Personeelsnet

Boete voor recruiter: kopie ID-bewijs vragen voor inzage persoonsgegevens mag niet

Een Nederlandse vrouw wilde van recruitmentbureau Michael Page weten welke persoonsgegevens zij van haar hadden opgeslagen. De recruiter eiste dat de vrouw voor inzage van haar gegevens een kopie van haar ID-bewijs moest geven én een kopie van haar verzekeringspas. Maar dat mag alleen in zeer uitzonderlijke gevallen. De vrouw diende een klacht in en kreeg gelijk van de privacy-toezichthouder. De recruitmentfirma moet daarom een forse boete betalen.

De klacht werd ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in Nederland. Na eerste onderzoek, bleek dat de Nederlandse vestiging van Michael Page geen beslissingen neemt over het opvragen van persoonsgegevens, maar wel de vestiging in Spanje. Daarom voerde de Spaanse toezichthouder het onderzoek uit in samenwerking met de Nederlandse AP.

Recht op inzage persoonsgegevens
De Nederlandse vrouw had zich ingeschreven bij het recruitmentbureau en wilde graag weten welke persoonsgegevens de recruiter van haar had verzameld. Dit recht op inzage is een recht dat iedereen in Europa heeft, op basis van de privacywet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Maar Michael Page wilde de Nederlandse vrouw alleen inzage geven, als zij zich zou identificeren met een volledige kopie van haar identiteitsbewijs en een kopie van haar verzekeringspas. Daarnaast eiste het bureau ook nog een kopie van een recente energie- of waterrekening, om te controleren of haar adres klopte.

Persoonlijk account is voldoende bewijs
Het recruitmentbureau wilde daarmee voorkomen dat het persoonsgegevens aan de verkeerde zou geven, maar eiste hiermee onnodig extra persoonsgegevens. Het was niet nodig om daarmee te controleren of degene die inzage in haar persoonsgegevens vroeg, ook was wie zij zei. De vrouw had namelijk al een account bij Michael Page, waar alleen zij toegang tot had. Dat is voldoende stelt de AP.

Het opvragen van een identiteitsbewijs een erg zwaar middel. Organisaties mogen dat alleen in zeer uitzonderlijke gevallen doen. Er bestaat namelijk een groot risico dat de kopie van een identiteitsbewijs in verkeerde handen komt, bijvoorbeeld via een ransomware-aanval of een ander datalek. Dat kan tot identiteitsfraude leiden en grote gevolgen hebben voor de mensen achter deze persoonsgegevens.

Forse boete voor eis ID-bewijs
Resultaat van het Spaanse onderzoek is, dat Michael Page een boete krijgt van 240.000 euro. Het bureau krijgt die boete hoofdzakelijk omdat het mensen die hun gegevens wilden inzien, onnodig moeilijk werd gemaakt. Vragen naar een volledige kopie van hun identiteitsbewijs is een té zware maatregel die alleen maar in zeer uitzonderlijke  gevallen gerechtvaardigd is.

HR EN PRIVACY: Met deze hulpmiddelen voldoet u aan de AVG

Neem een abonnement en download meer dan 300 actuele HR-instrumenten

Wilt u als HR-professional ook niks meer missen op uw vakgebied?