‘Even een kopietje trekken van je paspoort’ kan een hoop ellende opleveren als criminelen met je gegevens aan de haal gaan. Daarom waarschuwt het College bescherming persoonsgegevens (CBP) vandaag om daar voorzichtig mee te zijn. Maar pas op, want werkgevers zijn nog steeds verplicht om een kopie paspoort te maken van hun werknemers.

Duizenden Nederlanders worden jaarlijks slachtoffer van identiteitsfraude. Dat gebeurt doordat criminelen hun persoonsgegevens gebruiken en daarmee abonnementen aangaan, spullen bestellen of ergere dingen doen. Niet zo maar akkoord gaan met dat ‘kopietje paspoort’, wanneer de fitnessclub of telefoonwinkel daarom vraagt, waarschuwt het College bescherming persoonsgegevens. Maar werkgevers moeten wel paspoorten van hun werknemers blijven kopiëren.

Kopie paspoort werknemers blijft verplicht
De waarschuwing van het CBP wordt breed opgepikt door de pers, maar blijkt ook verwarring te veroorzaken. Uit reacties valt op te maken dat sommige werkgevers geloven dat ze nu geen kopie van het paspoort van werknemers meer hoeven te maken, terwijl die verplichting gewoon blijft bestaan.

Bij indiensttreding, is een werkgever verplicht om de identiteit van de werknemer vast te stellen aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Na deze controle is de werkgever verplicht om een kopie van het gecontroleerde document te maken (compleet met burgerservicenummer en pasfoto). De kopie moet worden opgenomen in de  loonadministratie en daar worden bewaard.

Paspoort kopiëren van inleenpersoneel mag niet
Verwarrend is wel dat overheidsinstanties soms onwettig gedrag aanmoedigen, zoals de Belastingdienst. Want in 2013 kreeg het CBP veel signalen over inleners of aannemers die een kopie paspoort verlangden van werknemers die zij inhuren van een ander bedrijf. De Belastingdienst bleek bedrijven te adviseren een kopie van het identiteitsbewijs te maken, terwijl daar helemaal geen wettelijke plicht over bestaat.

Werkgevers mogen alleen een kopie van het identiteitsbewijs van hun eigen werknemers verwerken, maar bedrijven die personeel inhuren of werk uitbesteden mogen dat niet. De Belastingdienst heeft na optreden van het CBP het beleid gewijzigd en informeert bedrijven nu dat het maken van een kopie paspoort in strijd met de wet is.

Paspoort niet afgeven bij laden en lossen
Sommige bedrijven blijken chauffeurs een kopie van hun identiteitsbewijs te vragen bij de ingang van een bedrijf waar zij goederen afleveren. Chauffeurs melden het CPB dat zij bij weigering niet mogen lossen en in sommige gevallen dat het bedrijf weigert nog langer zaken te doen met het vervoersbedrijf waarvoor de chauffeur werkt.

Het CBP heeft naar aanleiding van de steeds terugkerende vragen contact opgenomen met de brancheorganisatie van vervoerders en logistiek dienstverleners (TLN). Hierop heeft TLN zijn achterban laten weten dat chauffeurs bij het afleveren van goederen niet om een kopie paspoort mag worden gevraagd.

Richtlijnen werkgevers voor kopie paspoort
Al in juli 2012 publiceerde het CBP richtsnoeren voor het gebruik van 'kopietjes paspoort' in de private sector om de wettelijke regels te verduidelijken. De laatste tijd kreeg het College zo veel signalen over misbruik, dat het opnieuw aandacht vraagt voor de regels.

Personeelsnet bekeek de richtlijnen en vond daar onder meer de volgende belangrijke aanwijzingen voor werkgevers in:

• Voor het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens, dus ook voor het overnemen, kopiëren of scannen, moet een juridische basis (‘grondslag’) bestaan. Voor het bedrijfsleven is dat in de meeste gevallen: een wettelijke verplichting nakomen of een overeenkomst (ook wel: contract) uitvoeren.
• In het geval van arbeidsrelaties bestaat er dus een wettelijke verplichting. Want een werkgever is op grond van de Wet op de Loonbelasting verplicht om bij indiensttreding van een nieuwe werknemer diens identiteit te controleren aan de hand van een geldig identiteitsdocument (géén rijbewijs) en dit op echtheid te controleren (verificatieplicht). De identiteit mag niet aan de hand van een kopie van een identiteitsdocument worden gecontroleerd!
• Na deze controle is de werkgever verplicht om een kopie van het gecontroleerde document inclusief burgerservicenummer (BSN) en pasfoto – in zijn loonadministratie op te nemen en te bewaren (bewaarplicht).
• De individuele werknemer moet –ondanks de kopie bij de werkgever- altijd een identiteitsbewijs kunnen tonen als er een arbeidsinspectie (bijvoorbeeld door de Inspectie SZW) op de werkvloer plaatsvindt.
• De werkgever dient ervoor te zorgen dat alle werknemers een geldig identiteitsdocument kunnen tonen (zorgplicht), bijvoorbeeld door opbergkluisjes aan werknemers ter beschikking te stellen.

MIS NIKS MEER: Schrijf je hier in voor de gratis HR-nieuwsbrief