Zowel de werkgever als de ondernemingsraad moeten zich houden aan het eigen OR-reglement. Dat is afdwingbaar als een werknemer naar de rechter stapt, blijkt uit een recente uitspraak. Daarin oordeelde de kantonrechter dat een mogelijk persoonlijk motief hier niks aan af doet: een werknemer mag de naleving van de medezeggenschapsregels eisen. Dat schrijft Advocaat Arbeidsrecht L.E. Jacobs, die maandelijks blogt over een uitspraak van de maand. Wat valt haar op en welke lessen kunnen werkgevers en HR-adviseurs hieruit trekken?

Expertbijdrage van mr Linda Jacobs, Advocaat Arbeidsrecht bij LJ Legal 

Uitspraak: OR-reglement bindt OR en werkgever

Deze maand blog ik over de Ondernemingsraad, de werkgever en het OR-reglement. In deze procedure heeft de kantonrechter op verzoek van een individuele werknemer, de OR en de werkgever verplicht om zich aan de WOR én het door henzelf opgestelde reglement te houden. Dat de werknemer een mogelijk persoonlijk (en niet collectief) motief hierbij had, maakte volgens de kantonrechter niet uit. Hoe dat zit, leest u hierna.

Wat is er gebeurd?
Een werknemer is sinds 2021 werkzaam bij de werkgever. Hoewel dit niet expliciet in de uitspraak is vermeld, leid ik uit de uitspraak af dat de werknemer geen lid is van de OR. In februari 2024 valt de werknemer arbeidsongeschikt uit.

Ongeveer een half jaar later neemt de werknemer contact op met de secretaris van de OR met de vraag waar de actuele verslagen van de OR-vergaderingen staan. Conform het OR-reglement zou na iedere OR-vergadering en na de overlegvergaderingen een verslag moeten worden opgesteld en kenbaar moeten worden gemaakt aan de in de onderneming werkzame personen. Uit de communicatie die in de uitspraak is geciteerd, blijkt dat de OR alsnog de documenten zou uploaden en dat van de vergaderingen van de OR zelf geen verslagen werden opgesteld.

Hierover wordt verder gecorrespondeerd, waarbij de werknemer op enig moment opvraagt: “de OR-jaarverslagen van 2021, 2022 en 2023, alle agenda’s van zowel de OR-vergaderingen als de overlegvergaderingen met de bestuurder in 2022, 2023 en 2024 en de ontbrekende notulen van zowel de OR- als de overlegvergaderingen in 2022, 2023 en 2024.”

Een hele trits aan stukken dus. De werkgever en OR werken zoveel mogelijk mee aan deze verzoeken, maar de niet opgestelde jaarverslagen en de niet opgestelde verslagen van de OR-vergaderingen kunnen (uiteraard, zou ik denken) niet worden toegezonden.

De werknemer neemt hiermee geen genoegen. De werknemer wenst dat de werkgever en de OR zich houden aan de verplichtingen op grond van de WOR en dient een verzoekschrift in. De verzoeken houden – kort gezegd – in:

A.      het conform de WOR bekend maken van agenda’s en verslagen van vergaderingen;

B.      bekendmaking van alle agenda’s van overlegvergaderingen in 2022, 2023 en 2024;

C.     bekendmaking van alle verslagen van de overlegvergaderingen in december 2023, januari en februari 2024;

D.     het maken van gezamenlijke afspraken tussen de werkgever en de OR conform artikel 23a lid 5 WOR;

E.      bekendmaking van alle agenda’s van OR-vergaderingen in 2022, 2023 en 2024;

F.      het opstellen van verslagen van alle OR-vergaderingen in 2022, 2023 en 2024.

G.     het opstellen van jaarverslagen over de jaren 2021, 2022 en 2023.

Wat vindt de kantonrechter ervan?
De kantonrechter wijst de verzoeken van de werknemer deels toe, waarbij eerst de hobbel van het belanghebbende-criterium wordt overwonnen en vervolgens wordt toegekomen aan de inhoudelijke verzoeken.

Belanghebbende

Op grond van artikel 36 WOR kan iedere belanghebbende de kantonrechter verzoeken om te bepalen – kort gezegd – dat de ondernemer of de OR dient te voldoen aan de Wet op de Ondernemingsraden. De werkgever heeft gesteld dat de werknemer niet kwalificeert als belanghebbende in de zin van artikel 36 WOR. De verzoeken van de werknemer zijn, aldus de werkgever, voornamelijk persoonlijk gemotiveerd, terwijl het in de medezeggenschap gaat om het collectieve belang.

De kantonrechter gaat hieraan voorbij. Een individuele werknemer geldt volgens de kantonrechter als belanghebbende, ook als de werknemer “hiertoe mogelijk gemotiveerd is vanwege haar persoonlijke situatie”. Dat er in deze casus kennelijk geen collectief belang is, speelt naar het oordeel van deze kantonrechter dus geen rol bij het belanghebbende-criterium.

Inhoud van de verzoeken

Ten aanzien van de verzoeken stellen de werkgever en ondernemingsraad dat zij telkens welwillend hebben gereageerd op de verzoeken van de werknemer en daaraan hebben voldaan.

De kantonrechter volgt dit verweer gedeeltelijk, waarbij het een rol speelt dat de werknemer geen belang heeft kunnen aantonen bij bepaalde verzoeken:

“Tegenover het verweer van de ondernemingsraad en [werkgever] dat wat beschikbaar is aan verslagen en agenda’s inmiddels ter beschikking is gesteld en het niet werkbaar is om alsnog apart agenda’s of jaarverslagen over de al lang verstreken jaren 2021, 2022 of 2023 op te stellen, heeft [werknemer] onvoldoende toegelicht wat daarvan het belang zou zijn.”

De verzoeken onder B, C, E, F en G worden afgewezen.

Ten aanzien van de overige twee verzoeken, A en D, krijgt de werknemer wel gelijk. De kantonrechter concludeert dat de werkgever en ondernemingsraad geen afspraken hebben gemaakt conform artikel 23a lid 5 WOR en daartoe alsnog verplicht zijn.

Tot slot, het verzoek onder A zal, aldus de kantonrechter, “gelet op de omissies in het verleden worden toegewezen”. De OR en werkgever moeten voortaan conform het door henzelf opgestelde OR-reglement agenda’s en verslagen van OR-vergaderingen en overlegvergaderingen en de jaarverslagen van de OR bekend maken. Oftewel, de OR en de werkgever moeten zich aan het door henzelf opgestelde OR-reglement houden.

Wat kunt u doen?
Interessant in deze casus is dat het niet gaat om een geschil tussen de OR en de onderneming. Integendeel, de samenwerking tussen de OR en de onderneming lijkt goed te verlopen. Het is goed om te realiseren dat ook de individuele werknemer een stem kan hebben in de medezeggenschap, waarbij het kennelijk niet uitmaakt welk motief een werknemer daarvoor heeft.

Ik kom zelden tegen dat een werknemer, terwijl de verhoudingen met de werkgever goed zijn, over dit soort zaken procedeert. Uit de casus blijkt ook dat de “persoonlijke situatie” van de werknemer meespeelt en ik vermoed dat een arbeidsconflict hierin een rol speelt, maar dat laat onverlet dat een individuele werknemer dus kan eisen dat de werkgever en OR zich aan de WOR houden. Als er geen OR is ingesteld, terwijl dat wel verplicht is, kan de individuele werknemer naar de rechter stappen en instelling van een OR verzoeken. Ook als de OR of ondernemer zich op andere wijze niet aan de wet houdt (zoals in deze casus) kan de individuele werknemer dus een verzoek indienen bij de rechter.

Tot slot, wat u kunt doen is nog eens een check te doen van het OR-reglement. Wat is er wel en niet vastgelegd in het OR-reglement? Zijn de vastgelegde afspraken in de praktijk ook werkbaar? Voldoet de samenwerking aan de WOR? Individuele werknemers kunnen immers verwachten / eisen dat de WOR wordt gevolgd en de afspraken uit het OR-reglement worden nagekomen. Als afspraken niet werkbaar zijn of als het twijfelachtig is, leg het dan niet vast in het OR-reglement of pas het OR-reglement aan.

Vragen en contact Deze expertbijdrage is geschreven door mr. L.E. Jacobs, advocaat arbeidsrecht van LJ Legal te Wijchen. Heeft u vragen over dit artikel, of over andere onderwerpen? Neem dan gerust contact op.