Personeelsnet

Werknemer krijgt vanaf 2021 lagere vergoedingen vanwege thuiswerken

Tot eind van dit jaar mogen werkgevers nog de gebruikelijke vaste vergoedingen geven aan werknemers, ook als zij voor een deel thuiswerken. Maar vanaf 1 januari 2021 is dat afgelopen. Dan moet voor hun reiskostenvergoeding worden gerekend met het daadwerkelijke reispatroon. De vergoeding wordt dan lager, omdat werknemers op thuiswerkdagen niet reizen. Bovendien hebben werknemers op hun thuiswerkdagen geen recht meer op een vergoeding voor kleine kosten.

Gedurende de coronacrisis mag de werkgever in 2020 vaste vergoedingen blijven geven op basis van het 'oude' werkpatroon. Maar staatssecretaris Vijlbrief (Belastingen) is streng. Want vanaf 2021 moeten de werkelijke kosten weer uitgangspunt zijn voor de vergoedingen en verstrekkingen, blijkt uit het Besluit noodmaatregelen coronacrisis. Dit betekent veelal dat werknemers lagere vergoedingen zullen ontvangen.

Nieuw reispatroon inventariseren
Vanaf 1 januari 2021 moet de werkgever rekening houden met het nieuwe werkpatroon van de werknemer, waarbij tijdens thuiswerkdagen geen recht bestaat op reiskostenvergoeding. Dit reispatroon moet getoetst worden aan de 36 weken of 128 dagen-eis, om te bepalen of er recht is op een vaste reiskostenvergoeding.

Daarnaast blijft het natuurlijk wel mogelijk voor de werkgever om de daadwerkelijke kosten van woon-werkverkeer te vergoeden op basis van de werkelijk gereisde dagen.

Geen vaste vergoeding kleine kosten meer
De werkgever mocht in 2020 ook andere vaste vergoedingen ongewijzigd voortzetten, zoals een vaste vergoeding voor kleine kosten. Volgend jaar wil staatssecretaris Vijlbrief het te ruime gebruik van deze regeling ook niet meer toestaan.

Want vanaf 1 januari 2021 kan de werkgever niet zomaar weer een vaste vergoeding geven voor kleine kosten. Werknemers zijn tenslotte veel meer thuis gaan werken en daarom moet de werkgever opletten of er voldoende onderbouwing is voor een vaste vergoeding in 2021.

Reisaftrek wijzigt ook vanaf 2021
Werknemers die geen reiskostenvergoeding krijgen, mogen hun kosten voor woon-werkverkeer met het OV aftrekken van hun inkomstenbelasting. Nu werken veel mensen thuis, terwijl de kosten voor hun OV-abonnement wel doorlopen. Voor hen geldt dat zij over het belastingjaar 2020 de reisaftrek mogen doen zoals voor de coronacrisis.

Als er echter helemaal geen reiskosten meer zijn, mag ook geen reisaftrek meer worden gedaan. De reisaftrek wordt in dat geval naar evenredigheid berekend.

Keuze uiterlijk 12 maart 2020 gemaakt
Een belangrijke voorwaarde voor het ongewijzigd laten doorlopen van vaste vergoedingen in het jaar 2020 is dat de werknemer uiterlijk 12 maart 2020 recht kreeg op de vergoeding.

Als het recht op de vaste vergoeding afhankelijk was van een keuze van de werknemer (bijvoorbeeld bij een cafetariasysteem), moet de werknemer deze keuze uiterlijk op 12 maart 2020 hebben gemaakt.

Uitzondering 30-procentregeling kenniswerkers
De goedkeuringen om vaste vergoedingen in 2020 te laten doorlopen tijdens de coronacrisis, gelden overigens niet voor de vergoeding voor extraterritoriale kosten (de 30%-regeling).

MIS NIKS: Abonneer je op de gratis Personeelsnet-nieuwsbrief

Neem een abonnement en download meer dan 300 actuele HR-instrumenten

Wilt u als HR-professional ook niks meer missen op uw vakgebied?