Donderdag 16 april is het voor de 26e keer Secretaressedag in Nederland. In de afgelopen jaren is de functie sterk veranderd naar een Management Assistant met hoogwaardige taken, die af en toe zelfs vanuit huis werkt. Misschien is het daarom tijd om de functienaam van de secretaresse te wijzigen.

De afgelopen 26 jaar is het takenpakket van de secretaresse behoorlijk veranderd. De lat is hoger komen te liggen en secretaresses zijn allang niet meer alleen verantwoordelijk voor de agenda van de directeur. Dat merkt OfficeTeam, een divisie van Robert Half gespecialiseerd in het plaatsen van administratieve, ondersteunende en secretariële professionals op tijdelijke basis.

Technologie maakt functie uitdagender
Het traditionele beeld van een secretaresse die de telefoon aanneemt, bezoek ontvangt en brieven typt is aan het verdwijnen. De functie wordt steeds meer een integraal onderdeel van een bedrijf en ook inhoudelijk een stuk uitdagender. Ook hier heeft de technologie het takenpakket veranderd. Zo is bijvoorbeeld het archiveren van stukken makkelijker geworden, waardoor de secretaresse veel tijd overhoudt voor hoogwaardiger taken.

“Hiervoor in de plaats heb ik meer eigen verantwoordelijkheden gekregen, en ben ik minder ‘dienstbaar’ geworden aan de directeur", stelt Gwendoline Moenandar, al 18 jaar werkzaam als secretaresse verbonden aan de Gemeente Rotterdam. “Ook is het voor secretaresses tegenwoordig mogelijk om vanuit huis te werken. Iets wat 18 jaar geleden toen ik begon als secretaresse ondenkbaar was. Je hebt nu dus veel meer vrijheid om je werk naar eigen inzicht in te richten.”
 
Bedrijven vragen niet meer om secretaresse
Dat de functie van secretaresse verandert, merkt OfficeTeam in de praktijk omdat bedrijven zelden of nooit specifiek vragen naar een secretaresse. Ze vragen vaker naar specifieke specialisaties en de lat komt steeds hoger te liggen qua kennis, kunde en flexibiliteit. Een kandidaat moet dus echt toegevoegde waarde bieden.

Zo zoeken bedrijven steeds vaker naar Office Managers, Personal Assistants, Project Assistants en Management Assistants.  De functies lijken op die van een secretaresse, maar hebben allemaal zo hun eigen specialisatie. De Office Manager zorgt er bijvoorbeeld voor dat het kantoor goed loopt, zodat de rest van de medewerkers zich op hun core business kunnen richten

Functietitel secretaresse wijzigen
Functies van administratieve professionals worden regelmatig gewijzigd en uitgebreid. Hoe goed passen de functieomschrijvingen en -titels bij het takenpakket? Uit onderzoek van OfficeTeam en de International Association of Administrative Professionals (IAAP) onder 2.290 administratieve professionals uit Amerika blijkt dat 93% van de ondervraagde het belangrijk vindt dat uit een functietitel duidelijk de functietaken en verantwoordelijkheden blijkt. Daarnaast geeft echter 41% aan dat de huidige functieomschrijving niet nauwkeurig is en nog eens 87% zegt dat zij tamelijk tot zeer vaak helpen met iets dat niet onder de functieomschrijving valt.
 
“Een bedrijf kan een indrukwekkende functietitel formuleren, maar uiteindelijk gaat het om het takenpakket. Wat ga je nu daadwerkelijk doen?” zegt Stephan Renken van Robert Half. “Het is verstandig om een passende functietitel te formuleren welke niet alleen logisch is voor de administratieve professional, maar ook voor zijn of haar collega’s en verantwoordelijken. Het aanpassen van de functietitel secretaresse is dan ook alleen relevant als de secretaresse een bepaalde specialisatie heeft of afwijkende taken uitvoert.”

MIS NIKS MEER: Schrijf je hier in voor de gratis HR-nieuwsbrief