Bonnen, bloemen, rouwkransen: persoonlijke attentie of belastbaar loon?

Er is iets te vieren of gedenken en als goede werkgever markeert u dat met mooie bloemen. Maar voor de belastingdienst zijn die bloemen niet altijd gelijkwaardig. Want als u die geeft om een tienjarig dienstverband te markeren, telt zo'n bos als belastbaar loon. Maar geeft u het zelfde boeket altijd als een medewerker jarig is, dan telt dit als een onbelaste persoonlijke attentie. Een recent besluit, probeert nu nog eens duidelijkheid te geven over de ‘kleinegeschenkenregeling’.

Net zoals werkgevers niet altijd weten hoe de belastingregels over arbeidsvoorwaarden precies in elkaar zitten, zijn die voor belastingambtenaren zelf ook niet altijd meer begrijpelijk. Zij komen in de praktijk grensgevallen tegen waarbij het niet duidelijk is welke regels gelden. Na verloop van tijd, publiceert de staatssecretaris van Financiën dan een besluit waarin de toepassing van de regels nogmaals wordt vastgelegd. Zo heeft de belastingdienst nu onder andere duidelijkheid verstrekt over het geven van kleine geschenken aan medewerkers. Deze staan in het geactualiseerde Besluit beleid inzake de loonheffingen.

Kleine geschenken als belastbaar loon
Een goede werkgever doet af en toe iets extra’s voor de werknemers. Want een bloemetje, een cadeaubon of een cadeautje om je waardering te tonen voor een medewerker, doet soms wonderen.

De belastingwetgeving heeft als hoofdregel dat elke beloning voor de werknemer belastbaar loon is. Daarom gelden betalingen en verstrekkingen ook als loon uit dienstbetrekking, wanneer die duidelijk verband houden met de relatie werkgever/werknemer. Voorbeelden hiervan zijn een bos bloemen die u geeft ter gelegenheid van secretaressedag of een boeket bij een ambtsjubileum.

Kleine geschenken die geen belastbaar loon zijn
Sommige attenties gelden niet als loon uit dienstbetrekking. De kleinegeschenkenregeling’ (zie artikel 3.5 in het besluit) geeft aan wanneer dit zo is. Daarbij is vooral de gelegenheid belangrijk waarvoor u de attentie geeft. Als voorbeelden hiervan worden in het besluit genoemd een rouwkrans of een fruitmand voor een zieke werknemer.

Deze geschenken zijn geen loon, omdat ze uit wellevendheid, sympathie of piëteit worden verstrekt op grond van een persoonlijke relatie en niet vanwege het werkgeverschap. Er is geen duidelijk financieel voordeel voor de werknemer, zodat deze attenties niet als loon worden beschouwd.

Voorbeelden van een persoonlijke attentie
In het besluit geeft de staatssecretaris meer voorbeelden van persoonlijke en niet persoonlijk attenties.

  • Zo is een bos bloemen die een werkgever aan de werknemer voor zijn of haar verjaardag geeft, een persoonlijke attentie.
  • Maar een werknemer die een bos bloemen krijgt omdat hij 10 jaar in dienst is, ontvangt het boeket vanwege de relatie tussen werkgever en werknemer. Dit is dus geen persoonlijke attentie, omdat anderen in zo’n situatie ook geen geschenk zouden geven. De bos bloemen is daarom loon voor de werknemer.
  • De kleinegeschenkenregeling is ook niet van toepassing als een werkgever elke werknemer een kerstpakket geeft, een chocoladeletter voor het sinterklaasfeest of een bloemetje op de eerste werkdag. Want ook dat zijn niet persoonlijke attenties omdat die niet gericht zijn op de persoon, maar een geschenk dat de werkgever geeft vanwege het dienstverband met de werknemer.

En nu de praktijk
Hoewel het besluit duidelijkheid moet geven over kleine geschenken, staat er ook letterlijk in dat ‘het in de praktijk niet altijd eenvoudig is om vast te stellen in hoeverre een geschenk niet zozeer een grond vindt in de dienstbetrekking zodat geen sprake is van loon.’

Van een persoonlijke attentie is sprake als de persoon van de werknemer vooropstaat bij het geven van de attentie. Het is niet van belang of de werknemer recht heeft op de attentie.

Voorwaarden persoonlijke attentie:

  • U geeft de attentie in situaties waarin anderen die ook zouden geven;
  • het moet een attentie zijn in natura en dus geen geld of waardebonnen;
  • de factuurwaarde (inclusief BTW) mag niet hoger zijn dan 25 euro, exclusief eventuele bezorgkosten. Maar dat laatste geldt alleen als deze bezorgkosten apart zijn gefactureerd.

Let op de waarde van het geschenk
Het besluit maximeert de waarde van een klein geschenk dus op 25 euro. Zelfs met de inflatie van dit moment, is daar nog wel een nette bos bloemen of een leuke fles wijn voor te vinden. Maar andere suggesties van geschenken die onder de regeling vallen, lijken geen relatie te hebben met de realiteit.
Want vindt maar eens een rouwkrans voor dit bedrag, dat gaat echt niet lukken. En zelfs een relatief kleine fruitmand met beterschapskaartje verzenden, komt inclusief kaartje en verzendkosten al boven de 25 euro uit

En als de waarde van het geschenk boven de 25 euro uitstijgt, wordt het beschouwd als loon voor de werknemer waarover de werkgever loonheffingen is verschuldigd. De waarde moet u dan bij het brutoloon van de werknemer optellen. Dan komt zo’n attentie niet echt gezellig meer over. U kunt er daarom voor kiezen om de loonbelasting voor eigen rekening te nemen, waarbij de waarde van het geschenk wordt opgeteld bij het nettoloon en gebruteerd. Ook kunt u het geschenk aanmerken als eindheffingsloon en ten laste brengen van de vrije ruimte in de Werkkostenregeling

MIS NIKS: Abonneer je op de gratis Personeelsnet-nieuwsbrief

Doorsturen:

Neem een abonnement en download 280 actuele HR-instrumenten

Wilt u als HR-professional ook niks meer missen op uw vakgebied?