Elektronische handtekening onder addendum volstaat voor lage WW-premie

Werkgevers hebben tot april 2020 de tijd om hun administratie op orde te brengen voor de lage WW-premie. Dan moet in de loonadministratie schriftelijk bewijs zitten, waaruit blijkt welke werknemers vòòr 31 december 2019 in vaste dienst waren. Dat bewijs, in de vorm van een addendum, mag nu ook elektronisch ondertekend worden.

Minister Koolmees (SZW) heeft eerder al uitstel verleend tot 1 april 2020, omdat werkgeversorganisaties hebben aangegeven dat het onmogelijk is om de loonadministratie al voor het einde van 2019 helemaal op orde te hebben. Nu blijkt uit een kennisdocument dat in de week voor kerst is gepubliceerd, dat het addendum ook elektronisch mag worden verwerkt en getekend. Dat kan per mail, of bijvoorbeeld met een link in het HR-systeem.

Lage WW-premie voor vast contract
Om een vast contract aantrekkelijker te maken, betaalt de werkgever vanaf 1 januari 2020 een lage WW-premie over het loon van een werknemers met een vast contract, maar een hoge WW-premie voor een werknemer met een flexibel contract.

De lage WW-premie mag alleen worden afgedragen voor werknemers met een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor een onbepaalde tijd, mits dat geen oproepovereenkomst is. In andere gevallen – behalve enkele specifieke uitzonderingen – geldt de hoge WW-premie.

Alsnog arbeidsverhouding vaststellen
In de praktijk blijft een werknemer met een tijdelijk contract nogal eens in dienst, nadat de looptijd van het contract voorbij is. Werkgever en werknemer ondertekenen dan niet altijd een nieuwe arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Om in dergelijke gevallen toch lage WW-premie af te mogen dragen, zal de werkgever alsnog een schriftelijke arbeidsovereenkomst moeten opmaken. Deze moet dan door beide partijen zijn ondertekend, waaruit blijkt dat aan de voorwaarden voor de lage WW-premie (een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, maar geen oproepovereenkomst) is voldaan.

Digitale handtekening volstaat
Om de administratieve lasten te beperken, is geregeld dat werkgevers in zulke situaties niet een geheel nieuwe arbeidsovereenkomst op hoeven te maken. Zij kunnen volstaan met een schriftelijk, door beide partijen ondertekend addendum bij de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst. Ook een digitale handtekening volstaat nu dus, evenals instemming via de e-mail of in een HR-systeem.

DOE HET ZELF: Model Addendum arbeidsovereenkomst WAB

Nu blijkt dat het niet alle werkgevers lukt om vóór 1 januari 2020 een ondertekende schriftelijke arbeidsovereenkomst of addendum in de loonadministratie op te nemen voor alle vaste werknemers. In samenspraak met de Belastingdienst geeft minister Koolmees daarom drie maanden extra tijd om te voldoen aan de administratieve vereisten voor de lage WW-premie.

Toch lage WW-premie afdragen
Concreet betekent dit dat werkgevers vanaf 1 januari 2020 de lage WW-premie mogen afdragen, ook als de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd nog niet schriftelijk is vastgelegd, of als het addendum nog niet door beide partijen is ondertekend.

In zulke situaties kunnen werkgevers in de loonaangifte de indicatierubriek ‘schriftelijke arbeidsovereenkomst’ vullen met ‘ja’. Dit geldt alleen voor arbeidsovereenkomsten van werknemers die vòòr 1 januari 2020 in dienst zijn getreden; voor andere arbeidsovereenkomsten geldt de coulance niet. Als niet voor 1 april 2020 aan deze voorwaarden is voldaan en de arbeidsovereenkomst nog wel voortduurt na 31 maart, is met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2020 alsnog de hoge WW-premie verschuldigd.

DOE HET ZELF: Model Addendum arbeidsovereenkomst WAB

Doorsturen:

Neem een abonnement en download meer dan 300 actuele HR-instrumenten

Wilt u als HR-professional ook niks meer missen op uw vakgebied?