Steeds vaker vragen werknemers of ze tijdelijk op een andere plek mogen werken. Niet vanuit huis – dat is inmiddels heel gewoon – maar op workation: vaak werken vanuit het buitenland. Daarbij willen ze naast hun werk surfen in Biarritz, hiken in de Dolomieten of gewoon ontspannen in een hangmat op Bali. Social media-influencers dragen daar hun steentje aan bij, met idyllische beelden die de workation voorstellen als unieke werkbeleving. In een krappe arbeidsmarkt kan deze arbeidsvoorwaarde het verschil maken bij het behouden of aantrekken van jong talent.

Op het eerste gezicht klinkt het aantrekkelijk: de omgeving verandert, maar het werk gaat door. Of je nu spreadsheets bewerkt in Zoetermeer of online vergadert vanuit een appartement in Madrid, voor veel functies maakt het qua productiviteit weinig verschil.

Nieuwe energie opdoen
Een andere werkplek kan frisse energie en inspiratie opleveren. De dagelijkse routine wordt doorbroken, stress kan afnemen en er ontstaat ruimte voor creativiteit. Werknemers komen opgeladen terug en zijn soms productiever dan voorheen. Door hun werk te combineren met activiteiten die ze leuk vinden, kan hun algehele welzijn verbeteren. Zeker jongere generaties vinden het vanzelfsprekend om een paar weken per jaar op een andere locatie te werken. Het is daarom verstandig om vooraf na te denken of, en hoe, je dat wilt faciliteren, voordat je nieuwe medewerkers gaat werven.

Voor werkgevers kan het aanbieden van workations een manier zijn om te investeren in vitaliteit, motivatie en betrokkenheid. Wel is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over werktijden, inzet en vaste contactmomenten, vooral bij tijdsverschillen.

Workation als teambuilding?
Sommige werkgevers organiseren een workation voor het hele team. Werken wordt dan afgewisseld met gezamenlijke activiteiten, waardoor onderlinge banden worden versterkt. Een nieuwe, inspirerende locatie kan leiden tot frisse ideeën. Maar het is een kostbare vorm van teambuilding, waarbij de werkgever doorgaans alle kosten draagt. Belangrijk is ook om deelname niet te verplichten: privéverplichtingen zoals kinderen of mantelzorg maken het niet voor iedereen haalbaar om langere tijd weg te zijn.

Gezamenlijk op pad gaan kan bovendien averechts werken. Intensief samenleven – van werken tot koken en slapen in één appartement – kan irritaties oproepen. En ook al voelt een workation wat als vakantie, je mag werknemers niet verplichten om hiervoor vakantie-uren op te nemen; die zijn wettelijk van henzelf.

Het is niet alleen maar positief
De meeste workations zullen individueel plaatsvinden. Daarbij spelen tal van praktische, juridische en organisatorische vragen. Hoe houd je contact als er iets misgaat? Hoe garandeer je de veiligheid van bedrijfsgegevens? Wat als de internetverbinding hapert? Zonder duidelijke afspraken kan een workation voor frustraties zorgen, zowel bij de werknemer als bij het team.

Daarnaast kan de praktijk tegenvallen. Het kan weken regenen op Bali, de rotskust van Biarritz kan blessuregevaar opleveren en een stad die op vakantie charmant lijkt, kan tijdens een werkperiode juist tegenvallen of onveilig blijken. Ook eenzaamheid, of juist afleiding, kan de productiviteit schaden.

Veiligheid moet voorop staan
Juridisch gezien heeft een werknemer geen automatisch recht op een workation. Een verzoek om elders te werken valt onder de Wet flexibel werken, met vaste aanvraag- en reactietermijnen. De werkgever mag zo’n verzoek zonder zwaarwegend bedrijfsbelang afwijzen.

Digitale veiligheid vraagt bijzondere aandacht. Werken op afstand is technisch vaak vergelijkbaar met inloggen buiten kantoor, maar risico’s nemen toe naarmate de afstand groter wordt – zeker buiten de EU. Basisvoorwaarden zijn een beveiligde laptop, VPN-verbinding, tweestapsverificatie en het vermijden van openbare wifi. Soms is het zelfs verstandig om inlogpogingen vanuit bepaalde landen te blokkeren.

Duidelijk beleid formuleren
Een helder workationbeleid voorkomt dat beslissingen ad hoc worden genomen en verwachtingen uiteenlopen. Leg daarin vast wat de doelen zijn, hoe lang een workation mag duren, welke locaties zijn toegestaan en hoe de bereikbaarheid wordt geregeld. Regel vooraf wie verantwoordelijkheid neemt bij ongevallen en ander onheil en leg vast wie zich waarvoor moet verzekeren. Bepaal ook hoe je omgaat met kosten en hoe je gegevens beschermt. Maak eventueel onderscheid tussen functies die zich goed lenen voor werken op afstand en functies waarbij fysieke aanwezigheid noodzakelijk is.

Een workation kan veel opleveren, maar vraagt om goede voorbereiding. Wie het goed organiseert, heeft een moderne arbeidsvoorwaarde die kan bijdragen aan tevreden, gezonde en productieve medewerkers – zonder dat de bedrijfsvoering er (al te veel) onder lijdt.

Aandachtspunten voor HR bij het opstellen van een workationbeleid

Flexibel werken: Formulier arbeidsduur, werktijd, arbeidsplaats en arbeidszekerheid aanpassen

Doorsturen: