Werkgever mag koffiemokken onbelast verstrekken

Sinds begin dit jaar zijn wegwerpbekertjes in de ban gedaan, een wettelijke maatregel die de afvalberg moet verminderen. Op de werkplek moeten medewerkers nu met duurzame bekers hun koffie of thee halen. De werkgever mag het gebruik van deze bekers faciliteren, door ze onbelast ter beschikking te stellen aan de werknemers. De mok geldt daarmee als een werkplekvoorziening die niet ten koste gaat van de vrije ruimte in de Werkkostenregeling.

Door: Hans de Zwager, MSc, BEd, Redactie Personeelsnet

Sinds begin dit jaar mogen werkgevers geen wegwerpbekers meer plaatsen bij koffieautomaten op kantoor. Velen hebben daarom afwasbare koffiemokken voor werknemers geregeld waarmee ze warme dranken kunnen halen.

Bij de Belastingdienst zijn vragen binnengekomen over hoe die voorziening moet worden gewaardeerd in het kader van de Werkkostenregeling (WKR). Want fiscaal gezien geldt alles wat de werkgever aan de werknemer aanbiedt als belastbaar loon, tenzij er regels zijn dat de werkgever onbelast mag vergoeden of verstrekken.

Mag de werkgever onbelast een koffiebeker geven aan de werknemers?
De Kennisgroep loonheffing heeft zich daarom gebogen over de vraag of een werkgever aan alle werknemers bijvoorbeeld een herbruikbare 'koffiebeker to go' mag uitreiken, met een waarde van 10 euro. Het is de bedoeling dat de werknemers de beker aan het eind van hun werktijd mee naar huis nemen en zelf schoonmaken. Als ze uit dienst gaan, hoeven de bekers niet te worden ingeleverd.

 In een zeer uitgebreid beargumenteerd antwoord, met als titel ‘Waardering koffiebekers’ beantwoordt de kennisgroep de vraag of deze koffiebekers onder de nihilwaardering vallen. (Artikel 3.7, eerste lid, onderdeel a, van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011, URLB 2011).
Het antwoord van de kennisgroep is een onomwonden: ‘Ja, de werkgever kan hiervoor de nihilwaardering toepassen.’

Nihilwaardering koffiebekers om de volgende redenen
De nihilwaardering is namelijk van toepassing op voorzieningen die op de werkplek worden gebruikt, mits deze redelijk zijn. Je moet deze voorzieningen (voornamelijk) op de werkplek gebruiken, waardoor de werknemer er geen ‘privévoordeel’ van heeft. Bovendien moet het om een voorziening gaan die elders niet gebruikelijk is.

Het verstrekken van dergelijke koffiebekers valt, kort gezegd, onder de nihilwaardering om de volgende redenen:

Redenen nihilwaardering van koffiebekers op de werkplek

Gebruik op werkplek: De bekers worden gebruikt in verband met het arbeidsproces en zijn een vervanging voor wegwerpbekers door nieuwe wetgeving. Het gaat om speciale koffiebekers, die duidelijk bedoeld zijn voor op het werk.

Redelijkheid: Het aanbieden van bekers is redelijk omdat werknemers verwachten dat de werkgever voorziet in koffie en thee. En de bekers maken deel uit van de koffievoorziening.

Gebruik elders beperkt: Hoewel de bekers ook thuis gebruikt kunnen worden, is het primair de bedoeling dat ze op de werkplek worden gebruikt. Het is niet uitgesloten dat werknemers thuis ook wel eens drinken uit de beker, maar dat zal nauwelijks gebeuren; het is duidelijk geen koffieservies voor thuis.

Conclusie: nihilwaardering, want beperkt privévoordeel
De Belastingdienst concludeert dat de verstrekte koffiebekers aan de voorwaarden voor nihilwaardering voldoen. Want ze hebben maar een beperkt privévoordeel en zijn in het belang van het arbeidsproces.

De werkgever moet wel aannemelijk kunnen maken dat de koffiebekers hoofdzakelijk op het werk worden gebruikt. De kennisgroep waarschuwt overigens dat het oordeel hierover afhangt van de feiten en omstandigheden. De belastinginspecteur hier dus in specifieke gevallen anders over beslissen.

Is een mok beter voor het milieu?
Plastic mag niet meer, maar is een afwasbare mok eigenlijk wel beter voor het milieu? Dat hangt helemaal af van het gebruik en de manier van afwassen. Milieu Centraal komt tot de conclusie dat een mok beter is voor het milieu als je die minstens een jaar lang gebruikt en energiezuinig afwast. Je moet de beker niet na iedere cappuccino omspoelen en thuis afwassen in een teiltje of een moderne afwasmachine.

Wanneer je de mok afwast onder een warm stromende kraan, kun je beter kiezen voor wegwerpbekers die je recyclet.

 

ZIE OOK: Shema Verstrekkingen en vergoedingen WKR

Doorsturen:

Neem een abonnement en download 454 exclusieve vakartikelen en 284 actuele HR-instrumenten!

Wilt u als HR-professional ook niks meer missen op uw vakgebied?