Door het opgelaaide geweld tussen Iran en de Verenigde Staten heeft Buitenlandse Zaken de reisadviezen voor verschillende landen in het Midden-Oosten aangescherpt. Voor werkgevers is dat extra reden om werknemers duidelijk te informeren over reizen naar risicogebieden. Een werkgever kan een privéreis niet zomaar verbieden, maar als een werknemer bewust naar een gebied met een negatief reisadvies vertrekt en vervolgens niet op tijd kan terugkeren, kan dat wel gevolgen hebben voor verlof en loon.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken maakt reisadviezen voor 226 landen en gebieden en gebruikt daarvoor vier kleurcodes. Groen betekent dat reizen mogelijk is en bij geel zijn er bijzondere veiligheidsrisico's. Oranje betekent dat alleen noodzakelijke reizen worden geadviseerd; een vakantie valt daar niet onder. Bij rood is het advies om helemaal niet te reizen.

Door de verslechterde veiligheidssituatie in het Midden-Oosten zijn de reisadviezen voor Qatar, Jordanië, Saudi-Arabië, Koeweit en de Verenigde Arabische Emiraten oranje geworden. Voor Bahrein geldt rood. Bij een oranje reisadvies waarschuwt Buitenlandse Zaken bovendien dat de Nederlandse ambassade minder goed kan helpen wanneer reizigers in de problemen komen. Bij rood kan de ambassade volgens het ministerie niet helpen als iemand in de problemen raakt.

Werknemer bepaalt zelf vakantiebestemming
Een reisadvies is een (dringend) advies en dus geen reisverbod. Een werkgever kan een werknemer daarom niet zonder meer verbieden om tijdens zijn vakantie naar een land met code oranje of rood te reizen. Maar de keuze van de werknemer kan wel gevolgen hebben wanneer deze na zijn vakantie niet op het werk kan verschijnen. Uitgangspunt is dat een werkgever loon moet betalen wanneer een werknemer geen arbeid verricht, tenzij het niet werken redelijkerwijs voor rekening van de werknemer behoort te komen.

Een werknemer die ondanks een al geldend oranje of rood reisadvies bewust naar een risicogebied vertrekt, neemt een voorzienbaar risico. Komt die werknemer vervolgens bijvoorbeeld door de veiligheidssituatie, gesloten grenzen of problemen met terugreizen niet op tijd terug, dan kan de vraag ontstaan of de gevolgen daarvan maar voor rekening van de werknemer moeten komen. De werkgever zal dat wel aannemelijk moeten kunnen maken.

Informeer werknemers vóór vertrek
Afhankelijk van de omstandigheden kunnen werkgever en werknemer afspraken maken over het opnemen van vakantiedagen of onbetaald verlof. Ook kan looninhouding aan de orde komen, maar dat is een zware maatregel die niet automatisch gerechtvaardigd is.

Juist daarom is het verstandig om werknemers vooraf schriftelijk te informeren over het beleid rond reizen naar risicogebieden. HR kan daarin uitleggen wat de kleurcodes betekenen en welke gevolgen er mogelijk zijn wanneer een werknemer bewust naar een oranje of rood gebied reist en daarna niet beschikbaar is voor het werk. Daarbij kan bijvoorbeeld worden beschreven hoe de organisatie omgaat met vertraging, repatriëring en andere omstandigheden waardoor de werknemer niet tijdig terugkeert. Zo weet de werknemer vóór vertrek welke risico's aan zijn keuze verbonden kunnen zijn.

Wat als het reisadvies tijdens de vakantie verandert?
Een andere situatie ontstaat wanneer een werknemer naar een land met groen of geel reisadvies vertrekt en Buitenlandse Zaken de kleurcode tijdens het verblijf wijzigt naar oranje of rood.

De werknemer kon die verslechtering bij vertrek niet voorzien. In dat geval ligt het risico niet zonder meer bij de werknemer en moet de werkgever in beginsel het loon blijven betalen wanneer terugkeer onmogelijk is.

Van de werknemer mag wel worden verwacht dat deze probeert zo snel mogelijk terug te keren. Wanneer dat niet direct mogelijk is en de functie het toelaat, kunnen werkgever en werknemer bekijken of tijdelijk vanuit het buitenland kan worden gewerkt.

Ziek tijdens vakantie in een risicogebied
Ook bij ziekte maakt de situatie verschil. Wordt een werknemer tijdens een vakantie in een groen of geel gebied ziek, dan gelden in beginsel de normale regels voor ziekte tijdens vakantie. De werknemer meldt zich ziek en de vakantiedagen waarop hij ziek is, kunnen onder de daarvoor geldende voorwaarden weer als vakantiedagen beschikbaar komen.

Bij een werknemer die bewust naar een oranje of rood gebied is gereisd en door de situatie ter plaatse ziek wordt of langer moet blijven, ligt dat ingewikkelder. Als de werkgever aannemelijk kan maken dat de werknemer bewust een voorzienbaar risico heeft genomen, kan dat gevolgen hebben voor de loondoorbetaling. De concrete omstandigheden zijn daarbij bepalend.

Dienstreis is een ander verhaal
Voor zakelijke reizen geldt een wezenlijk andere situatie. Als een werkgever zelf een werknemer naar een risicogebied stuurt, kan hij de risico's daarvan niet bij de werknemer neerleggen.

De werkgever heeft een zorgplicht voor werknemers en moet daarom zorgvuldig beoordelen of een dienstreis naar een gebied met verhoogde veiligheidsrisico's verantwoord en noodzakelijk is. Daarbij hoort ook controle van de verzekeringsdekking en van het actuele reisadvies van Buitenlandse Zaken.

Wijs werknemer op de risico’s
Voor HR is de recente aanscherping van de reisadviezen daarom een goed moment om het vakantie- en dienstreisbeleid te controleren. Vooraf duidelijke afspraken maken is vooral belangrijk wanneer werknemers naar oranje of rode gebieden willen reizen: pas achteraf discussiëren over loon, verlof en risico maakt de situatie voor zowel werkgever als werknemer een stuk lastiger.

In HR Tools & Extra’s vind je een modelbrief waarmee je de werknemers kunt waarschuwen voor de gevolgen van het vrijwillig reizen naar risicovolle gebieden.