Werkgevers hebben moeite met de activiteiten van werknemers op Facebook, LinkedIn of Twitter. Verbieden is geen optie, want sociale media zijn niet meer weg te denken. Toestaan en reguleren kan juist profijt opleveren.

Sommige werkgevers zijn huiverig om werknemers toe te staan te `twitteren en facebooken` op het werk. Maar gebruik van sociale media als Twitter of Facebook onder werktijd is juist goed voor de creativiteit en de innovatie van werknemers, constateert TNO op basis van een tweejarig onderzoek onder 3300 werknemers in verschillende bedrijven. Door social media te gebruiken, ontstaan nieuwe ideeën waarmee bedrijven hun voordeel kunnen doen.

Richtlijnen opstellen
Het is daarom een goed idee om richtlijnen te hanteren met een (beperkte) toestemming voor het gebruik van sociale media onder werktijd. Bijvoorbeeld door medewerkers vrijuit hun sociale netwerken te laten onderhouden in de pauzes, maar tijdens werktijd alleen als er direct nut is voor de werkgever.

Werkgevers èn werknemers blijken ook behoefte te hebben aan richtlijnen die de grenzen aangeven bij het gebruik van sociale media door werknemers. Het gaat hierbij om het publiceren van informatie, filmpjes en foto’s op netwerksites als Hyves, Facebook, Flickr, Youtube, Twitter, het schrijven van weblogs en het deelnemen aan online discussies, zowel privé als op het werk.

Uitgangspunt van de richtlijnen zou moeten zijn dat werknemers in principe zelf moeten weten hoe zij in hun vrije tijd communiceren op netwerksites en in online discussies. Maar dat er enig houvast nodig is als de belangen van de werkgever, collega`s, klanten of werkrelaties in het geding komen.

In Tools & Extra’s van Personeelsnet vindt u richtlijnen en gedragsregels voor het gebruik van sociale media, die u kunt downloaden en naar eigen wens kunt aanpassen.

Inhoud protocol social media
Als u zelf een protocol voor het gebruik van social media wilt opstellen, kunt u denken aan de volgende punten:

• Stel richtlijnen op voor de wijze van gebruik en de tijdstippen wanneer sociale media op het werk mogen worden gebruikt.

• Belicht uitzonderingen voor gebruik onder werktijd, bijvoorbeeld voor het beantwoorden van vragen door klanten en werkrelaties.

• Regel de omgang met vertrouwelijke informatie en het publiceren van informatie over het bedrijf, collega’s en relaties.

• Besteed aandacht aan de dilemma’s waar werknemers en managers voor kunnen komen te staan als vertegenwoordiger van de organisatie.

• Beschrijf gewenste omgangsvormen op sociale media, ook op privésites van medewerkers. Besteed ook aandacht aan auteursrecht.

• Regel hoe werknemers omgaan met reacties en wat ze moeten doen als discussies uit de hand dreigen te lopen.

Sociale media verbieden?
Wilt u het gebruik van sociale media helemaal verbieden? Dat wordt heel lastig. Vooral jongere werknemers beschouwen sociale media als een verlengstuk van hun dagelijkse bestaan, dat ze niet meer kunnen missen. Bedenk ook, dat de toegang tot Facebook, Twitter en Hyves helemaal niet via bedrijfscomputers hoeft te lopen, maar juist ook heel goed gaat met de (eigen) mobiele telefoons van uw medewerkers.

Het is daarom verstandiger om het gebruik toe te staan en richtlijnen op te stellen die in uw voordeel kunnen uitpakken. Maar als u toch besluit het gebruik van social media volledig te verbieden, neem daar dan een clausule over op in het Personeelshandboek.

Hoe te reageren op uitlatingen over uw organisatie
Nederlanders zijn erg direct in de omgang met elkaar. Op internet lijkt die directheid soms nog wel eens een tandje zwaarder te zijn. Als u opmerkingen over uw organisatie op internet aantreft, is het niet altijd eenvoudig om op een goede manier met reacties om te gaan.

Een positieve reactie verdient een bedankje en kan zelfs aanleiding geven om een ander positief aspect van uw organisatie, of bijvoorbeeld een passende vacature, onder de aandacht te brengen. Maar wat te doen bij zeurpieten, gerede klachten, of foutieve informatie over uw bedrijf?

Medewerkers moeten weten wat te doen als ze dergelijke reacties krijgen. De organisatie moet daar ook eenduidig op reageren. Bij de richtlijnen en gedragsregels voor het gebruik van sociale media, in Tools & Extra`s vindt u een handige instructie die u in dergelijke situaties kunt gebruiken.

Doorsturen: