Als organisatie heb je de keuze uit verschillende manieren, wanneer je nieuwe medewerkers voor je wilt laten werken. Zo kun je kiezen voor het in dienst nemen van een sollicitant. Gaat het om een tijdelijke opdracht of om het uitvoeren van werk dat niet past bij de expertise van het interne personeel? In dat geval kan het inhuren van een zzp’er een optie zijn. Daartussen ligt payrolling, waarbij je een medewerker voor je laat werken zonder verantwoordelijk te zijn voor de administratie daaromheen. In dit artikel lees je meer over de verschillen en de voor- en nadelen van deze opties.

Deze verschillen zijn niet alleen relevant voor mensen werkzaam op de HR-afdeling van een organisatie. Denk ook aan mensen die twijfelen tussen het werken als zzp’er en via een payrollbedrijf. In het eerste geval is bijvoorbeeld een zakelijke rekening afsluiten bij KNAB of een andere bank raadzaam; in het tweede geval hoeft dit niet.

Payrolling als een alternatief voor een zzp’er
Bij payrolling neem je een medewerker niet in vaste dienst, maar je sluit een overeenkomst met een payrollbedrijf waarbij de freelancer is aangesloten. Het payrollbedrijf zorgt vervolgens voor de facturatie naar jou als opdrachtgever, terwijl het contact rond de opdrachtverstrekking rechtstreeks via de freelancer loopt. Hierbij bepaalt de freelancer zelf welk tarief deze voor een opdracht rekent.

Een van de voornaamste voordelen van het inschakelen van een freelancer via een payrollbedrijf is dat deze niet hoeft te voldoen aan de Wet DBA. Sinds dit jaar wordt hier actief op gehandhaafd door de Nederlandse overheid. Ook het afsluiten van modelovereenkomsten met een zzp’er is hiermee niet langer noodzakelijk.

Payrolling is niet hetzelfde als verloning. Bij verloning wordt een constructie gebruikt waarbij de freelancer in loondienst is bij het payrollbedrijf. Het verschil zit hierbij in de mate van outsourcing. In het geval van verloning zorgt een tussenpartij voor het afhandelen van de administratie. Dat betekent dat deze loonheffingen en sociale premies afdraagt.

Voor- en nadelen van het inhuren van een zzp’er
Het inhuren van een zzp’er is het alternatief voor payrolling, wanneer je een medewerker niet blijvend in dienst wilt nemen. Het voordeel van de keuze voor een zzp’er is dat deze vaak goedkoper is dan wanneer gekozen wordt voor payrolling. Immers, de zzp’er betaalt een service fee aan het payrollbedrijf en zal dit verwerken in het uurtarief dat deze in rekening brengt bij jou als opdrachtgever.

Een nadeel is dat met de handhaving van de Wet DBA het sluiten van een modelovereenkomst sterk aan te raden is. Dat kan het proces rond het inhuren van een zzp’er iets vertragen en brengt risico’s met zich mee. Denk aan de naheffingen, boetes en mogelijke reputatieschade die je organisatie op kan lopen als gevolg van de handhaving van deze wet.

Voor de zzp’er betekent het aannemen van opdrachten zonder payrollbedrijf dat deze zelf verantwoordelijk is voor de financiële afhandeling. Evenals voor bijvoorbeeld een zakelijke rechtsbijstand- en beroepsaansprakelijkheidsverzekering als zzp'er afsluiten. Het afsluiten daarvan wordt zelfstandigen sterk aangeraden, om zichzelf te verzekeren van juridische ondersteuning in het geval van conflicten met opdrachtgevers.

Interne medewerker voor een langdurige samenwerking
Zoek je naar een vaste kracht die een functie langdurig in kan vullen? In dat geval is de keuze voor het aannemen van een interne medewerker vrijwel altijd de beste. Hoewel je in dit geval zelf verantwoordelijk bent voor de tijdige uitkering van het salaris, het afdragen van sociale premies en het afsluiten van verzekeringen, is dit doorgaans voordeliger dan het inhuren van een freelancer. De krapte op de arbeidsmarkt maakt dat organisaties meer dan eens gedwongen worden om ondanks de voorkeur voor een interne kracht alsnog voor een zzp’er te kiezen.