Interne social media: Vooral hobby van Communicatie en vrijwilligers?

Een intranet is tegenwoordig niet meer voldoende voor de interne communicatie. Steeds meer organisaties maken gebruik van interne social media, zoals bijvoorbeeld Yammer, om de communicatie tussen werknemers te verbeteren. Nog maar weinig bedrijven slagen erin de volle potentie van deze nieuwe communicatiekanalen te benutten. Dat blijkt uit het onderzoek van adviesbureau Evolve naar de stand van zaken van interne social media.

Een intranet is tegenwoordig niet meer voldoende voor de interne communicatie. Steeds meer organisaties maken gebruik van interne social media, zoals bijvoorbeeld Yammer, om de communicatie tussen werknemers te verbeteren.

Nog maar weinig bedrijven slagen erin de volle potentie van deze nieuwe communicatiekanalen te benutten. Dat blijkt uit het onderzoek van adviesbureau Evolve naar de stand van zaken van interne social media.

Waarom interne social media?
Uit het Evolve-onderzoek blijkt dat veel organisaties gebruik willen maken van interne online communities. De drie belangrijkste redenen hiervoor zijn:


  • bevorderen van interne samenwerking

  • delen van kennis

  • expertise sneller kunnen vinden.


MIS NIKS: Abonneer je op de gratis Personeelsnet-nieuwsbrief

Yammer, Sharepoint, maar ook Facebook en LinkedIn
De organisaties die aan het onderzoek meededen, maken vooral gebruik van Yammer; met name de gratis versie blijkt populair. Yammer is speciaal ontwikkeld voor de communicatie binnen groepen, binnen bedrijven en lijkt erg op Facebook. Via Yammer kunnen werknemers makkelijk met elkaar informatie delen, op elkaar reageren, en specifieke thema's of collega's volgen.

Na Yammer wordt Sharepoint, een ander Microsoft-produkt, het meest gebruikt.

Opvallend is dat organisaties voor hun interne communicatie ook externe netwerken gebruiken. Het gaat hierbij vooral om Facebook en LinkedIn, waarbij medewerkers eenvoudig besloten groepen kunnen aanmaken.

Vier randvoorwaarden voor succes
Om een interne community blijvend tot een succes te maken, ziet Evolve vier randvoorwaarden:


  • Borging: het gebruik van interne social media is geintegreerd in de (werk)processen en systemen van de organisatie

  • Organisatie: het communicatiekanaal is stevig verankerd binnen de organisatie, bijvoorbeeld doordat verschillende medewerkers en afdelingen hiervoor formeel  verantwoordelijk zijn

  • Doelmatigheid: de organisatie heeft geformuleerd wat ze wil bereiken met interne social media, monitort de voortgang en meet de gestelde targets

  • Gebruik: de organisatie slaagt erin om alle medewerkers op de interne social media te krijgen.


Om een overzicht te geven van de stand van zaken in Nederland, heeft Evolve juist deze randvoorwaarden onderzocht. Daaruit blijkt dat veel Nederlandse bedrijven die profijt willen hebben van interne social media, nog heel wat werk moeten verzetten.

Hobby van Communicatie
Zo is het slechts 22% van de organisaties gelukt om alle medewerkers gebruik te laten maken van interne, social media. En waar dit het geval is, blijkt dat de directie of het merendeel van het senior management het goede voorbeeld geeft door zelf actief mee te doen.

Ruim de helft van de bedrijven heeft doelen geformuleerd, maar slechts 25% heeft dit gedaan in de vorm van concrete targets.
SNS Reaal bijvoorbeeld, heeft voordat het nieuwe communicatiekanaal werd geïntroduceerd, aan zijn werknemers gevraagd hoeveel tijd ze kwijt zijn aan het zoeken naar informatie en welke kanalen ze hiervoor gebruiken. Op deze manier kan SNS Reaal straks eenvoudig onderzoeken of medewerkers sneller aan hun informatie komen dankzij de nieuwe online community.

Doorgaans is de afdeling Communicatie verantwoordelijk (69%) voor het gebruik van interne social media en daarna door IT (24%). HR heeft slechts bij 7% de verantwoordelijkheid voor Yammer of een van de andere media.
Sommige organisaties hebben community-managers die het gebruik stimuleren. Maar vaak zijn dat vrijwilligers, mensen die dit werk niet in hun formele takenpakket hebben.

Niet aangesloten op werkprocessen
Ook bij de belangrijkste randvoorwaarde (borging) kan nog veel worden verbeterd. Slechts 32% heeft geregeld dat medewerkers die inloggen op hun werkplek, hiermee ook automatisch zijn ingelogd op de interne social media.
Maar bijna geen enkel bedrijf is er al in geslaagd om "de kracht van interne communities onderdeel te laten zijn van de (werk)processen". Telecombedrijf KPN is een witte raaf op dit gebied. Het bedrijf zet de interne community in om vragen van klanten te beantwoorden.

Naast KPN ziet het onderzoek andere voorlopers onder grote bedrijven; zoals de Nederlandse vestiging van Microsoft, Rijkswaterstaat, Aegon en de Sociale Verzekeringsbank.

Voldoende meerwaarde?
In het onderzoeksrapport stelt Evolve de vraag of "interactie en discussie alleen voldoende meerwaarde bieden voor medewerkers om actief te blijven, en voor directies en senior management om te blijven investeren".
"Het zou raadzaam zijn om niet discussie en interactie als uitgangspunt te nemen voor interne social media, maar te kijken welke organisatieprocessen baat hebben bij de hulp van interne communities", aldus het rapport.

Door interne social media nadrukkelijk te verbinden aan concrete bedrijfsdoelen en de bijdrage daaraan goed te meten, wordt het nieuwe middel een need to have in plaats van een nice to have dat dit vaak nog is.

Lees ook:
HR-trend: Werknemers worden beslissers dankzij sociale media

Doorsturen:

Neem een abonnement en download meer dan 300 actuele HR-instrumenten

Wilt u als HR-professional ook niks meer missen op uw vakgebied?