Stroomstoringen, uitval van internet, geopolitieke spanningen en problemen in de toeleveringsketen kunnen bedrijven dagenlang ontregelen. Daarom roept het kabinet bedrijven op een crisisdraaiboek te maken, met opvallend veel aandacht voor personeelsplanning, noodcommunicatie, hybride werken en de inzetbaarheid van medewerkers tijdens noodsituaties. Als HR-adviseur moet je daar dus volop mee aan de slag.

Volgens het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) zijn veel organisaties niet goed voorbereid op langdurige noodsituaties. Denk daarbij aan stroomstoringen, de uitval van internet en telefonie, verstoringen in leveringsketens of geopolitieke crises. Meer dan de helft van de bedrijven (51%) neemt hiervoor geen voorzorgsmaatregelen.
Daarom start het ministerie de campagne Denk Vooruit voor ondernemers en organisaties, waarmee werkgevers worden opgeroepen een eigen crisisdraaiboek op te stellen.

Veel risico’s maar nauwelijks voorbereid
Volgens minister Heleen Herbert nemen de afhankelijkheden van bedrijven van energie, digitalisering, grondstoffen en internationale ketens verder toe. Tegelijkertijd worden grondstoffen en producten volgens de minister steeds vaker ingezet als geopolitiek machtsmiddel. Daardoor groeit het risico op verstoringen in toelevering en bedrijfsprocessen.

Uit onderzoek in opdracht van EZK blijkt bovendien dat ondernemers hun eigen weerbaarheid laag inschatten. Slechts 29% denkt dat het bedrijf in grote mate weerbaar is tegen spionage. Tegen de economische gevolgen van oorlogsdreiging voelt slechts 19% zich voldoende weerbaar. Ook uitval van internet en clouddiensten wordt als groot risico gezien: slechts 15% van de bedrijven denkt daar goed tegen bestand te zijn.

Eerste 72 uur cruciaal bij crisismanagement
Centraal in de campagne staat een uitgebreid crisisdraaiboek voor bedrijven. Dat draaiboek richt zich vooral op de eerste 72 uur van een langdurige noodsituatie, waarin hulp van overheid of hulpdiensten mogelijk beperkt beschikbaar is. Volgens het ministerie moeten bedrijven daarom vooraf vastleggen:

• welke processen absoluut moeten blijven draaien;
• welke medewerkers en functies cruciaal zijn;
• hoe communicatie blijft werken bij uitval van internet of telefonie;
• welke leveranciers en systemen onmisbaar zijn;
• welke alternatieven beschikbaar zijn bij verstoringen.

Het draaiboek benadrukt dat noodsituaties vaak onverwacht ontstaan, bijvoorbeeld door langdurige stroomuitval of het uitvallen van telecom- en clouddiensten.

HR krijgt belangrijke rol in bedrijfscontinuïteit
Opvallend is dat het draaiboek veel aandacht besteedt aan personele continuïteit. Bedrijven moeten vooraf bepalen welke medewerkers en functies onmisbaar zijn en welke alternatieven er zijn als medewerkers uitvallen. Ook moeten organisaties nadenken over:

• de noodcommunicatie met medewerkers;
• papieren contactlijsten;
• ontmoetingsplaatsen bij uitval van telecom;
• vervangingsregelingen;
• leiderschap tijdens crises;
• welzijn en veiligheid van medewerkers en hun thuissituatie.

Uitval medewerkers raakt aan HR-thema’s
Het draaiboek noemt expliciet dat medewerkers door een crisis langdurig kunnen uitvallen vanwege mantelzorgtaken of hun inzet als reservist. Daarmee raakt de campagne direct aan HR-thema’s als:

• duurzame inzetbaarheid;
• crisismanagement;
• arbobeleid;
• hybride werken;
• BHV en veiligheidsbeleid;
• personeelsplanning;
• interne communicatie;
• psychosociale arbeidsbelasting.

Bedrijven moeten ook nadenken over tijdelijke sluiting
Het draaiboek vraagt bedrijven expliciet na te denken over situaties waarin tijdelijke sluiting van het bedrijf veiliger is dan doordraaien. Ook moeten bedrijven vooraf bepalen wie tijdens een crisis de leiding heeft en hoe besluitvorming plaatsvindt. Daarnaast wordt geadviseerd om:

• kritieke bedrijfsdata offline op te slaan;
• noodstroomvoorzieningen te regelen;
• alternatieve betaalmethoden beschikbaar te hebben;
• systemen regelmatig te testen;
• noodprocedures op papier beschikbaar te houden.

Samenwerking met leveranciers en overheid belangrijker
Het ministerie van EZK benadrukt dat bedrijven onderdeel zijn van bredere ketens en ecosystemen. Het draaiboek vraagt bedrijven daarom ook afspraken te maken met leveranciers, ketenpartners, gemeenten en andere ondernemers. Daarbij gaat het onder meer om:

• alternatieve leveringen;
• noodvoorraden;
• gezamenlijke noodvoorzieningen;
• delen van personeel of middelen;
• afspraken over overmacht en contracten.

Ook wordt bedrijven gevraagd na te denken over hun maatschappelijke rol tijdens crises, bijvoorbeeld richting vitale sectoren zoals zorg, energie, water, transport en Defensie.

Crisisdraaiboek regelmatig testen en actualiseren
Volgens het ministerie heeft een crisisdraaiboek alleen waarde als het regelmatig wordt getest en aangepast. Het document adviseert bedrijven daarom minimaal iedere zes maanden het draaiboek door te lopen en te actualiseren. Na een noodsituatie moeten bedrijven bovendien evalueren:

• welke processen wel of niet werkten;
• hoe medewerkers de situatie ervoeren;
• welke afspraken aangepast moeten worden;
• welke extra veiligheids- of kwaliteitsmaatregelen nodig zijn.

Checklist crisisvoorbereiding door HR

Onderwerp	Actie voor HR / organisatie
Kritieke functies	Breng in kaart welke functies en medewerkers onmisbaar zijn
Vervanging	Regel back-up voor sleutelposities
Contactgegevens	Zorg voor actuele papieren contactlijsten
Crisiscommunicatie	Maak afspraken over communicatie zonder internet of telefonie
Leiding tijdens crisis	Leg vast wie beslissingen neemt
Medewerkersveiligheid	Stem af met BHV, facilitair en management
Thuisfront medewerkers	Houd rekening met mantelzorg, zorgtaken en reservisten
Noodprocedures	Oefen scenario’s met management en teams
Digitale continuïteit	Werk samen met IT over back-ups en noodstroom
Leveranciers	Stem continuïteitsafspraken af met inkoop en operations
Hybride werken	Bepaal hoe thuiswerken werkt bij uitval van systemen
Evaluatie	Evalueer incidenten en actualiseer draaiboek minimaal halfjaarlijks

 

Met wie moet HR samenwerken bij crisisvoorbereiding?

Thema	Samenwerking nodig met
Veiligheid en BHV	Facilitaire dienst, BHV-organisatie
IT-uitval en cyberrisico’s	IT-afdeling, security
Continuïteitsplanning	Directie, operations
Personeelsplanning	Teamleiders en planners
Leveranciersafspraken	Inkoop en juridische zaken
Crisiscommunicatie	Communicatieafdeling
Arbo en welzijn	Preventiemedewerker, arbodienst
Oefeningen en testen	Management en OR

 

Veelgestelde vragen over crisisvoorbereiding

Moeten bedrijven verplicht een crisisdraaiboek hebben?

Nee, maar het ministerie van EZK roept bedrijven nadrukkelijk op zich beter voor te bereiden op langdurige verstoringen en noodsituaties.

Welke rol heeft HR bij crisismanagement?

HR speelt een belangrijke rol bij personeelsplanning, noodcommunicatie, vervanging van sleutelposities, hybride werken en bij de vervanging en het welzijn van medewerkers tijdens crises.

Welke risico’s noemt EZK?

Onder meer langdurige stroomuitval, uitval van internet en telefonie, cyberincidenten, geopolitieke spanningen en verstoringen in toeleveringsketens.

Waarom zijn de eerste 72 uur zo belangrijk?

Volgens het ministerie moeten bedrijven er rekening mee houden dat tijdens een grote crisis hulp van overheid of hulpdiensten beperkt beschikbaar kan zijn.

Hoe vaak moet een crisisdraaiboek worden getest?

EZK adviseert bedrijven het draaiboek minimaal iedere zes maanden te testen en te actualiseren.

RESERVIST IN DIENST: Checklist met punten die HR moet regelen