Het klinkt heel eenvoudig, maar wordt vaak niet gedaan. Het gesprek aangaan. Een open gesprek, waarin wordt besproken wat er is gebeurd (als zich een specifieke situatie heeft voorgedaan) of waar je als leidinggevende / werkgever tegenaan loopt (als het bijvoorbeeld een langlopende irritatie is).

Als het een conflict tussen twee werknemers betreft, dan kan de werkgever met elke werknemer afzonderlijk het gesprek aangaan of met de twee kemphanen tegelijk. Ook in dat gesprek gaat het er in eerste instantie om dat duidelijk wordt wat er is gebeurd en wat ervoor nodig zou zijn om de situatie op te lossen.

Zet de gesprekken op papier. Het gesprek hoeft niet woord-voor-woord te worden uitgewerkt, maar de kern moet duidelijk zijn. Ook moet uit het verslag blijken welke afspraken er zijn gemaakt.

Ik raad werkgevers aan om zelf de leiding te nemen en het gespreksverslag op te stellen. Stuur het gespreksverslag daarna wel aan de betreffende werknemer(s) toe, zodat ook zij kunnen nagaan of zij zich herkennen in het gespreksverslag. Het vastleggen van de gesprekken en afspraken dient twee doelen.

Ten eerste brengt het duidelijkheid en commitment. Partijen weten waar ze aan toe zijn en verbinden zich daaraan met een akkoord op het gespreksverslag. Daarbij komt dat na verloop van tijd visies op wat er is besproken nog weleens willen verwateren of dat partijen niet meer weten of een bepaalde afspraak wel of niet is gemaakt. Als zo’n misverstand ontstaat, kan worden teruggegrepen op het gespreksverslag.

Ten tweede dienen de gespreksverslagen als onderbouwing van wat er is gebeurd, als de verstoorde arbeidsverhouding toch niet meer hersteld kan worden. Het vormt een (gedeelte van een) ontslagdossier.

Als het partijen niet lukt om nader tot elkaar te komen, is het van belang om hulp in te schakelen. Dit kan intern, bijvoorbeeld de vertrouwenspersoon of een HR-manager die een gesprek tussen de ruziënde partijen begeleidt. Ook de casemanager, vanuit de Arbodienst, kan vaak een gesprek begeleiden.

In de praktijk wordt meestal een mediator ingezet. In het huidige ontslagrecht is de (tijdige) inzet van mediation eigenlijk een must. De mediator gaat met de partijen om tafel zitten om het conflict en de mogelijke oplossingen te bespreken. De mediator zal nooit een oordeel geven over de situatie. De mediator begeleidt het gesprek, stelt de partijen vragen en probeert met partijen naar een oplossing toe te werken.

Hoewel mediation is gebaseerd op vrijwilligheid, is het allesbehalve vrijblijvend om een voorstel tot mediation naast je neer leggen. Dit geldt zowel voor werkgevers als voor werknemers. Het weigeren om mee te werken aan mediation kan u in een ontslagprocedure duur komen te staan.

Als er geen oplossing voor het arbeidsconflict wordt gevonden, dan is het voor de werkgever van belang om te onderzoeken of er herplaatsingsmogelijkheden zijn.

Kan de werknemer onder een andere leidinggevende of op een andere afdeling werken? Is er plek in een ander team, zodat twee werknemers uit elkaar kunnen worden gezet? Welke vacatures staan open? Herplaatsing moet aantoonbaar worden onderzocht.

Als een werknemer een conflict heeft met de DGA of binnen een kleine werkgever zal herplaatsing zelden een mogelijkheid c.q. oplossing zijn.

5. Ontslag wegens een verstoorde arbeidsverhouding

Wanneer een arbeidsconflict niet kan worden opgelost, kan sprake zijn van een onwerkbare of onhoudbare situatie. Als herplaatsing geen mogelijkheid is, dan zal een beëindiging van de arbeidsovereenkomst de enige optie zijn.

In geval van een verstoorde arbeidsverhouding zal een werkgever vaak eerst een poging doen om de arbeidsovereenkomst te beëindigen met wederzijds goedvinden (beëindigingsovereenkomst).

Mochten partijen daar ook niet uitkomen, dan kan de werkgever de kantonrechter verzoeken om de arbeidsovereenkomst te ontbinden.