Personeelsnet

Screenen mag niet zomaar, ook niet met toestemming

Zelfs wanneer een sollictant daarmee instemt, is het niet zondermeer toegestaan om een screenning naar zijn achtergrond uit te (laten) voeren. Verder zijn er maar weinig gegevens die bij een screening verwerkt mogen worden. Een overzicht van wat (niet) mag bij het screenen van werknemers en sollicitanten.

Dat het gemakkelijk fout kan gaan bij het screenen van medewerkers, blijkt uit een uitspraak van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) naar de handelswijze van een bedrijfsrecherchebureau dat al te enthousiast sollicitanten en werknemers door de molen haalde. Daarbij verwerkte het bureau allerlei gegevens die helemaal niet relevant waren voor de vervulling van de vacante functie. Dit is in strijd met de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Geen vrije toestemming
Het bedrijfsrecherchebureau dacht dat het in zijn recht stond om sollicitanten en werknemers uitgebreid te screenen, omdat het vooraf om hun toestemming vroeg.

Maar toestemming van sollictanten en werknemers geeft op deze manier geen wettelijke grondslag voor de screenings. Want in een screeningsprocedure kan niet gesproken worden van ‘vrije toestemming’ zoals de wet eist. Het is voor de betrokkene namelijk moeilijk om ‘nee’ te zeggen onder druk van het kunnen mislopen van de mogelijke baan of de andere functie, stelt de Autoriteit Persoonsgegevens.

Screenen mag soms wel
Het is in bepaalde gevallen wel gerechtvaardigd om sollicitanten en werknemers te screenen. Maar een screening mag alleen plaatsvinden op onderdelen die noodzakelijk zijn om goed omschreven risico’s te verkleinen. Ook moet de opgevraagde informatie tijdens screenings in verhouding staan tot het risico van de functie waarvoor de screening wordt verricht.

De aard, omvang en inhoud van de screening moet dus worden toegespitst op de functie waarvoor wordt gescreend. Voor bepaalde functies (bijvoorbeeld in de kinderopvang) is screening zelfs wettelijk verplicht.

Voorwaarden voor screening
Screening kan zeer ingrijpend zijn voor de privacy van de betrokken sollicitant of werknemer. Daarom is het alleen onder bepaalde wettelijke voorwaarden toegestaan. De belangrijkste voorwaarden zijn dat de werkgever een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) heeft en dat de screening noodzakelijk is en dus niet met een ander, minder ingrijpend middel, kan worden bereikt.

Bij een screening verwerkt de werkgever persoonsgegevens van een sollicitant of werknemer. Dat betekent dat de werkgever bij een screening moet voldoen aan de Wet bescherming persoonsgegevens.

Dit mag niet
De screenings van het bedrijfsrecherchebureau waren wel erg grondig. Maar ook zoiets onschuldigs als het checken van een facebookprofiel blijkt snel al in strijd met de wet. Hieronder een aantal punten die niet zijn toegestaan bij het screenen van sollicitanten en medewerkers:

  • Het is niet toegestaan om integrale kopieën van identiteitsbewijzen van sollicitanten en werknemers te maken om die in het screeningsdossier te verwerken. Want de pasfoto, de nationaliteit van de betrokkene en het burgerservicenummer zijn persoonsgegevens van gevoelige aard die in beginsel niet mogen worden verwerkt. Dat geldt helemaal als het dossier met deze gegevens ook nog eens aan derde partijen wordt gegeven.
    Bij indiensttreding van een werknemer, moet de werkgever overigens wèl een integrale kopie maken van het identiteitsbewijs om deze te bewaren in het Personeelsdossier.
  • Een internetzoekopdracht is zo gedaan, maar toch mogen allerlei gegevens van sociale mediaprofielen niet aan een screeningsdossier voor de werkgever worden toegevoegd. Want deze krijgt daarmee veel irrelevante, maar wel persoonlijke informatie over mensen. Dit is niet proportioneel en daarmee in strijd met de wet.
  • Verder is het (behoudens uitzonderingen) niet toegestaan om gegevens over de gezondheid, strafrechtelijke gegevens, financiële gegevens, gegevens over de militaire dienstplicht en relationele gegevens op te nemen in het screeningsdossier.

MIS NIKS MEER: Alle HR-tools en modellen bij elkaar

Neem een abonnement en download meer dan 300 actuele HR-instrumenten

Wilt u als HR-professional ook niks meer missen op uw vakgebied?