Praktische longread: Hybride werken invoeren? Alleen in goed overleg met uw medewerkers

Hoe gaan we in Nederland verder met hybride werken en wat moet daarvoor worden geregeld? Met deze vraag van het kabinet is de SER aan de slag gegaan. Het belangrijke adviesorgaan van werkgevers, vakbonden en kroonleden, heeft een omvangrijk rapport geschreven waarin het kabinet wordt gevraagd om verschillende knellende regelingen aan te pakken. Bijvoorbeeld de arbovergoeding voor thuiswerkplekken, maar ook de totale Werkkostenregeling (WKR) die voor kleinere werkgevers vaak onbegrijpelijk is. Hybride werken heeft zeker voordelen, constateren de SER-leden, maar het moet wel in goed overleg met het personeel worden ingevoerd. In dit uitgebreide artikel, bespreekt Personeelsnet de hoofdpunten voor HR-professionals van het SER-advies.

Veel mensen werkten voor de coronacrisis al een dag thuis. De afgelopen twee jaar zijn ze vooral méér dagen thuis gaan werken. Dan gaat het overigens vooral over medewerkers die al een goede positie op de arbeidsmarkt hebben. Want uw mensen die hun werk op locatie moeten uitvoeren, ervaren nog helemaal niets van de voordelen die hybride werken kan hebben.

Er kunnen dus gevoeligheden ontstaan tussen collega’s, wanneer een deel van de medewerkers (bijvoorbeeld in één team) wél en een ander deel niet hybride mag (of kan) werken. Door sommige organisaties wordt er daarom, vanwege de goede sfeer, voor gekozen om hybride werken te beperken. Maar het dilemma kan volgens het SER-advies ook anders worden opgelost.

Ook kansen als hybride werken niet kan
De SER waarschuwt werkgevers in zijn uitgebreide adviesrapport (PDF) dat er geen wig moet ontstaan tussen thuiswerkers en werknemers op locatie. Het advies is om te bekijken of het takenpakket van locatiewerkers deels kan worden gebundeld of aangepast, zodat zij toch enkele werkzaamheden vanuit huis kunnen doen. Daarmee kan deze groep ook de voordelen van thuiswerken ervaren. Op deze manier kunnen bedrijven bijvoorbeeld ook kansen bieden aan mensen met een beperking.

Overigens maken medewerkers die juist veel buiten de reguliere werklocatie werken, zich ook geregeld zorgen. Zij vrezen voor lagere promotiekansen door een zwakkere binding met de werkgever (‘uit het oog, uit het hart’).

Informatie belangrijk, ook van HR
Veel werkgevers experimenten nog met hybride werken in hun organisatie. Bij de vormgeving van hybride werken, moeten zij er goed op letten dat medewerkers op locatie én hybride medewerkers, dezelfde kansen houden. Als medewerkers op verschillende locaties werken is goede toegang tot bedrijfsinformatie nodig voor alle groepen werkenden. De SER wijst dan vooral op informatie vanuit HR, over productiegegevens en over managementbeslissingen.

Hetzelfde geldt ook voor het online beschikbaar maken van informatie die normaal alleen op de werklocatie beschikbaar is. Verder kan aanwezigheid op de werkplek van het management en sleutelpersonen een punt van aandacht zijn.

Relatie met wetsvoorstel ‘Werken waar je wilt’
Tweede Kamerleden van D66 en GroenLinks willen de Wet flexibel werken (Wfw) zodanig wijzigen, dat werknemers ook een verzoek mogen doen om thuis te werken. De werkgever wordt verplicht om met de werknemer te overleggen en moet het verzoek honoreren, tenzij daar zwaarwegende bedrijfsbelangen mee in het geding komen. De wet moet gaan gelden voor organisaties waarin tien of meer werknemers werken.

De SER onderschrijft de uitgangspunten van de initiatiefwet, maar wil dat de werkgever de mogelijkheid krijgt om veel meer punten te wegen bij zijn beslissing. Bijvoorbeeld het welzijn van de werknemer, een goede teamsamenwerking, of zware administratieve of financiële lasten voor de werkgever. Maar ook hier geldt dat werkgever en werknemer in overleg moeten treden om samen tot een goede oplossing te komen.’

Voor- en nadelen van hybride werken
Hybride werken kan zowel werkgevers als werknemers voordelen bieden, stelt de SER. Over het algemeen denken werkgevers en vakbonden positief over een zekere mate van hybride werken. Maar het is wel verstandig om de voor- en nadelen goed te wegen.

Voor- en nadelen hybride werken voor werkgevers en werknemers

Voordelen voor werkgevers

Voordelen voor werknemers

  • Grotere werktevredenheid van medewerkers door betere werk-privé balans en minder reistijd
  • Aantrekkelijker als werkgever voor werving en behoud personeel
  • Hogere arbeidsproductiviteit, omdat medewerkers geconcentreerder en efficiënter kunnen werken
  • Betere en efficiëntere dienstverlening dankzij technologische ontwikkelingen
  • Duurzame inzetbaarheid van medewerkers
  • Doelstellingen duurzaamheid realiseren
  • Plaats- en tijdsonafhankelijk werken
  • Besparing kosten, zoals reiskosten, energiekosten en kantoorpanden
  • Betere werk-privé balans, bijvoorbeeld door zorgtaken en werk beter te kunnen combineren
  • Besparing reistijd, door niet te reizen of piekmomenten te kunnen vermijden
  • Beter kunnen werken buiten de bedrijfslocatie, onder andere bij specifieke werkzaamheden die concentratie vereisen
  • Besparing kosten, onder andere reiskosten en kosten bedrijfsrestaurant
  • Meer mogelijkheden op de arbeidsmarkt, onder andere omdat afstand tot de bedrijfslocatie of persoonlijke beperkingen minder uitmaken

Nadelen voor werkgevers

Nadelen voor werknemers

  • Aandacht voor sociale cohesie en cultuur binnen teams en organisatie
  • Innovatieve en creatieve processen werken beter op de bedrijfslocatie
  • Slechte invoering van hybride werken leidt tot meer gezondheidsrisico’s en ziekteverzuim
  • Leidinggevenden moet oog hebben voor het functioneren, prestaties, inzet en welzijn van medewerkers op afstand
  • De inrichting van werkplekken, processen en middelen zorgen voor extra kosten
  • Een werkplek buiten Nederland kan betekenen dat loonbelasting en aangifteplicht nodig is in het land waar de werknemer wenst te werken. Dat kan gevolgen hebben voor de winstrapportage in dat land en in Nederland, wat tot extra administratieve en mogelijk financiële lasten kan leiden
  • Vervagende grenzen tussen werk en privé kunnen leiden tot stress, gebrek aan rust en overwerk
  • Beter kunnen werken op de bedrijfslocatie, onder andere bij specifieke werkzaamheden
  • Thuis geen geschikte en of gezonde werkplek of werkomgeving
  • Minder sociale cohesie tussen collega’s
  • Minder sociaal contact op een werkplek als gezamenlijke ontmoetingsplek
  • Toename kosten door gebruik eigen spullen
  • Onvoldoende vaardigheden om hybride te kunnen werken
  • Minder mogelijkheden tot ontwikkeling op het werk en leren van collega’s
  • Minder zichtbaarheid of waardering binnen de organisatie; afname van carrièrekansen

Niet invoeren zonder inspraak
Gaan we hybride werken of niet? De beslissing hierover kan de werkgever niet (meer) in zijn eentje nemen. Om te beginnen lijkt alles laten zoals het was, in de periode vóór de coronacrisis, niet meer goed mogelijk. Veel werknemers hebben aan de voordelen van hybride werken kunnen wennen en zullen die niet snel meer willen opgeven. En ook werkgevers hebben de positieve kanten van hybride werken kunnen ervaren, naast de nadelen die er natuurlijk ook zijn. Het is aan te bevelen om vervolgstappen daarom in goed overleg met het personeel te zetten.

HYBRIDE WERKEN INVOEREN? Doe het met deze handige hulpmiddelen

Let er daarbij wel op, dat sommige aspecten van hybride werken ook advies of instemming moeten krijgen van de ondernemingsraad. Want de OR heeft – op basis van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) - adviesrecht en instemmingsrecht bij diverse onderwerpen die verband houden met regelingen die thuiswerken faciliteren. Dit gaat verder dan alleen maar afspraken over de mogelijkheid om hybride te werken. Het is dus belangrijk om de OR-leden op een vroeg moment te betrekken en, waar mogelijk, samen op te trekken bij de invoering van hybride werken.

Afspraken over hybride werken kunnen worden vastgelegd in een hybride-werkenregeling, die aan de OR ter instemming moet worden voorgelegd.

Op de volgende thema’s zijn heeft de OR instemmingsrecht:

  • Een arbeids- en rusttijdenregeling
  • Het arbeidsomstandighedenbeleid en de wijze waarop vormgeving wordt gegeven aan de RI&E
  • Een regeling op het gebied van werkoverleg
  • Een regeling omtrent het verwerken van alsmede bescherming van persoonsgegevens
  • Een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties

Naast instemmingsrecht kan de OR ook een adviesrecht hebben bij organisatiekeuzes die gaan over hybride werken. Het kan bijvoorbeeld gaan om investeringen die de ondernemer doet om bijvoorbeeld thuiswerkplekken beschikbaar te maken, maar ook herstructurering van de organisatie door inkrimping van werkplekken kan adviesplichtig zijn.

Bij de volgende onderwerpen die kunnen raken aan hybride werken, geldt volgens de WOR adviesrecht voor de OR:

  • Een wijziging van de plaats waar de onderneming haar werkzaamheden uitoefent
  • Het invoeren of wijzigen van een belangrijke technologische voorziening
  • Het treffen van een belangrijke maatregel in verband met de zorg van het bedrijf voor het milieu, waaronder begrepen het treffen of wijzigen van een beleidsmatige, organisatorische en administratieve voorziening in verband met het milieu.

Pak bestaande regelingen aan voor meer duidelijkheid
De SER adviseert het kabinet om geen uitgebreide nieuwe wetgeving te maken, maar om bestaande regelingen op te frissen, zodat ze beter toepasbaar zijn voor hybride werken. Bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsomstandigheden. Daarbij is het de vraag in hoeverre de zorgplicht van de werkgever reikt als de werknemer bijvoorbeeld vanuit een café werkt, of in de trein. Verder zou het verstandig zijn om de vergoeding voor Arbohulpmiddelen soepeler toepasbaar te maken voor de werkplek thuis. Dat laatste geldt ook voor het vergoeden van IT-hulpmiddelen en apparatuur, waar nu nog een gebruikelijkheidscriterium geldt.

Verder vraagt de SER aandacht voor de vele grenswerkers. Nu gelden voor hen sociale zekerheidsregels van het land  waar ze meer dan 25% van de werktijd doorbrengen. Dat is lastig als meer tijd vanuit huis wordt gewerkt. Belastingregels zijn verder verschillend in België en Duitsland. Daar moet het kabinet van de SER betere afspraken over maken.

Ruimere mogelijkheden van de Werkkostenregeling
Diverse fiscale regelingen kunnen nu al gebruikt worden voor de kosten van hybride werken, zoals de thuiswerkvergoeding van 2 euro per dag en de inrichting van de thuiswerkplek. Maar de hoge inflatie in 2022 zorgt ervoor dat die 2 euro nu al ontoereikend is. Daar moet het kabinet sneller mee aan de slag van de SER. Ook zouden er bijvoorbeeld richtlijnen moeten komen voor vergoedingen voor werken in (gezamenlijke) werkhubs die organisaties door het land inrichten.

De SER wil ook dat het kabinet onderzoekt of het percentage van de loonsom in de Werkkostenregeling (WKR) omhoog moet. Op die manier hebben werkgevers meer armslag voor vergoedingen aan hybride werkenden.
Vooral voor kleinere ondernemingen is de WKR met zijn vrijstellingen en nihilwaarderingen zeer complexe materie. De SER wil dat het kabinet de uitvoerbaarheid van de WKR eenvoudiger maakt in gebruik. Een advies waar niet alleen kleinere bedrijven blij mee zullen zijn. Dat kan volgens de SER bijvoorbeeld door duidelijker aan te geven welke vrijstellingen er precies zijn, hoe er gebruik van kan worden gemaakt en wat er specifiek onder valt. Bij de uitwerking van de WKR moeten werkgeversorganisaties en vakbonden dan wel betrokken worden, adviseert de SER.

HYBRIDE WERKEN INVOEREN? Doe het met deze handige hulpmiddelen

Doorsturen:

Neem een abonnement en download meer dan 300 actuele HR-instrumenten

Wilt u als HR-professional ook niks meer missen op uw vakgebied?