NVP, de beroepsvereniging van HR-Professionals, heeft onlangs een vernieuwde sollicitatiecode gepubliceerd. Deze vervangt de versie uit 2020 en sluit aan bij de laatste ontwikkelingen in wetgeving en bij de werving- en selectiepraktijk. Voor HR-professionals betekent dit dat bestaande recruitmentprocessen mogelijk moeten worden aangepast.

Het gebruik van de code is niet verplicht, maar wordt wel aanbevolen door werkgeversorganisaties en vakbonden, die meewerken aan het opstellen van deze 'fatsoenregels' voor werving en selectie. 
Voor HR-adviseurs kan dit hét moment om sollicitatieprocedures en recruitmenttools kritisch te bekijken. Door nu al de nieuwe normen in te bouwen, verklein je risico’s en laat je zien dat jouw organisatie staat voor transparantie en gelijke kansen.

De vernieuwde NVP sollicitatiecode 2025 (PDF) is een stuk toegankelijker opgeschreven dan voorgaande versies; dat zal de toepassing van de code aantrekkelijker kunnen maken. Inhoudelijk vraagt de NVP-sollicitatiecode om meer transparantie, striktere omgang met data en bewuste inzet van technologie. 

Voor HR-afdelingen betekent dit bijvoorbeeld:

• Vacatures herschrijven met salarisinformatie en pensioenregeling.
• Checken of huidige interview- en selectiesjablonen geen salarisvragen bevatten.
• Processen rond AI en digitale assessments toetsen aan de AI Act.
• Bewaartermijnen in het ATS (Applicant Tracking System) aanpassen naar vier weken of zorgen voor expliciete verlengde toestemming.
• Eventuele klachten evalueren en bespreken met de OR/PVT om wervingsbeleid te verbeteren.

Belangrijkste veranderingen

1. Transparantie over arbeidsvoorwaarden
Waar de oude code vooral vroeg om duidelijke functieprofielen, verplicht de nieuwe versie om in de vacature al arbeidsvoorwaarden te vermelden. Denk aan startsalaris of salarisschaal én de aanwezigheid van een pensioenregeling. Dit past bij de Europese regels richting loontransparantie, die Nederland ook zal invoeren.

2. Geen vragen meer naar huidig of vorig salaris
Waar in 2020 alleen het vragen om een salarisstrook verboden was, is dit nu aangescherpt: organisaties mogen sollicitanten helemaal niet meer naar hun huidige of vorige salaris vragen. Het aanbod moet worden gebaseerd op de functie-eisen, ervaring en wat gebruikelijk is in de organisatie.

3. Strengere regels voor AI en algoritmes
De inzet van AI bij werving en selectie wordt nu expliciet gebonden aan de nieuwe Europese AI-verordening (AI Act). AI geldt als “hoog-risico”-toepassing: organisaties moeten transparant zijn, logging en datamanagement op orde hebben, en altijd menselijk toezicht garanderen.

4. Privacy en bewaartermijnen
Sollicitatiegegevens moeten binnen vier weken na afwijzing worden vernietigd, tenzij anders is afgesproken. Bij langere bewaartermijn moet de sollicitant na één jaar altijd opnieuw toestemming geven. De nieuwe code is daarmee strikter en eenvoudiger dan voorheen.

5. Bemiddelingsbureaus onder aparte code
Externe recruiters vallen niet meer onder de sollicitatiecode, maar onder de aparte Recruitercode. Dit geeft meer duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is.

6. Duidelijkere communicatie tijdens de procedure
Sollicitanten moeten uiterlijk binnen twee weken na hun sollicitatie bericht krijgen over de vervolgstappen. Ook moet helder zijn of de procedure doorloopt tot er een geschikte kandidaat gevonden is, of dat er een vaste sluitingsdatum geldt.

7. Klachtenprocedure compacter
De basis blijft hetzelfde: sollicitanten kunnen klachten indienen bij de organisatie en – als die onbevredigend reageren – bij de Klachteninstantie Sollicitatiecode. Nieuw is dat organisaties jaarlijks de ingediende klachten met de OR of PVT moeten bespreken.

Checklist voor HR-adviseurs

Thema	Actiepunt
Vacatureteksten	Neem startsalaris/salarisschaal en pensioenregeling op.
Salarisonderhandelingen	Vraag nooit naar huidig/vorig salaris, baseer aanbod op functie en ervaring.
AI en digitale selectie	Controleer of AI-tools voldoen aan AI Act: transparantie, logging, menselijk toezicht.
Privacy	ATS instellen op vernietiging na 4 weken, jaarlijkse toestemming bij langere opslag.
Communicatie kandidaten	Binnen 2 weken na sollicitatie bericht sturen; sluitingsdatum of doorlopende procedure duidelijk vermelden.
Klachten	Jaarlijkse evaluatie en bespreking met OR/PVT.
Externe bureaus	Check of ze werken onder de Recruitercode.

 

MIS NIKS MEER: Schrijf je hier in voor de gratis HR-nieuwsbrief