Iedere werkgever moet na afloop van elk jaar aan zijn werknemers een jaaropgaaf verstrekken. Doorgaans zorgt de salarisadministrateur daarvoor, maar voor kleine werkgevers biedt de Belastingdienst als hulpmiddel een handig model.
De jaaropgaaf is vormvrij, maar enkele basisgegevens moeten er wel standaard in staan. Dat gaat dan over gegevens die van belang zijn voor de heffing van de inkomstenbelasting en de premie volksverzekeringen en van de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.