12 februari 2024 13:55 HR-vakgebied Personeelsbeleid

Zes voorwaarden voor een flexibele HR-strategie

Het opstellen van een HR-strategie kost tijd en moeite. Het is een proces van plannen maken en bijslijpen tot de juiste richting gevonden is. Daarvoor moet HR de organisatie volledig doorgronden en begrijpen wat de meest kritieke processen zijn. Waar de HR-strategie in het verleden voor langere tijd vaststond, groeit nu de behoefte aan een HR-strategie die flexibel meebeweegt met de snel veranderende koers van de organisatie.

HR heeft het druk, nu de arbeidsmarkt zo krap is. Recruitment, personeelsbehoud, opleidingen zijn de taken waar HR nu punten mee scoort. Maar ondanks de dagelijkse drukte, is het belangrijk om ook vooruit te blijven kijken. Want door een bijdrage te leveren op strategisch niveau, kan HR daadwerkelijk bijdragen aan de groei van de organisatie.

HR strategie moet aansluiten bij organisatiedoelen …
Het strategisch HR-plan, moet aansluiten bij de doelen van de organisatie. Door het plan consequent uit te voeren, kan HR-beleid bijdragen aan de organisatiedoelen en aan een bedrijfscultuur die door iedereen wordt gedeeld.

Op deze manier kan de organisatie een stap voor blijven op de concurrentie. HR-strategie moet meerwaarde bieden voor de kernvragen van het bedrijf, namelijk: wie is de klant en wat wil hij/zij, hoe bedienen we hem/haar het best, met welke producten en tegen welke prijs.

... Maar doelen veranderen sneller, dus ook de HR-strategie
Veel organisaties spelen tegenwoordig in op de snel veranderende vraag van de klant, met lossere verbanden en wisselende teams. Ze gaan misschien Agile werken, besteden meer taken uit aan andere organisaties, of gaan taken automatiseren. Omdat veranderingen veel sneller gaan dan enkele jaren terug, moet ook de dienstverlening van HR eerder op de schop. Zo moeten bijvoorbeeld de nut en noodzaak worden bekeken van traditionele HR-instrumenten als personeelsbeoordeling, functiegebouw en loopbaanontwikkeling.

ZELF DOEN: Model voor strategisch HRM-beleid

HR zal moeten ‘omdenken’ om te bepalen of het strategische personeelsbeleid nog wel omvattend en flexibel genoeg is en of het nog past bij een organisatie die zich steeds sneller moet omvormen. Het is nog steeds nuttig om langetermijnstrategie te bepalen, maar deze moet wel gecombineerd worden met frequentere evaluaties en de flexibiliteit om de HR-strategie en –beleid tussentijds bij te stellen, wanner dat nodig blijkt.

Zes voorwaarden voor een flexibele HR-strategie

1. HR-functie met gevoel voor de organisatie

De uitdaging voor HR is om de dagelijkse dienstverlening zo in te richten dat die de organisatie ondersteunt op de lange termijn. Met de juiste HR-strategie (en daarvan afgeleid HR-beleid) is HR dus niet meer bezig met problemen oplossen en brandjes blussen.

Voorwaarde is dat HR een omvattend begrip heeft van de organisatorische behoeften en daar diensten voor aanbiedt die zowel in- als externe klanten tevreden maakt.

2. Organisatie opbouwen met oog voor flexibiliteit

Het personeelsbeleid richten op de strategie van de organisatie, betekent méér dan personeel zo kostenefficiënt mogelijk inzetten. Het betekent ook een organisatie opbouwen waar mensen graag willen werken, zodat ze een stapje harder lopen.

HR kan waarde toevoegen door structurele zwakheden in kaart te brengen en passende veranderingen voor te stellen. Bijvoorbeeld de reductie, omscholing of uitbreiding van personeel, of verbeteringen in de kwaliteit van de uitvoering. Zaken die goed gaan, kan HR ondersteunen door teams sterker te maken.

3. Strategisch HR voor alle niveaus

Een strategische HR-directeur laat op het juiste moment invloed gelden bij de beslissers van de organisatie. Dat kan door de top te overtuigen met passende argumenten die ondersteund worden met heldere kengetallen. Zo worden de gevolgen voor het personeelsbeleid direct meegewogen bij besluiten van de top.

Kengetallen moeten prestatiedoelstellingen weergeven voor alle personeelsniveaus binnen het bedrijf. Lijnmanagers kunnen daarmee hun personeel stimuleren om meer klanttevredenheid te bewerkstelligen. Van hoog tot laag moeten mensen inzicht krijgen in de prestaties die de zij hebben geleverd en de bijdrage ervan aan de doelen van de organisatie. Zo weet iedereen wat goed gaat en wat nog beter kan. Ook de evaluatie van de individuele prestaties past hierin: wie doet het goed, moet worden bijgeschoold en wie draagt niets meer bij aan de organisatiedoelstellingen?

4. Bedrijfscultuur moet ontwikkeling stimuleren

Uit de HR-strategie moet een helder beeld ontstaan over hoe de organisatie moet worden opgebouwd om voortdurende hoogwaardige kwaliteit te kunnen leveren. Daardoor kan de organisatie de beste mensen aantrekken en ze behouden, met als ultieme doel om klanten tevreden te stellen. Bedrijfscultuur verandert van ‘zo doen we dat altijd hier’ naar ‘zo wil de klant dat en dus doen we het anders’.

De bedrijfscultuur is daarbij een mix van het stimuleren van de juiste vaardigheden en competenties, het toepassen ervan de gewenste gedragselementen. Teams moeten de ruimte krijgen om flexibel samen te werken en producten te leveren die de klant het best bedienen. Op individueel niveau moet een match worden gevonden tussen de ontwikkelingsbehoeften van mensen zodat zij over de vaardigheden beschikken om hun werk goed te doen.

5. HR-afdeling moet leren en kwaliteit leveren

Het lijnmanagement moet blindelings op de personeelsafdeling kunnen vertrouwen. Het HR-team moet het goede voorbeeld geven. Van elkaar leren, in zelfsturende teams werken, ook in bredere projectorganisaties. Om het team inhoudelijk te versterken, werken de leden ook met anderen in de organisatie.

Omdat flexibiliteit en Agile werken langzamerhand de norm worden, moeten personeelsinstrumenten, het HR-beleid en de HR-strategie vaker worden bijgesteld. Dat kan door vaker de uitvoering van het beleid te evalueren, bijvoorbeeld door altijd feedback te vragen en daarvan te leren. Stel de uitvoering van taken en instrumenten vervolgens bij aan de hand van de opgedane ervaringen. Het hoeft niet met grote stappen ineens te gaan, maar HR moet volop ruimte houden voor nieuwe ideeën en experimenten.

6. Invoeren van HR-strategie

Wanneer de belangrijkste elementen van de gewenste HR-strategie zijn vastgelegd, moet HR drie vragen stellen om de activiteiten te bepalen voor een uitvoeringsplan, bijvoorbeeld een flexibel Personeelsjaarplan. Om de strategie flexibel te houden, moet HR deze vragen zich bovendien vaker blijven stellen.

Vragen voor invoering HR-strategie

Per onderdeel van de HR-strategie kunnen daarvoor eenvoudig de volgende vragen worden beantwoord:

1. START: Wat doen we nog niet, dat het bedrijf wel van ons nodig heeft?

2. STOP: Wat doen we nu nog wel, terwijl het nauwelijks waarde toevoegt?

3. DOORGAAN: Welke dingen doen we goed en ondersteunen de organisatiedoelen?