HR-professionals staan niet te trappelen om beheersmatige processen buiten de deur te plaatsen. Ze vrezen voor onzorgvuldigheid en zijn bezorgd dat hun werk overbodig wordt.

Dit staat in een whitepaper van Howard Woei en Wim Ydo van Vroom Consultancy in opdracht van salaris- en HR-dienstverlener ADP.

Het whitepaper brengt in kaart hoe bedrijven hun HR-processen efficiënter kunnen organiseren. Met verandermanagement kan de rol van de HR-afdeling veranderen van stafafdeling naar een `service center` binnen de organisatie. Bovendien kan dan ook de focus meer op strategie komen te liggen in plaats van uitvoering, zo stellen de auteurs.

Meer HR self service
Managers, directies en raden van bestuur hebben behoefte aan een HR-afdeling die waarde toevoegt aan de organisatie. Administratieve processen vallen daar niet onder en moeten daarom zo kosteneffectief mogelijk worden ingevuld. Dat kan bijvoorbeeld door ze buiten de deur te plaatsen, te automatiseren of door meer zelfservice van medewerkers en middle managers.

De auteurs waarschuwen dat HR-afdelingen hun bestaansrecht moeten bevechten. Dat kan door beter in te spelen op de behoefte naar waardevermeerdering door een andere rol te aan te nemen. Efficiënte inrichting van administratieve processen geeft HR-managers meer tijd om zich te concentreren op strategische zaken, zoals het opvangen van de vergrijzing en bevorderen van de productiviteit.

HR-proces optimaliseren
Met een efficiëntere verdeling van HR-taken, besparen organisaties niet alleen op tijd en kosten, maar het vergroot ook de mogelijkheden om strategisch in te spelen op de veranderende marktomstandigheden. Zo kunnen personeelsafdelingen efficiënter werken als zij werkprocessen automatiseren, bijvoorbeeld met behulp van eHRM, Management Self Service en Employee Self Service.

Maar veel Nederlandse bedrijven doen niet genoeg om het HR-proces optimaal te organiseren. Er worden bijvoorbeeld wel digitale formulieren beschikbaar gesteld, maar men verwerkt deze nog in papieren vorm. P&O-ers zijn daardoor relatief veel tijd kwijt aan administratieve processen en controles, wat in veel gevallen onnodig is.

Weerstand bij P&O-ers
Volgens Hein Brockhoff, Algemeen Directeur bij ADP Nederland, roept het stroomlijnen en uitplaatsen van HR-processen bij veel P&O-ers weerstand op. Zo zijn ze bijvoorbeeld bang dat gegevens onzorgvuldig worden ingevoerd of leven ze met het idee dat hun werk overbodig wordt.

Toch heeft deze HR-transformatie volgens Brockhoff ook voor HR-medewerkers veel voordelen. `Er komt tijd en budget vrij voor professionalisering en persoonlijke ontwikkeling. Uiteindelijk ontkomen HR-medewerkers er niet aan hun rol te veranderen van personeelsadministrateur naar strategisch partner die toegevoegde waarde biedt aan de organisatie.`

HR moet met geld gaan werken
Vroom en ADP concluderen dat HR-afdelingen van origine stafafdelingen zijn, die het management ondersteunen. Over budgetten worden nauwelijks afspraken gemaakt, aldus Howard Woei, maar hij pleit voor een `HR service center-model`, waarin de afdeling werkt met vastgestelde tarieven en dienstverleningsniveaus voor de producten en diensten die zij aan het management levert.

Deze werkwijze vraagt wel om een cultuuromslag binnen de organisatie. Zo vergt het van managers dat zij sommige operationele HR-taken zelf uitvoeren. Bovendien verzakelijken hiermee de interne verhoudingen, wat weerstand op kan roepen. Dat moeten HR-afdelingen dan maar op de koop toe nemen, waarschuwt Woei.