Wie mag er eigenlijk beschikken over medische gegevens van zieke medewerkers? Níet de werkgever, natuurlijk, maar in veel gevallen óók niet de casemanager die de re-integratie verzorgt. In de praktijk gaan verzuimbedrijven nog wel eens in de fout. Reden voor het ministerie van SZW om werkgevers en de verzuimbranche te waarschuwen.

Er zijn de laatste tijd verschillende incidenten geweest met de geheimhouding van medische gegevens door verzuimbedrijven, bleek uit een rapport van het College Bescherming Persoonsgegevens. Ook onderzoek van vakcentrale FNV beschrijft een reeks van incidenten bij de verzuimbegeleiding van medewerkers.

Het ministerie van SZW heeft de verzuimbranche daarom een brief gestuurd, waarin het nogmaals de regels voor de omgang met medische gegevens uitlegt bij verzuimbegeleiding en re-integratie. Het ministerie besteedt bijzondere aandacht aan de rol van de casemanager, omdat daar veel om te doen is geweest.

Uitgangspunt is dat opslag van medische gegevens niet mag
Verzuim- en re-integratiebedrijven werken met zieke medewerkers. Dan kan het voorkomen dat medische gegevens worden opgeslagen of verwerkt, terwijl dat wettelijk gezien niet mag. Alleen de bedrijfsarts mag dat en eventueel functionarissen die taken van de bedrijfsarts gedelegeerd krijgen.

ZIE OOK: Maak zelf een ziekteverzuim beleidsplan

Overigens gaat het dan niet alleen over allerlei medisch-technische gegevens, maar ook over andere situationele problemen waar de zieke medewerker mee kampt. Ook die zaken mogen niet zo maar worden verwerkt of opgeslagen en vallen onder het beroepsgeheim van de bedrijfsarts.

Wat mag de werkgever wel weten van een zieke medewerker?
Als werkgever wil je natuurlijk weten wat er aan de hand is met een zieke medewerker. Maar de bedrijfsarts mag helemaal geen gegevens aan de werkgever verstrekken over de aard van de ziekte. Het enige dat de werkgever van de bedrijfsarts mag horen, zijn gegevens die noodzakelijk zijn voor de re-integratie of begeleiding van de zieke werknemer.

Het gaat dan slechts om de volgende gegevens:

• De werkzaamheden waartoe de werknemer nog wel (of niet meer) in staat is
• De verwachte duur van het verzuim
• De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is
• De eventuele aanpassingen of voorzieningen die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

Wat mag de bedrijfsarts allemaal niet vertellen?
De bedrijfsarts is gehouden aan het medisch beroepsgeheim. En dat strekt veel verder dan strikt de bijzonderheden over de ziekte.

Want het gaat in ieder geval om de volgende gegevens:

• De diagnose, de naam van de ziekte en informatie over specifieke klachten of pijnklachten
• Eigen (subjectieve) waarnemingen van de bedrijfsarts over de geestelijke en lichamelijke gezondheidstoestand van de zieke medewerker
• Gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen of andere behandelaars
• Overige omstandigheden die de bedrijfsarts hoort van de medewerker, zoals relatieproblemen, problemen uit het verleden, verhuizing, overlijden van de partner, scheidingsperikelen en dergelijke.

Wat mogen andere verzuimbegeleiders wel en niet?
De bedrijfsarts kan niet alles alleen doen. Daarom delegeert hij/zij taken aan andere functionarissen, zoals de casemanager. De bedrijfsarts mag daar overigens alleen de medische gegevens mee delen die strikt noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun taken. Het is dus niet zo, dat zij zo maar over het volledige medische dossier mogen beschikken.

Bovendien vallen deze functionarissen onder het afgeleide beroepsgeheim van de bedrijfsarts. Zo mag een casemanager die taken van de bedrijfsarts overneemt, uitsluitend dezelfde informatie uitwisselen met de werkgever als de bedrijfsarts (en dus niets meer dan dat).

Casemanager voor de werkgever mag niet alle gegevens krijgen
Er zijn ook casemanagers die alleen het casemanagement voor de werkgever verzorgen. Dan is er dus geen sprake van taken die de bedrijfsarts overdraagt. Dat betekent ook dat deze casemanager alleen maar gegevens mag weten of verwerken die noodzakelijk zijn voor de re-integratie.

Net als de werkgever, mag deze casemanager de zieke medewerker niet bevragen over de aard en oorzaak van de ziekte. Vanzelfsprekend mag deze casemanager daar ook helemaal geen gegevens over opslaan in een dossier. Dat mag ook niet als de zieke medewerker die medische gegevens uit eigen beweging deelt met de casemanager.