Personeelsnet.nl maakt gebruik van cookies. Lees onze privacyverklaring voor meer informatie.

Balk sluiten

Personeelsnet

Vakkennis voor HR-professionals

HRM beleidsplan maken

woensdag 18 december 2013 om 16:32, Redactie

Als er behoefte is aan strategisch HRM beleid, heeft de HRM adviseur de taak om hiervoor een HRM beleidplan te ontwikkelen. Personeelsnet biedt hier 10 bouwstenen aan voor het HRM beleidsplan.

P&O-documenten, checklists en tools, incl 2 collega's voor maar € 189 per jaar!

Bekijk hier welk gemak dat geeft!

Als organisaties groter en complexer worden, is het niet meer voldoende om de personeelsfunctie alleen beheersmatig uit te voeren. Dan is er meer behoefte aan strategisch HRM beleid.

Uitgangspunt van strategisch HRM beleid is dat dit aansluit bij de doelstellingen van de organisatie. Afhankelijk daarvan verschuiven de accenten van het te voeren HRM beleid. Het strategisch HRM beleid en het HRM beleidsplan zijn dan ook altijd directe afgeleiden van de organisatiedoelstelling.

Een simpel voorbeeld: als de organisatie de komende twee jaar snel uitbreidt, ligt het voor de hand dat er in het HRM beleid een groter accent komt te liggen op werving en selectie en het arbeidsvoorwaardenpakket, dan op de uitstroom. Dit moet dan ook tot uitdrukking komen in het personeelsbeleidsplan.

HRM beleidsplan voorbeeld
In het HRM beleidsplan komt te staan welke personeelsinstrumenten de organisatie inzet om de doelen te bereiken. In HR Tools & Extra`s van Personeelsnet vinden abonnees praktische HRM instrumenten die bouwstenen vormen voor het HRM beleid. De bouwstenen uit Tools & Extra`s kunt u afhankelijk van uw situatie verder invullen en vormgeven.

Verder vindt u in Tools & Extra`s een uitgewerkt voorbeeld van een HRM beleidsplan en een handleiding voor het opstellen van het HRM beleidsplan.

Als u geen abonnee bent, kunt u wellicht uw eigen P-instrumenten als basis voor uw HRM beleidsplan gebruiken.

INHOUD HRM BELEIDSPLAN


1 Inleiding HRM beleidsplan
Hier schrijft u een algemene inleiding over de ontwikkelingen van de organisatie en de uitdagingen op het gebied van personeelsmanagement in de komende jaren. Het HRM beleidsplan vormt het kader voor de inzet van HRM instrumenten om de doelen van de organisatie te helpen halen.

ZELF DOEN: Model P-beleidsplan voor strategisch HR-beleid

2 Organisatiedoelen en personeelsbeleid
Hier geeft u kort de doelstellingen van de organisatie weer en de daarvan af te leiden doelstelling voor het HRM beleid met de daarbij behorende acties.

Bij dit onderdeel kunt u diverse HRM instrumenten gebruiken. In Tools & Extra`s van Personeelsnet zijn de volgende hulpmiddelen beschikbaar voor abonnees:

2.1 Kengetallen, meten is weten

Wie wil weten of het werk van de HRM afdeling effect heeft, moet gegevens bijhouden. Uit het personeelsinformatiesysteem en de salarisadministratie is een schat aan informatie te halen, die als basis dient voor het personeelsbeleid. Met een keuze uit een uitgebreide actielijst met 42 kengetallen, kunt u per kengetal doelen stellen en deze in acties omzetten voor uw personeelsbeleid. U vindt in deze lijst ook steeds een duidelijke toelichting.

2.2 Benchmark arbeidsvoorwaarden
Met deze benchmark in Tools & Extra’s, kunt u de arbeidsvoorwaarden van uw bedrijf vergelijken met de gegevens van meer dan 1200 andere bedrijven. Abonnees krijgen de scores direct op het scherm te zien en bovendien per e-mail nog een gedetailleerd overzicht.

2.3 Reorganisaties en wat er bij komt kijken
Wensen en eisen van klanten en opdrachtgevers wijzigen tegenwoordig voordurend, waardoor het vaker voorkomt dat de organisatie daarop aangepast moet worden. Een gedegen aanpak helpt om overzicht te houden en draagvlak te creëren bij managers en medewerkers.

2.4 Organisatiestructuren onder de loep
Keuzemogelijkheden en basisprincipes voor het opzetten van een nieuwe organisatiestructuur, staan hier beknopt bij elkaar. Compleet met handige overzichten van de voor- en nadelen van verschillende indelingsprincipes.

3 Functievorming en beloning
In dit onderdeel geeft u aan welke gevolgen het HRM beleid heeft voor functies en taken in de organisatie. Bij organisaties die in verandering zijn, ontstaat vaak de behoefte aan verbreden van de taakinhoud of juist het opdelen van taken om verder te kunnen specialiseren. Daaraan gekoppeld is de beloning, bijvoorbeeld de vraag of flexibele beloning wenselijk is.

Bij dit onderdeel kunt u diverse HRM instrumenten gebruiken. In Tools & Extra`s van Personeelsnet zijn de volgende hulpmiddelen beschikbaar voor abonnees:

3.1 Functiewaardering, waarom en hoe?

Functiewaardering brengt een rangorde aan tussen verschillende functies. Niet alleen om het salaris te bepalen, maar ook om taken en verantwoordelijkheden te inventariseren. Ondanks de automatisering, blijft het een arbeidsintensieve klus die van de HR afdeling degelijke voorbereiding en coördinatie vergt.

3.2 Checklist functieinhoud en -eisen
Zodra een nieuwe functie of een vacature ontstaat, zal de personeelsadviseur eerst de inhoud van de functie moeten beschrijven. Ook moet er een profiel komen, met de eisen waaraan de ideale kandidaat moet voldoen.
Door deze checklist in Tools & Extra’s te volgen, kunt u een functiebeschrijving maken, waarin ook de functie-eisen zijn opgenomen.

3.3 Model functiebeschrijving
Een functiebeschrijving geeft de inhoud en functie-eisen weer van alle bestaande en nieuwe functies in een organisatie. Een set van complete functiebeschrijvingen van de organisatie, vormt de basis voor het `loongebouw` en moet aansluiten op het personeelsbeleid. De functiebeschrijving kan ook dienen als basis voor het beoordelen van het personeel en het voeren van functioneringsgesprekken.

3.4 Goed loongebouw loont
Groeiende organisaties met veel personele wisselingen lopen soms tegen het probleem op dat lonen en prestaties van personeel niet meer in evenwicht zijn. De structuur van het loongebouw is dan aan onderhoud toe. De lonen van de medewerkers moeten passen bij hun prestaties. Daarom is geregeld onderhoud nodig aan het loongebouw. Dat kunt u in vier stappen opzetten.

3.5 Personeelshandboek
Veel bedrijven werken met een personeelshandboek, personeelsreglement of arbeidsvoorwaardenreglement dat arbeidsvoorwaarden en ordevoorschriften bevat. Het personeelshandboek bestaat onder meer uit een opsomming van de belangrijkste primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden (zoals salarissen, pensioenregelingen, bonussen en lease-autogebruik). Verder kunnen daarin ook huisregels worden verwekt. U kunt dan denken aan de wijze van ziekmelding, pauzes, werktijden, aanvragen van vakantie en een gedragscode voor het aannemen van geschenken.

In Tools & Extra`s staat een volledig uitgewerkt personeelshandboek met talloze bijlagen, dat u naar eigen inzicht kunt aanpassen.

4 Personeelsplanning
Om de productie efficiënt te laten verlopen, moet er voldoende gekwalificeerd personeel beschikbaar zijn, nu en in de (nabije) toekomst. Een analyse van het personeelsbestand, het verlooppercentage, mogelijke verwachte uitstroom (pensionering, WIA) helpt bij de optimale inzet van mensen. Met behulp van personeelsplanning wordt duidelijk welke functies straks nodig zijn; bovendien geeft het inzicht of en wanneer mensen een opleiding nodig hebben voor nieuwe taken.

Daarvoor is het wel nodig het potentieel van de medewerkers te kennen en barrières in de organisatie te slechten die het personeel beletten mobiel te zijn. Bovendien moet het mogelijk zijn de contracten van het personeel aan te passen op de wisselende omstandigheden en de benodigde inzet.

Bij dit onderdeel kunt u diverse HRM instrumenten gebruiken. In Tools & Extra`s van Personeelsnet zijn de volgende hulpmiddelen beschikbaar voor abonnees:

4.1 Stappenplan Personeelsplanning

Personeelsplanning is een hulpmiddel en geen doel op zich. Afhankelijk van de omvang en het werkterrein van de organisatie, moet een afweging worden gemaakt over de wijze waarop personeelsplanning wordt vormgegeven. Het stappenplan in Tools & Extra`s maakt de verschillende fasen van personeelsplanning inzichtelijk.

4.2 Kengetallen: meten is weten
Uit het personeelsinformatiesysteem en de salarisadministratie is een schat aan informatie te halen, die als basis dient voor het personeelsbeleid. Met een keuze uit de uitgebreide actielijst met 42 kengetallen in Tools & Extra`s, kunt u per kengetal doelen stellen en deze in acties omzetten voor uw personeelsbeleid. U vindt in deze lijst ook steeds een duidelijke toelichting.

4.3 Bouwstenen employability en mobiliteit
Arbeidsorganisaties worden voortdurend geconfronteerd met veranderingen. Klanten en opdrachtgevers zijn veeleisend en wispelturig. Nieuwe technologieën geven meer mogelijkheden om producten en diensten beter en sneller te leveren, maar maken het werk ook gecompliceerder. Om deze ontwikkelingen het hoofd te bieden, zal de arbeidsorganisatie flexibel en wendbaar moeten zijn, met gemotiveerde goed opgeleide medewerkers die de organisatie verder kunnen helpen.

In Tools & Extra`s wordt uitgelegd hoe u aan employability en mobiliteit van het personeel kunt werken. Employability is het beleid dat de organisatie hanteert om medewerkers flexibel en inzetbaar te houden, zodat zij een bijdrage blijven leveren aan de organisatiedoelstelling. Employability vergroot de inzetbaarheid van medewerkers en stimuleert de mobiliteit, zowel van in-, door-, als uitstroom van personeel.

5 Personeelsvoorziening
Hier omschrijft u waar de aandacht bij werving en selectie in de komende periode komt te liggen. Welke (categorieën) functies zijn er nodig, hoe ziet de arbeidsmarkt er uit en welke inspanningen moet u leveren om de mensen met de juiste kwalificaties te kunnen werven. Verder kunt u hier aandacht besteden aan de techniek van het werven en selecteren: gaat u gespecialiseerde bureaus inzetten, gaat u gebruik maken van een standaardmethodiek bij selectie, speciale software of selectie-instrumenten als psychologische testen of assessments?

Bij dit onderdeel kunt u diverse HRM instrumenten gebruiken. In Tools & Extra`s van Personeelsnet zijn de volgende hulpmiddelen beschikbaar voor abonnees:

5.1 Werving & Selectie Tools & Extra's

Het werven en selecteren van gekwalificeerd personeel is tijdrovend en kostbaar. Goede werving verdient daarom veel aandacht. Dit geldt eveneens voor de selectie en de daarbij behorende selectiegesprekken. In het onderdeel Werving & Selectie van Tools & Extra's vindt u relevante hulpmiddelen, waaronder een praktisch recruitmentplan met 9 stappen.


6 Personeelsbeoordeling
De beoordeling is een middel voor informatie, sturing en motivatie van personeel. Hier beschrijft u welke middelen u inzet voor de personeelsbeoordeling en hoe. Door beoordelings- en functioneringsgesprekken te voeren krijgt u informatie over het werk op de werkvloer, het functioneren van medewerkers, scholingsbehoeften en de noodzaak voor kwaliteitsverbetering.

Bij dit onderdeel kunt u onder meer de volgende HRM instrumenten gebruiken. In Tools & Extra`s van Personeelsnet staan de volgende hulpmiddelen:

6.1 Beoordelingsgesprek, reglement en beoordelingsformulier

In een beoordeling legt de manager, in zijn/haar rol als beoordelaar, een beargumenteerd oordeel vast over het functioneren van de medewerker. De beoordeling bestaat uit een oordeel over de wijze van uitvoeren van de functieonderdelen.

Daarom zijn de functiebeschrijving, functietypering en/of functieprofiel altijd onderdeel van de beoordeling. Daarnaast bestaat de beoordeling uit een oordeel over kennis, vaardigheden en gedrag van de medewerker (competenties). Doorgaans wordt een beoordeling gemaakt als er een belangrijke rechtspositionele beslissing wordt genomen, zoals een bevordering of wijziging van de functie-inhoud.

In Tools & Extra`s vindt u hiervoor uitgewerkte handleidingen, reglement en formulieren.

6.2 Handleiding functioneringsgesprek, reglement en formulier functioneringsgesprek
In een functioneringsgesprek kijken manager en medewerker naar de wijze van functioneren van de medewerker. Doel van het functioneringsgesprek is om sterke en zwakke punten in het functioneren aan het licht te krijgen en afspraken te maken voor verbetering.

In Tools & Extra`s vindt u hiervoor uitgewerkte handleidingen, reglement en formulieren.

7 Scholing en Ontwikkeling
Traditioneel is het opleidingsbeleid van organisaties vaak gericht op de leerwensen van de individuele medewerkers. Medewerker en chef maken dan afspraken in het functioneringsgesprek over de te volgen opleidingen. Beter is het om de wensen van medewerkers beter te koppelen aan de eisen die het bedrijf stelt.

Een organisatie die de wenselijke competenties benoemd heeft, wil dat de opleidingen van medewerkers daar bij aansluiten. De specifieke leerwensen en de eisen die de organisatie stelt, kunt u beschrijven in een opleidingsplan. In het HRM beleidsplan beschrijft u in meer algemene zin welke ontwikkelingen er zijn en welk opleidingsbudget u daarvoor beschikbaar heeft.

De ontwikkeling van medewerkers gaat verder dan het volgen van cursussen. Het gaat bijvoorbeeld ook om het overdragen van de kennis en ervaring van ouderen op jonge medewerkers. Omgekeerd betekent ontwikkeling ook het stimuleren van ervaren krachten door hen te laten samenwerken met nieuwkomers, die vaak een frisse blik bieden op de werkwijzen van de organisatie.

Bij dit onderdeel kunt u diverse HRM instrumenten gebruiken. In Tools & Extra`s van Personeelsnet zijn de volgende hulpmiddelen beschikbaar voor abonnees:

7.1 Model opleidingsplan

Om er achter te komen welke scholingsactiviteiten voor de organisatie noodzakelijk zijn, verdient het de aanbeveling om de opleidingsbehoeften in kaart te brengen. Daarbij staan de wensen van de organisatie en de medewerkers centraal.
In het opleidingsplan van Tools & Extra`s vertaalt u het organisatiebeleid naar concrete opleidingsactiviteiten. Daarvoor worden vaak doelgroepen onderscheiden. Voor elke doelgroep geeft u aan welke opleidingen van toepassing zijn.

7.2 Demotie, een stap terug in ieders voordeel
Oudere medewerkers moeten vaker tot hun 65e doorwerken. Sommigen willen de laatste arbeidsjaren een stap terug doen. Demotiebeleid kan dan een goed hulpmiddel zijn. In Tools & Extra`s vindt u informatie over en een checklist voor invoering van demotiebeleid.

7.3 Leeftijdsbewust Personeelsbeleid goed voor jong èn oud
Het is verstandig om het personeelsbeleid zodanig in te richten dat er rekening wordt gehouden met de behoeften van alle werknemers in verschillende levensfasen. Jongeren, of ouders met kinderen, zullen van andere faciliteiten gebruik willen maken dan ouderen. Het personeelsbeleid kan op deze verschillende wensen inspelen.

8 Arbeidsomstandigheden en Sociaal Beleid
In dit onderdeel van het HRM beleidsplan belicht u het arbeidsomstandighedenbeleid. U wilt daarmee ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid en beroepsziekten op korte en langere termijn voorkomen. Een belangrijk hulpmiddel hierbij is de Risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E).

Elke werkgever is verplicht om een RI&E op te stellen. Dat kan de werkgever zelf doen, of dat uitbesteden aan een gecertificeerde Arbo-dienst. De Arbo-dienst moet voor grotere bedrijven achteraf toetsen of de RI&E goed is uitgevoerd en de uitkomsten goedkeuren.
 
Organisaties met maximaal 25 werknemers hoeven hun RI&E niet te laten toetsen door de Arbodienst. Voorwaarde is wel dat een, voor de branche goedgekeurde, RI&E wordt gebruikt. Deze bepaling was eerder alleen van toepassing voor organisaties met maximaal 10 werknemers, maar in de Arbo-wet is dat nu anders geregeld. De checklisten met RI&E’s zijn (per sector) op internet te vinden bij www.rie.nl.

In het Personeelsbeleidsplan besteedt u vooral aandacht aan de conclusies die uit de RI&E getrokken worden, met daarbij de actieplannen voor de komende tijd voor de verschillende deelgebieden.

Bij dit onderdeel kunt u diverse HRM instrumenten gebruiken. In Tools & Extra`s van Personeelsnet zijn de volgende hulpmiddelen beschikbaar voor abonnees:

8.1 Voorbeeld ziekteverzuimbeleidsplan

Er is niet één manier om ziekteverzuim aan te pakken. Wie verzuim effectief wil terugdringen, moet de cijfers op de juiste manier interpreteren. Hierdoor kan verzuim in verschillende vormen worden ingedeeld, die ieder om een eigen aanpak vragen. Een doeltreffend ziekteverzuimbeleid vergt de nodige investeringen, maar het verdient zichzelf meestal terug. In Tools & Extra`s treft u een beknopt ziekteverzuimbeleidsplan aan, dat u zelf kunt aanpassen.

8.2 Checklist RI&E opstellen
In deze checklist van Tools & Extra`s staan de vijf stappen en onderwerpen van de RI&E bij elkaar. Ook de rol van de Arbodienst wordt toegelicht.

8.3 Eenvoudig rechten van de de OR checken
De bepalingen van de WOR zijn erg gedetailleerd, waardoor overzicht houden lastig is. Daarom vindt u in Tools & Extra`s een handig overzicht met een beschrijving van de belangrijkste rechten van de OR.

8.4 Handleiding praktisch werkoverleg
Eén van de taken van de OR is het bevorderen van werkoverleg. Het invoeren van werkoverleg heeft toegevoegde waarde voor het personeel en daarmee ook voor de bedrijfsresultaten. Uit onderzoek blijkt dat organisaties die werkoverleg houden, meer winst maken dan waar dat niet gebeurt. Voer dus ook werkoverleg in, maar hou het wel praktisch. In Tools & Extra`s staat een handleiding waarin u ziet hoe dat kan.

9 Uitstroom
In dit onderdeel beschrijft u de te verwachten uitstroom uit de organisatie. Als sprake is van een normaal personeelsverloop, hoeven er geen bijzondere maatregelen te worden genomen. Bij extreem hoog of laag verloop kan wel een probleem ontstaan. Dan beschrijft u welke middelen ingezet worden om de organisatie te beschermen tegen het onnodig weglekken van kennis en ervaring tegen hoge kosten (hoog verloop), dan wel tegen verstarring en verstopping (bij een extreem laag verloop).

Als er sprake is van reorganisaties of bezuinigingen, zal er eventueel ook personeel gedwongen uit de organisatie moeten vloeien. Dan ligt het opstellen van een apart Sociaal Plan voor de hand.

Bij dit onderdeel kunt u diverse HRM instrumenten gebruiken. In Tools & Extra`s van Personeelsnet zijn de volgende hulpmiddelen beschikbaar voor abonnees:

9.1 Voorbeeld Sociaal Plan

Alle elementen van een Sociaal Plan zijn in Tools & Extra`s bij elkaar gebracht in een voorbeeld-document dat u kunt downloaden. Dit document kan als basis dienen voor nadere uitwerking binnen uw organisatie.

9.2 Voorbeeldagenda exitgesprek
Het is altijd interessant om te weten waarom werknemers de organisatie verlaten en waarover zij al dan niet tevreden zijn. Deze informatie kan dienen als input voor beleid. In Tools & Extra’s staan hiervoor een agenda en een formulier voor het exit-gesprek.

9.3 Via welke weg ontslaan?
Bij ontslag van één of enkele werknemers, kan de werkgever kiezen om de rechter in te schakelen of het UWV Werkbedrijf. De verschillen staan in Tools & Extra`s op een rij.

9.4 Outplacement bij vertrek
Checklist in Tools & Extra`s voor de keuze van een outplacementbureau en informatie over de af te sluiten outplacement-overeenkomst.

10 Evaluatie van beleid/toetsing aan praktijk
Of de plannen in het personeelsbeleid in de praktijk werken, is een kwestie van meten en evalueren. Gebruik van meetbare kengetallen, zijn daarom eigenlijk een must. Net als evaluaties van opleidingen, het meten van personeelsverloop, ziekteverzuim, etc.

Een nulmeting vooraf is handig, maar als dat niet praktisch is, dan gebruikt u alleen de gegevens die er zijn en gaat u gaandeweg steeds beter evalueren. Eén of twee jaar, is een goede evaluatietermijn voor het totale beleid. Op deelgebieden (opleidingen, ziekteverzuim) is een kortere termijn wenselijk.

Bij dit onderdeel kunt u diverse HRM instrumenten gebruiken. In Tools & Extra`s van Personeelsnet zijn de volgende hulpmiddelen beschikbaar voor abonnees:

10.1 Checklist evaluatie personeelsbeleid

Met deze checklist in Tools & Extra`s kunt u het HRM beleid op 32 punten tegen het licht houden.

10.2 Verbeterplan personeelsbeleid
Dit plan in Tools & Extra`s biedt hulpmiddelen om het HRM beleid aan te passen of te verbeteren.

Zelf HRM Tools downloaden
Heeft u interesse om de HRM instrumenten die hierboven beschreven staan zelf te gebruiken bij het opstellen van uw HRM beleidsplan? Neem dan een abonnement op Tools & Extra`s. Dan kunt u de HRM instrumenten zelf downloaden en aanpassen aan uw eigen wensen.

© Ook van dit artikel berust het auteursrecht bij Personeelsnet Media, te Den Haag. U mag dit artikel niet herpubliceren zonder bron- en linkvermelding.

MIS NIKS MEER: schrijf je in voor de gratis HR-nieuwsbrief