de werknemer te beëindigen. 

Openheid
Om deze voorwaarden succesvol toe te passen binnen uw onderneming, is een open cultuur van belang. Werknemers moeten een aanbod van een relatiegeschenk wel (durven te) melden, met name als zij vaak de relatie bezoeken en het aannemen van relatiegeschenken buiten uw zicht gebeurt. Ik raad u dan ook aan om ervoor te zorgen dat het beleid over relatiegeschenken een breed draagvlak binnen de onderneming heeft. Ga hierover met uw werknemers in gesprek, betrek uw werknemers en/of de Ondernemingsraad bij het opstellen van het reglement en stimuleer uw werknemers om dit na te leven.

In dat kader kan worden overwogen om in het reglement op te nemen dat een werknemer, bij een lichte eerste overtreding, in eerste instantie officieel wordt gewaarschuwd. Als een overtreding niet direct wordt bestraft met ontslagmaatregelen, zal een werknemer eerder openheid van zaken geven.

Praktische tips
Hieronder enkele tips over hoe in de praktijk kan worden omgegaan met relatiegeschenken. Wellicht past één van deze tips binnen uw bedrijf:

• voor functies waar de integriteit van de werknemer hoog in het vaandel staat, zoals ambtenaren, politie, werknemers die zich bezighouden met grote contracten, geldt vaak een verbod op het aannemen van geschenken. Dit om de schijn van belangenverstrengeling en imagoschade te voorkomen;
• een incidenteel, alledaags geschenk (bijvoorbeeld bloemen, chocola, wijn) wordt door veel werkgevers geaccepteerd, maar het is aan te raden werknemers dit wel te laten melden, zodat u op de hoogte blijft van de relatiegeschenken die worden aangenomen;
• mijn advies is om een duidelijk, strikt beleid te hanteren, maar telkens ook naar de individuele situatie van de werknemer te kijken. Hoe lang is de werknemer in dienst? Heeft de werknemer vaak contact met relaties? Is hij/zij er eerder op gewezen om geen relatiegeschenk in ontvangst te nemen? Betrek alle omstandigheden in uw beoordeling om wel of geen sanctie op te leggen;
• tot slot is een veel gehoorde oplossing, om gelijkheid binnen het bedrijf te waarborgen, dat ontvangen relatiegeschenken met Sinterklaas of Kerst worden verloot onder alle personeelsleden. Zo deelt iedereen mee in de vrijgevigheid van relaties.

Contact
Dit artikel is geschreven door mr. L.E. Jacobs, advocaat bij Absolute Advocaten te Huissen. U kunt haar bereiken per mail: jacobs@absoluteadvocaten.nl of telefoon: 026 32 59 023 . U kunt berichten van Linda Jacobs ook volgen op Twitter en Linkedin.